¿Quién es David Allen? ¿Por qué su método debería ser efectivo? ¿Pueden todos realmente implementar su plan y tener más tiempo? Podemos leer su libro “Getting Things Done” muchas veces y no nos dará resultados satisfactorios. Como siempre con cualquier libro de desarrollo, hasta que comencemos a actuar según las pautas, solo leeremos, nada cambiará en nuestras vidas. Así que vamos a conocer a este Señor. Si esta entrada y la siguiente os va a interesar, os animo a leer todo el libro.

David Allen

Es una persona de gran conocimiento mundial en el campo de la eficiencia. Habla durante conferencias, clases y talleres sobre la gestión. Esta publicación ya tiene 18 años y continúa conmoviendo a las multitudes. Diciendo la verdad, puede ser que no sea tan famoso, pero ciertamente muchas personas conocen sus teorías hasta el día de hoy y las usan en la vida privada y empresarial.

¿Pero quién es este hombre?

Un graduado de historia en la Universidad de Berkeley. Ex mago, camarero, maestro de karate, cocinero. Ha hecho un montón. En su vida ha ocupado varios puestos de trabajos. Era adicto a la heroína. Estuvo en el internamiento psiquiátrico por algún tiempo. ¿Por qué estoy escribiendo sobre todo esto? Para mostraros que todos, literalmente cualquier persona, no importa dónde estéis ahora, quiénes seáis ahora, en qué mala situación os encontréis, si tengáis suficiente persistencia e insistencia, podéis lograr lo que queráis.

Objetivo

Ya conocemos el propósito de los principios de David Allen. ¿Qué podemos lograr después de leer su libro y seguir sus pautas? Lograremos capturar todos los asuntos que deben llevarse a cabo y aquellos que son útiles. Dirigimos nuestras actividades de tal manera que tomemos decisiones preliminares sobre cada una, incluso el asunto más pequeño y este más importante. Seleccionaremos y coordinaremos totalmente todas las obligaciones que debemos cumplir con nosotros mismos y con los demás. Y todo esto para tener más tiempo para las cosas que son más importantes para nosotros, y para afrontar las cosas menos agradables más rápido y de una manera más eficaz.

Nuestros principios

Para poder trabajar bien con el libro y sus principios, debemos establecer requisitos básicos. Debemos reunir todos los asuntos que consideramos inacabados en un sistema confiable fuera de nuestra mente. No tiene sentido pensar constantemente en cosas que tenemos que hacer. Todo debería estar escrito en algún sitio. Todavía escribiré sobre ese lugar. Además, debemos definir nuestros compromisos con precisión y lo que hay que hacer para lograr progreso en su implementación. La última cosa es tomar notas para recordarnos que debemos realizar los compromisos y colocar estas notas en un sistema organizado que vamos a observar constantemente.

Pequeña digresión

Leí el libro de David Allen después de diseñar mi calendario. Sin embargo, debo decir que es una herramienta ideal que puede ayudarnos a implementar un proceso de gestión que se llama el flujo de tareas de 5 pasos. Hay espacio para, literalmente, todos nuestros compromisos, de todo tipo. Y aunque algunas cosas cambian en el calendario para 2020, el hecho de que todos encuentren un lugar allí no cambiará. Tanto alumno como profesor. Tanto el trabajador a tiempo completo como alguien que trabaja por cuenta propia. No tendrías que adaptar demasiado este calendario para vuestro uso. Pero ya sabéis que habrá más páginas para la planificación que este año.

Falta de tiempo

Alguien me dirá que no tiene tiempo para implementar las reglas. O no tiene tiempo para esta o aquella actividad que empujaría todo hacia adelante. David Allen afirma (y yo digo lo mismo, pero no soy una autoridad en este campo) que muchas acciones requieren solo un minuto o dos de tiempo correctamente (enfatizo: CORRECTAMENTE) utilizado para avanzar con el proyecto. La falta de tiempo no es un problema primordial. El problema es la falta de claridad y de una definición correcta sobre QUE es realmente ese proyecto. Porque las personas asocian “proyectos” con grandes cosas en grandes empresas. Para realizar una tarea de manera exitosa y eficiente, debemos definir el resultado de esta tarea y la acción asociada a ella. ¿No nos parece como la teoría de Mike Clayton?

¿Cómo empezar?

La implementación del método GTD es muy simple, pero tiene algunas restricciones. Uno de ellos es el hecho de la plena dedicación. Se trata de dos días: dos días completos sin distracciones u obligaciones. Es mejor informar a todo el mundo, incluso vuestro hámster o los peces en el acuario, que estaremos muy, muy ocupados durante estos dos días. Vamos a crear nuestra nueva realidad. Deben ser dos días consecutivos. Es imposible comenzar el lunes y terminar el viernes. Por supuesto, nadie dice que no podéis hacerlo de esta manera, pero es mucho más fácil concentrarnos dos días seguidos y tener una visión de un “nuevo mundo” por delante.

“No tengas miedo de un gran paso si es necesario. No superarás el abismo con dos pequeños ” David L. George.

Proceso de planificar

Todo lo que debemos hacer durante estos dos días os lo presentaré en una entrada separada. Si quisiera poner todo en una, nadie llegaría al final. Ahora nos centraremos en lo que sucede “después”. ¿Cómo planificar ya cuando estemos en una nueva realidad? Usando una de cuatro acciones. Lluvia de ideas personal, o mejor dicho las reflexiones: se trata de elegir cuál será nuestra próxima acción. Ordenar es el siguiente. Se trata de ordenar y usar notas y materiales existentes. Organizar reuniones es una acción que necesitamos cuando hacemos algo que requiere una lluvia de ideas con otros o la ayuda de personas externas en el proceso de la toma de decisiones. Lo último es recoger toda la información. A veces, en el proceso de reflexiones, necesitamos más información para planificar algo más adecuadamente.

Herramientas

¿Qué nos puede ayudarnos? Herramientas para organizar nuestros pensamientos, es decir, cuadernos, hojas de papel, agendas, carteleras, pizarras, tableta, ordenador o teléfono.

Resultados

Gracias a este método, nuestro cerebro está libre de todas las interrupciones por eso podemos trabajar más eficazmente. Cuando organizamos todo y aprendemos a aplicar todas las reglas de GTD, todo esto convertirá en un hábito: usar una lista de proyectos muy clara e integrado sistema de gestión de vida adaptado a nuestras necesidades. Cuando una cosa está solo en nuestra mente y es la única, recuperamos la efectividad y la eficiencia. Todo el resto queda aparte. Pero ya no está en nuestra subconsciencia, sino en cajones, cajas o listados. El efecto más importante es la transparencia, la productividad, la responsabilidad y el poder de la acción.

Como cualquier método, este tampoco está libre de desventajas. La verdad es que para todos estos defectos serán diferentes. Algunos elogiarán las reglas que no serán aceptables para otros. Todo depende del estilo de nuestra vida, cuántas responsabilidades tenemos, cuáles son nuestras prioridades y en qué etapa de la vida nos encontramos. Entonces, puede ser que este método os parezca inútil en este momento, pero llegará un momento en que lo vais a usar.

K.

P.D Aquí podéis descargar el vocabulario y los que están suscritos al boletín pueden descargar el vocabulario adicional y los ejercicios.