Ya hemos buscado todos los ladrones del tiempo. Espero que la mitad de ellos ya no existe en vuestras vidas o por lo menos estáis luchando con ellos y no vais a resistir hasta lograr el éxito. Hoy vamos a hablar un poco sobre todas las causas que nos crean problemas con la gestión de nuestro tiempo.

Problemas con la planificación

• Establecimiento de objetivos poco claros
• Planificación inadecuada del día (demasiado / insuficiente)
• Falta de capacidad para establecer prioridades para un día / semana determinadas
• Horario de trabajo incorrecto (y sin tener en cuenta nuestra productividad)
• Falta de conocimiento sobre cuánto tiempo necesitamos para una tarea

Algunos no saben como estimar bien el tiempo para cada tarea y lo hacen de manera demasiado optimista. Creen que todo irá bien y nada nos sorprenderá. Pero por lo contrario, siempre necesitan más tiempo que han calculado porque no han considerado todos los obstáculos y el hecho que el trabajo puede ser más apasionante. Cuando esto ocurre, necesitan resolver el problema y después todo esto tiene un gran impacto negativo a ellos. No duermen toda la noche para finalizar la tarea, hacen todo de una manera descuidada o no terminan el proyecto en absoluto. Si no queremos tener este problema necesitamos pensar y tratar de predecir el futuro. Planificar. Estar preparados a todas posibilidades. Esperar lo inesperado y establecer amortiguador del tiempo para todo.

Conocimiento

• Insuficiente conocimiento de la tarea.
• Información incompleta o tardía
• Necesidad de conocer toda la información

La exageración en cada de las direcciones nunca es buena. Cuando no sabemos exactamente cuál es la tarea o no tenemos la información suficiente (o lo obtenemos pero con un retraso), corremos el riesgo de subestimar el tiempo que necesitamos para realizar esa tarea. Además, puede resultar que la tarea exceda nuestras competencias o no nos dé placer, lo que significa que su realización también nos lleva más tiempo. La próxima vez antes de aceptar algo, asegurad que tenéis suficiente información al respecto. Pero recordad: la exageración en la otra dirección tampoco traerá los resultados correctos. Derrumbarnos en detalles cada vez más pequeños significa que, en lugar de administrar nuestro tiempo, lo desperdiciamos.

Exceso

• Hacer demasiado a la vez. También la realización de ciertas tareas, luego posponerlas para más tarde y empezar a hacer otras. De esta manera, perdemos el tiempo dedicado a la tarea interrumpida, sin saber si podremos volver a realizarla. Además, no nos damos cuenta del esfuerzo y tiempo que tendremos que poner de nuevo para recrear el estado original y volver a familiarizar con todos los hechos.
• Hacer cosas relacionadas con una tarea, pero que no nos acercan a la realización ellas. Se trata del llamado perfeccionismo, que nos lleva a tratar todas las trivialidades y asuntos de poca importancia, que en la evaluación final de toda la tarea no tienen mayor importancia.

Porque estamos constantemente trabajando sin cesar, no nos damos la oportunidad de pensar en asuntos importantes o de llevar a cabo una tarea determinada. Lo más fundamental es enfocarnos en el objetivo principal de la actividad, no en hacer un millón de cosas.

Desorden

• Desorganización personal.
• Desorden y / o sistema inadecuado de segregación de documentos.

Cómo gestionar el tiempo, si gestionamos mal el espacio que nos rodea. A menudo no sabemos que entre el montón de cosas que tenemos alrededor hay asuntos importantes con los que sería bueno tratar inmediatamente, y asuntos urgentes que tenemos que afrontar de inmediato. Muy a menudo tenemos que dejar las actividades planificadas y ocuparnos de otras tareas, lo que causa desorganización adicional.

Locura

• Prisa, nerviosismo. Es la causa de tomar decisiones en condiciones inadecuadas, que afectan más tarde nuestros días (y, después, la lucha con los problemas relacionados). “No tengo tiempo para apurarme” debería guiarnos como un lema del trabajo y de la gestión del tiempo. Para que ninguna decisión, ninguna acción sea un signo de crisis y desorden. La solución para no tomar las decisiones rápidas y erróneas es determinar el propósito de cada trabajo, la lista de tareas, incluyendo las prioridades y fechas de realización
• Impaciencia cuando se trata de efectos.
• Baja automotivación. Falta de entusiasmo y poca motivación para el esfuerzo auténtico.
• Baja motivación de los demás en relación con la tarea.
• Falta de autodisciplina
• Pesimismo y falta de autoconfianza.

Esta locura de cada día se puede cambiar en una ventaja a través de una buena planificación. Y ¿los efectos? Nunca podemos esperar en un día. Si queremos aprender a hablar un idioma hasta ahora no conocido no podemos ver los resultados espectaculares ya en un mes. Es muy difícil gestionar el tiempo si queremos hacer cosas que no nos ayudan a obtener nuestras metas. Hay que recordad que todo necesita el paso del tiempo. Yo en este caso prefiero leer adicionalmente algunos libros motivacionales. Gracias a esta locura casi no tengo momentos de pesimismo.

Estrés

El estrés puede ser tanto una causa como una consecuencia de la gestión del tiempo inadecuada. Hacer excesivo número de cosas, hacer cosas que han sido prioridades ya el día anterior puede causar el estrés, insomnio, resfriados recurrentes. Estos estados de la salud y del pensamiento pueden causar adicionales fallos en nuestra organización y planificación que intensifica nuestra falta de control y falta de tiempo.

No dormir lo suficiente

¿Cómo prevenir esto? Tenemos que siempre ir a dormir a la misma hora y tener la misma hora de despertarnos. Independientemente del día, si es fin de semana, si no tenemos nada que hacer por la mañana al día siguiente. No se puede acumular la energía así que no hay necesidad de dormir más horas durante fin de semana. Es muy aconsejable no repetir el alarma del despertador – esto provoca trastornos neurohormonales. Este tiempo que normalmente hasta hoy hemos usado para el sueño extenso podemos aprovechar para relajarnos, leer un buen libro, escribir diario, ejercicio físico o ayuda a otra gente.

La tardanza de otros y de nosotros mismos

Es punto no se puede evitar. Si alguien siempre llega tarde, no podemos manejar nuestro tiempo porque es él quien tiene poder sobre nuestro recurso en este momento. Pudimos hacer alguna otra cosa pero tenemos que esperarlo. Esta espera tan larga puede causar los retrasos de nosotros mismo a las citas posteriores. Y de este modo nuestros planes cambian a causa de alguien. Es muy difícil manejar estos momentos y estos cambios. ¿Cuál es la mejor solución a las personas que siempre llegan tarde? Yo tengo una solución que funciona en mi caso perfectamente. Siempre digo una hora diferente de la que quiero ver a esta persona (media hora o una hora antes) y si hacemos juntos algún proyecto – digo el día diferente para que tengamos todo arreglado el día real. Y si esto no funciona y tenemos que esperar a alguien es mejor leer algún libros o escuchar algún podcast.

Falta de cooperación durante el trabajo en equipo

Si no hay control, hay un caos tremendo que complica manejar el equipo y el tiempo. Si no hay una persona que dirige los asuntos, que dice quien tiene que hacer las cosas y que es lo más importante, es probable que la tarea no  sea cumplida. La única solución aquí es hablar y manejar las tareas en grupo. Todos dicen que quieren hacer de todos los asuntos que hay. En mi opinión es muy difícil decir que no hay un jefe es este equipo porque siempre al final sale alguien que dirige más.

Falta de terminación de tareas

¿Por qué digo que esto es una causa de problemas de la gestión del tiempo? Porque estas tareas siempre están pendientes. En algún momento determinado van a sorprendernos. En algún momento vamos a dejar otras cosas y ocuparnos de esta tarea por ya es prioridad absoluta. Y en este momento no hay más prioridades sino esta. La situación así causa los retrasos siguientes. Las tareas pendientes también pueden ser los objetivos no cumplidos. Por supuesto, de vez en cuando tenemos que renunciar de algunas metas de nuestra vida. Esto es normal – si algo no nos apetece o hace más daño a nosotros y a nuestro tiempo. Conozco una persona que considera esto lo que hago (blog, mi calendario y traducciones) como un tiempo perdido, como algo no necesario para llenar el tiempo, para no pensar. Pero es su problema y no el mío.

Demasiado papeleo

Tengo un principio que me gustaría que tenéis vosotros también. Todo tenemos que tener en nuestras manos solo una vez. Me refiero aquí a los papeles, los periódicos, los documentos. Unos vamos a tirar a la basura, unos vamos a ceder a alguien, unos podemos hacer por inmediato porque es solo 5 minutos y otros vamos a convertir en algún proyecto porque para cumplir la tarea necesitamos horas o días. Escribiré más sobre este tema en la publicación sobre organización del lugar de trabajo.

El segundo punto relacionado con el papeleo es la escritura (de correos, de memos, de listas). Algunas personas (de vez en cuando incluso yo) escriben un tema dos o tres veces, porque cada vez añaden un poco. Pero hay que respetar los principios de abajo y el papeleo no nos va a sorprender:

• Acumular todo sobre un tema en un sitio
• Pensar si es necesario escribir algo (me refiero aquí al correo – si no es mejor hacer una llamada)
• Primero escribir todo en puntos
• No usar demasiada información y un montón de palabras para escribir una cosa muy simple
• Usar los modelos de correos etc.
• No perder tiempo para redactar más que dos veces

Abajo os presento puntos sobre cuales voy a escribir publicaciones aparte. Son temas demasiado largos para escribirlo todo en un post:

• Procrastinación
• Falta de concentración
• Insuficiencia de coraje para decir NO
• Falta de habilidad para delegar las tareas

Espero que gracias a reducir estas causas vais a tener más tiempo. Como manejamos nuestro tiempo solo depende de nosotros en casi todos los casos. Lo que lo desperdiciamos también.

K.