El método OATS

Publicado por OptimismoCompartido en 29 julio 201929 julio 2019

¿De dónde viene?

El método OATS tiene sus orígenes en la gestión de proyectos. Esta es una versión simplificada del método según el cual se planifican los proyectos más grandes. Este método es mencionado por Mike Clayton en su libro „ Zarządzanie czasem. Jak efektywnie planować i realizować zadania.” (“Gestión del tiempo. Cómo planificar y llevar a cabo tareas de una manera efectiva”). Incluso en la portada de la versión polaca del libro hay una mención de este método. ¿Qué en este método que él cree que es mejor que todos los demás?

¿Qué significa?

OATS viene de cuatro letras de las palabras inglesas. En casi todos los casos las abreviaturas como esta vienen de algunas palabras en inglés (p.ej. S.M.A.R.T., SWOT,OODA). Ahora nos centraremos en conocer estas palabras: Outcomes – Activities – Time – Schedule. Ahora vamos a conocer el significado de estas ideas.

O – Outcomes – Resultado

En primer lugar, nos centramos en los resultados. ¿Qué tipo de resultado queremos lograr? Esto no es más que definir el propósito de nuestras acciones. ¿Cuál es la diferencia entre el resultado y el objetivo en este caso? El objetivo debe ser totalmente concreto. Planeamos una semana. Pensamos en lo que queremos sentir el viernes por la noche (o el domingo por la noche si alguien trabaja 7 días a la semana). ¿Qué queremos lograr? ¿Qué tenemos hacer?

Ejemplo. Objetivo: perderé peso 10kg. Resultado: me siento mejor en mi cuerpo. El objetivo es más un logro. El resultado es más flexible. Nuestro resultado es no perder exactamente 10kg. ¿Quizás nos sentiremos mejor con 5kg menos? ¿O tal vez con 15kg? Tal vez el peso no cambie, pero el deporte, la dieta saludable o la ropa ideal nos harán sentirnos mejor en nuestros cuerpos. El objetivo y el resultado se mezclan en ciertos momentos, al fin y al cabo, el efecto de la planificación debe ser el mismo: avanzamos y nos desarrollamos. Si será específico o no, depende solo del método de planificación que elegimos.

A – Activities – Actividades

Teniendo ciertos resultados, ahora necesitamos determinar qué acciones debemos tomar para lograr estos resultados. Vamos con el ejemplo de la pérdida del peso. Las actividades que podemos hacer son: ir al gimnasio, consultar al dietista, correr por la mañana, llevar una dieta saludable, no comer por la noche, eliminar los dulces. La lista de actividades no es más que una modificada lista de tareas. La única diferencia es que la lista de tareas se aplica a muchas cosas y nunca termina. La lista de actividades se aplica a un resultado específico. Registramos en esa lista todos los asuntos relacionados con un resultado dado y, después de cumplir lo todo y lograr el resultado que nos importa, la lista se termina. También podemos nombrar un título a cada lista de tareas y, de este modo, en algún momento la lista se revisará hasta el final. Esto me recuerda algunos aspectos del método GTD (Getting Things Done) de David Allen, pero esto mencionaré en dos entradas más.

T – TIME – Tiempo

Teniendo actividades precisamente definidas, podemos evaluar el tiempo necesario para lograr un resultado dado. Y otra vez, la diferencia entre el resultado y el objetivo es que el objetivo debe tener una fecha exacta y específica. Hasta el 23 de septiembre de 2020. Hasta el fin de la semana. Los resultados son más flexibles. Por ejemplo, decimos “en mayo”, “el año que viene”.

¿Cómo evaluar el tiempo?

Hay muchas maneras de hacerlo. Primero, es aconsejable pensar si hemos hecho algo similar antes y tratar de recordar cuánto tiempo necesitamos en el pasado. Si es una tarea totalmente nueva, podemos dividirla en tareas más pequeñas, lo que ya hemos hecho y pensar cuánto tiempo nos tomaron estas pequeñas actividades. Si no hicimos nada, ni toda la actividad ni los pasos más pequeños, simplemente tenemos que intentar a elegir la ventana del tiempo más correcta. También debemos planificar el tiempo para la revisión y arreglarlo. Al evaluar el tiempo, también debemos recordar todos los eventos imprevistos y las sorpresas que siempre ocurren cuando queremos lograr los objetivos concretos.

S – Schedule – Horario

Cuando tenemos los tres puntos anteriores cumplidos, ahora vamos a meter cada actividad en el horario. Sin embargo, antes de hacerlo, debemos asegurarnos de que todos nuestros compromisos, reuniones y otros asuntos que ya se han determinado estén marcados en nuestro calendario. Sólo en este momento podemos ocuparnos de la planificación correcta de actividades en espacios vacíos en nuestro calendario. Debemos pensar bien estos espacios: en cada momento libre, tenemos que ajustar las actividades. Debemos recordar todas las actividades que necesitan más tiempo y las colocamos como primeros en nuestros momentos libres, para que al final del día no resulte que hayamos dado todos los pequeños pasos y no hay tiempo para cosas más importantes. El autor describe esto con el ejemplo de un cubo con piedras y arena. Primero, tienes que meter las piedras más grandes en el cubo, luego las más pequeñas, y sólo al final verter la arena. De esta manera, podemos llenar cada ranura del cubo. De lo contrario, si empezamos con la arena, puede resultar que no todo cabe en este cubo.

OATS es ideal para la planificación de proyectos no tan complicados, pero duran largo tiempo. Si el proyecto es demasiado difícil, puede resultar mejor dividirlo en partes más pequeñas, por ejemplo, en meses o trimestres, de modo que la lista de actividades no nos desmotive. En las siguientes entradas os presentaré otros métodos. ¿Si creo que este método es perfecto? Nunca en mi vida. En total, no creo que ningún método sea perfecto. Lo mejor es usar algunos y adaptarlos a nuestra vida. De esta manera, se crearán varios métodos modificados, que se combinarán en algo más perfecto.

K.

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