Masz już dokładnie określone cele roczne, rozbite na kwartały. Dokładnie zostały przemyślane cele na dany miesiąc i podzielone na 5 kategorii. Masz zrobioną listę zadań na cały tydzień i wpisane wszystkie spotkania. Teraz nauczysz się lepiej planować swój dzień, żeby móc z niego wyciągnąć jak najwięcej. Zaczynajmy.

Tytułem wstępu

Skoro wieczorem w niedzielę planujesz już cały tydzień, to teraz wyrób w sobie nawyk planowania kolejnego dnia wieczorem dnia poprzedniego. W ten sposób będziesz mieć „na świeżo” podsumowanie dnia oraz dokładny plan na dzień kolejny. Wszystkie spotkania już zostały wpisane, więc teraz zostało jedynie wybrać zadania na konkretny dzień.

Po pierwsze

Najpierw siądź i zrób listę wszystkich rzeczy, które robisz danego dnia. Te z listy rzeczy z danego tygodnia oraz te, które robisz regularnie. Nie zapomnij o wszystkich rytuałach, które robisz lub chcesz zacząć robić. Jeśli jest coś, co wymaga Twojej akcji zaraz po przebudzeniu i „rytuale poranka”, czyli „wstanę, wysikam się…” (ja tak zawsze zaczynałam w wieku 5 czy 6 lat planować rysunkowo swój dzień u babci na wakacjach). Wypisz wszystkie priorytety danego dnia, żeby Ci nie umknęły.

Po drugie

Łącz co tylko się da w bloki tematyczne. Dzięki temu nie będziesz się wybijać co trochę zmieniając podejście, miejsce pracy czy sposób myślenia. Czyli biorąc pod uwagę priorytety zaplanuj sobie wszystkie zadania w blokach. Jak masz parę spraw „w terenie” – zrób je za jednym zamachem, żeby nie wybijać się z rytmu pracy przy biurku co pół godziny, czy godzinę.

Nie przeceniaj swoich możliwości.

Tak, ja wiem. Mamy zawsze patrzeć pozytywnie i że wszystko się uda. Generalnie tak, ale nie przy planowaniu dnia. Kiedy robisz listę zadań na dany dzień i plan tego dnia, weź pod uwagę 3 sprawy:

1. Zawsze jak planujesz czas na daną czynność dodaj trochę czasu ekstra. Zwykle coś, co wydaje nam się, że zrobimy w godzinę, tak naprawdę zabiera nam 1,5h. Zadań „na 5-10 minut” nie wpisujemy do kalendarza, a potem okazuje się, że było ich z 3-4 i wypadła nam godzina z dnia. Także weź to pod uwagę.
2. Zawsze jest coś co może wyskoczyć nagle i niespodziewanie. Musisz wziąć pod uwagę różne problemy, które mogą wyjść w trakcie pracy. Nie – nie chodzi mi o to, żeby teraz wymyślać wszelkie najgorsze scenariusze, tylko po prostu „dodać” trochę czasu na takie nieprzewidziane „cosie”
3. Zaplanuj przerwy. Ja przewiduję przerwy dwóch typów, z czego jedna powinna być dość szybko wyeliminowana. Jak tylko dobrze zaczniesz planować swój czas, nauczysz się dobrze szacować czas na każdą czynność. Przerwa o której mówię to „bufor” na nadgonienie i/lub spisanie wszystkiego, czego nie zdążyliśmy zrobić. Na początku swojej drogi z planowaniem ciężko dobrze wyestymować czas nad daną czynność, przez co się nie wyrabiasz. Z czasem się nauczysz. Drugi typ przerwy to zwykły odpoczynek. Tylko roboty są w stanie ciągiem pracować 6-8-12 godzin. Każdy potrzebuje przerwy, na siku, na kawę, na posiłek, na spacer i odświeżenie umysłu. Wrzuć ten czas w kalendarz, żeby nie przesadzić z czasem, jaki poświecisz na pracę.

Myślisz sobie, po co to wszystko robić?

Odpowiedź jest bardzo prosta. Żeby mieć łatwe życie. Żeby o niczym nie zapomnieć. Kiedy planujesz sobie wszystko, lepiej organizujesz swój czas, dzięki czemu, paradoksalnie, masz go więcej. Kontrolujesz swoje życie i Cię tak nie zaskakuje. Wizyta u lekarza za 15 minut. Wyjazd jutro z samego rana, a Ty jeszcze nie masz zarezerwowanego hotelu. Tych przykładów nie biorę z kosmosu 😊 Dzięki liście zadań i planowaniu masz wszystko czarno na białym. Nie musisz w kółko w głowie wałkować listy rzeczy do zrobienia. W momencie, jak masz czas na pracę to zaczynasz pracować, a nie w chaosie robić cokolwiek, co akurat Ci się przypomniało, a priorytety leżą i kwiczą.

Myślisz sobie, a gdzie się podziała moja spontaniczność?

A no mylisz się. Chciałoby się napisać „gówno prawda”. Osoby spontaniczne, dzięki temu że planują mają więcej czasu, a co za tym idzie robią więcej i to tych spontanicznych rzeczy. Do końca życia w mojej głowie pozostanie, jak moja ówczesna przyjaciółka powiedziała mi, że mnie podziwia, że mam tyle czasu. Chodząc do dwóch szkół równocześnie i tak mam bardzo dużo czasu na zabawę i ona nigdy nie czuje się zaniedbana z powodu tego, że mam więcej obowiązków. Bo tak jest, planując to co musisz zrobić, zostaje Ci więcej czasu na robienie rzeczy, które chcesz robić.

Zostawiam Cię z tymi przemyśleniami i trzymam kciuki za Twoje planowanie dnia!

K.