Milion spraw na głowie. Obowiązki domowe. Zadania w pracy. Ilość tematów do ogarnięcia uniemożliwia nam zatrzymanie się na chwilę. Nie mamy kiedy pomyśleć, dlaczego nie udało nam się osiągnąć tego, co zamierzyliśmy. Dlatego warto się zatrzymać. Wygospodarować wolny wieczór i odłożyć wszystkie inne sprawy na bok. Pomyśleć o sobie i o swoich celach.

Po co formułować cele?

Cele pozwalają nam świadomie kierować naszym życiem. Dzięki nim mamy możliwość kontroli naszego rozwoju i budujemy swoją tożsamość, wiemy, że „coś się dzieje”, że nie stoimy w miejscu. Cele rozwojowe zwiększają nasze poczucie odpowiedzialności za działania, jakie podejmujemy. Wiadomo – nie wszyscy i nie wszędzie potrzebują określania celów. Uważam jednak, że każdy z nas potrzebuje pewnego rodzaju podsumowań i ukierunkowania. Planowanie jest niezbędne, mimo że nie zawsze jest do końca skuteczne.

Dobrze sformułowany cel

Cele służą nam skupieniu naszych myśli na tym, co najważniejsze. Chodzi o to, po co wykonujemy wszystkie czynności. Musimy mieć w głowie „produkt końcowy” naszej pracy. Najważniejsze w kwestii formułowania celów jest ich pozytywny wydźwięk. Cele muszą nam mówić jak ma być, a nie jak ma nie być. Ponieważ nasz mózg nie rejestruje słowa NIE i może okazać się, że ciągle pracujemy w kierunku jakiegoś celu, ale nasze myśli pracują w zupełnie innym kierunku. Drugą ważną sprawą jest klarowność celu. Brak celów oraz cele niezbyt wyraźne zmniejszają naszą motywację. Kiedy nie wiadomo do końca do czego dążymy, czujemy się zdezorientowani, sfrustrowani, ponieważ nie wiemy dokąd zmierzają nasze działania. Każdy cel powinien być sformułowany tak, aby odpowiadał nam na pytanie „Skąd będziemy wiedzieć, że osiągnęliśmy cel?”.

Bufory czasowe

Planując każde przedsięwzięcie, określając cele, musimy pamiętać, że nie wszystko idzie zgodnie z planem. Bufory czasowe dają nam spokój. Dzięki nim, mamy więcej czasu na realizację danego zadania, niż to pierwotnie założyliśmy. Ich długość zależy od całkowitego trwania danego zadania. Im większe ryzyko, że coś może pójść niezgodnie z planem i im dłuższe pierwotnie zakładaliśmy czasy realizacji, tym większy powinien być bufor czasowy.

Paradoksy w zarządzaniu czasem i planowaniu

Musimy pamiętać, określając cele, czy to roczne, 5-cio letnie czy również później te rozbite już na miesiące, że istnieje pewien paradoks w tym, jak działamy:

• Im więcej pracujemy, tym jesteśmy mniej efektywni.

Przychodzi taki moment „zużycia materiału”, którego nie obejdziemy. Nie ma więc sensu pracować po 12-13 godzin, bo niejednokrotnie efekt jest ten sam, jakbyśmy pracowali 6h

• Im więcej krótkich przerw robimy, tym szybciej kończymy.

Przerwy robione co 30 minut, czy po skończeniu każdego zadania, pozwalają na chwilowe wyłączenie się, odsunięcie myśli od danego działania. Dzięki temu, po takiej krótkiej przerwie, jesteśmy bardziej skoncentrowani i bardziej efektywni.

• Im więcej czasu poświęcimy na dokładne zaplanowanie czynności, tym mniej zajmie nam czasu jej realizacji

Będziemy idealnie przygotowani, rozbijemy to na małe kroki, dzięki czemu szybciej poradzimy sobie z daną czynnością

• Im mniej czasu mamy, tym więcej zrobimy

O tym paradoksie przekonuję się ciągle. Jak chodziłam do szkoły podstawowej, na studiach i teraz przy maluszkach. W takich sytuacjach, gdy jesteśmy bardzo zajęci, jesteśmy bardziej wydajni. Odwrotnością tego paradoksu jest fakt, że im więcej czasu mamy na daną czynność, tym mniej zrobimy. Mając ciągle  w świadomości, że jeszcze mamy czas, zwykle okazuje się, że jak się za coś zaczynamy zabierać, już jesteśmy spóźnieni.

Cele długoterminowe

Co chcemy osiągnąć za pięć, za dziesięć lat? Skupmy się najpierw na życiu osobistym, później na życiu zawodowym. Rozdzielmy te listy na dwie osobne sprawy. Równowaga w życiu prywatnym i zawodowym, tak często wspominana przez wielkie korporacje to tak naprawdę mit. Chodzi po prostu o to, żeby wejść z butami zawodowymi w życie prywatne. Kiedyś istniało coś takiego jak work-life balance. Człowiek zrobił swoje i wracał z pracy, i żył życiem domowym. Teraz to tylko slogan reklamowy podczas rekrutacji. Tak więc rozdzielmy te dwie sfery życia. Zróbmy osobne dwie listy. Zapisujmy zarówno cele ogólne, jak i bardziej skonkretyzowane. Na koniec przyjrzyjmy się spisowi i uporządkujmy je według ważności. Każdy cel wymaga planowego działania, dyscypliny i poświęcenia.

Od planu do działania

Teraz, kiedy mamy określone cele, musimy dokładnie opisać, co mamy zrobić, aby osiągnąć dany cel. Przemyślmy poszczególne etapy planu, wyznaczmy sobie ramy czasowe różnych działań związanych z celem.  Pamiętajmy jednak, nawet najdokładniej określony i zaplanowany cel nie spowoduje, że od razu osiągniemy sukces.

Cele roczne

O celach rocznych dużo już pisałam. Dobrze jest również ustalić sobie jakieś słowo na dany rok, które będzie nam drogowskazem. Taki motyw przewodni danego roku pozwoli nam lepiej skonkretyzować wszystkie cele, aby były spójne z tym słowem. Pamiętajmy również, wybierając cele na dany rok, aby nie przesadzić z ilością „dużych celów”. Aby nie okazało się, że wymagamy od siebie rzeczy niemożliwych. Pamiętajmy, jakie ograniczenia daje nam doba i nasza wytrzymałość. Choć przyznam szczerze, mam teraz w głowie dwie osoby, które mocno naginają te dwie rzeczy i udaje im się naprawdę wiele osiągnąć.

Cele krótkoterminowe

To te, na których skupia się nasze ukierunkowanie miesiąca, ale to również cele na dany tydzień, czy dzień. Zawsze powinny być one ustalane w zgodzie z celami rocznymi oraz słowem na dany rok. Musimy pamiętać o wszelkich priorytetach i o wszelkich sprawach pilnych, które wyszły na najbliższy czas. Jeśli mamy gotową listę rzeczy, które chcemy zrobić, sprawdźmy, które zadania są pilne i te wpiszmy na najbliższy dzień, czy tydzień. W ten sposób odzyskamy kontrolę nad naszym czasem.

W celach chodzi o ogólny optymizm, jednak nie o ślepą wiarę, że jakoś się uda. Chodzi o siłę i wytrwałość w dążeniu do ich realizacji. Niezależnie od tego, czy jesteśmy niepoprawnymi optymistami, którzy wierzą w moc własnych myśli, czy realistami, którzy ufają tylko swojej pracy, czy pesymistami, którzy zawsze szukają dziury w całym i nigdy nie potrafią do końca się cieszyć z tego co osiągnęli, bo zawsze „coś”. Każdy z nas powinien wypisać cele, powinien pozytywnie myśleć o tych celach i zakasać rękawy do ciężkiej pracy, aby te cele osiągnąć.

K.