Soy irremplazable. Nadie puede hacerlo mejor que yo. No puedo delegarlo a nadie, porque estoy seguro de que lo hará de una manera incorrecta. Sólo yo sé cómo hacerlo. Es demasiado difícil para alguien pueda hacerlo. ¿Son familiares estos textos? Creo que para las personas que tienen un montón de las tareas, y nunca han delegado sus quehaceres a nadie, esto es muy bien conocido. ¿Cuándo delegar? ¿Cómo delegar? ¿Qué pasos a seguir para tener una buena delegación de las tareas? Aprenderéis todo esto de la entrada de hoy.

¿Qué es realmente la delegación?

Se puede considerar que la delegación es ceder a alguien una cosa que fue nuestro deber. Es enviar una tarea a una delegación, a un viaje de negocios del que va a volver como una cosa diferente, mejor, más educada … Transferimos la responsabilidad a alguien para que haga algo por nosotros. Esa situación nos entrega algunas ventajas, como el tiempo que ganamos para otras tareas, pero también desventajas, como el riesgo de una tarea hecha de una manera incorrecta.

¿Para qué es esto?

Ofrecer una tarea a alguien nos permite tener más tiempo para las tareas que son más importantes para nosotros. En el momento en que tenemos demasiado, no sabemos qué hacer primero, no sabemos qué es nuestro nombre, o simplemente nos gustaría hacer menos para tener más tiempo para pasarlo con amigos o con nuestra familia. Es el momento cuándo podemos delegar algunas de las tareas a otra persona. También podemos hacerlo para finalmente encargarnos de algo que ha estado esperando su turno durante muy largo tiempo.

¿Podemos delegar todo?

No podemos delegar todo. Por lo general, serán tareas simples, pero que requieren mucho tiempo. Cosas rutinarias que nos llevan mucho tiempo todos los días o que nos distraen constantemente. Para la delegación no son adecuadas las tareas que superan a las capacidades de la persona que queremos pedir para que se ocupe de algo. Tampoco podemos delegar una tarea que ya alguien nos ha delegado . Entonces, ¿qué tareas se pueden “asignar” a alguien?

• Rutinarias
• realizadas a intervalos regulares
• que no requieren ninguna cualificación
• que requieren mucho tiempo para cumplirlos
• que planificamos con anticipación y tenemos tiempo para controlarlos
• que parecen particularmente interesantes para alguien y que les gustaría dedicar su tiempo a ellas
• Los que alguien puede hacer mejor

 

Muchas personas piensan que sólo se delega las tareas que no nos hacen pensar. Pero también alguien puede realizar nuestras tareas que no tenemos idea cómo hacerlas, y sabemos que alguien puede hacerlo de una manera mejor o más rápida. Tal vez soñemos con el sitio web de nuestra tienda, pero no sabemos cómo hacerlo y entonces será mejor contratar a alguien, pedir ayuda a alguien o delegar que lo haga por nosotros, que educarnos en este tema.

¿Qué nos detiene?

Sobre todo un pensamiento que somos mejores. Creemos que lo hacemos mejor, que no hay nadie que pueda hacerlo. Otra razón es que no queremos perder el control. Nos parece que no tenemos tiempo para delegar. Porque perderemos tiempo para explicaciones y luego tendremos que hacerlo por nosotros mismos. Alguna gente quiere siempre sentirse irremplazable. Por otro lado, no queremos que alguien tenga mucho trabajo. Otra cosa es que la gente no sabe cómo delegar y por eso no tiene tiempo porque se encargan en un montón de cosas.

La paradoja de la delegación

Puede parecer que al delegar algo ganamos tiempo de inmediato y tenemos mucho tiempo para las cosas que hasta ahora han sufrido por falta de tiempo. Nada más lejos de la verdad. Para ganar este tiempo, primero debemos dedicarlo. Tenemos que explicar la tarea que nos gustar encomendar, al principio controlar aún más, lo que significa que dedicaremos más tiempo a una tarea que antes. Sin embargo, debemos recordarnos que esta es una situación temporal que se mejorará con el tiempo.

¿Cómo delegar?

Abajo tenéis las medidas que hay que tomar para delegar de una manera mejor posible:

1. El objetivo de la tarea

Al principio, hagamos una lista de todas las tareas que podemos delegar a alguien. Luego, definamos exactamente nuestros requisitos, para que la persona que se encargue del asunto sepa exactamente cuál es el objetivo. Lo que esperamos, cuál es nuestro nivel de requisitos. También tenemos que tomar el tiempo para explicar toda la tarea, dejando instrucciones precisas si es necesario.

2. Una persona al asunto

Al tener una lista de todas las tareas y una lista de personas a las que podemos pedir ayuda, podemos relacionar perfectamente a la persona con la tarea. Muy importante es el nivel de la dedicación a la tarea concreta. Esta persona debe sentir que tiene libertad en realizar la tarea (tanto como sea posible), que es responsable por la manera en la que lo hace y que todo depende de ella. De lo contrario, se sentirá constantemente controlada, la tarea delegada no la complacerá y no querrá volver a dedicar su tiempo a ella por segunda vez. También debemos tener en cuenta el hecho de que algunas cosas otras personas pueden hacer de manera más rápida y eficiente, no necesariamente en la secuencia que lo hacemos nosotros. Una persona puede tener más experiencia en ciertas áreas (por ejemplo, en la creación de sitios web, en la creación de gráficos, en la corrección de textos, en las traducciones) y ni siquiera necesitará explicaciones largas.

3. Fecha tope

Necesitamos saber si una tarea es periódica, o la delegamos a una persona sólo una vez, o la entregamos a alguien “para siempre” con la posibilidad de control.

4. Control del progreso

Una tarea requerirá que estamos informados, y otras sólo que observamos “de lado”. Podemos observar los resultados, podemos preguntarle a la persona si ya tiene algunos resultados, cómo se siente con la tarea encomendada, podemos analizar los datos estadísticos, si están disponibles. Un gran ejemplo aquí es el trabajo de una asistente virtual que, por ejemplo, maneja una página de Facebook de una persona determinada. Debemos recordar que, sin embargo, no podemos exagerar. El control excesivo puede desmotivar.

5. Evaluación

Tenemos que responder a algunas preguntas. ¿Se han logrado todos los objetivos? Si no, ¿en qué medida y por qué?. ¿Cabemos en el presupuesto / tiempo? ¿Estamos contentos? Tanto la persona que ha delegado como la persona que ha realizado la tarea. ¿Corresponde el efecto a los estándares que tenemos? Si la evaluación de los resultados fue exitosa, podemos pensar en tareas adicionales o en “entregar” algo a alguien permanentemente con solo una pequeña vigilancia. Recordemos decirle a la persona a quien le hemos asignado la tarea, si cumplió con nuestras expectativas. Le permitirá motivarse o corregir errores.

Beneficios

Gracias al hecho de que no tenemos que sacrificar nuestro tiempo a todos los asuntos, tenemos más tiempo para las actividades más importantes para nosotros mismos. Para tareas de importancia fundamental para nuestra función (ya sea profesional o privada). Además, es una buena manera de aprender para la persona a quien le asignamos algo. Tal vez gracias a esto, desarrolle, aprenda cosas nuevas, gane dinero extra o acérquese a sus objetivos más importantes. Por lo tanto, los beneficios de la delegación no son sólo para la persona que se “deshace” de la tarea, sino también la que tiene que hacerla.

Ahora tenéis que pensar, qué y a quién podéis transferir. Dónde están los lugares para nuestro desarrollo y el desarrollo de los demás. Qué y cuándo podemos hacer para tener más tiempo para las tareas más importantes para nosotros. Os deseo suerte en los siguientes pasos en el camino hacia una mejor gestión de vuestro tiempo.

K.

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