Kim jest David Allen? Dlaczego jego metoda ma być skuteczna? Czy faktycznie wszyscy są w stanie wdrożyć jego plan i mieć więcej czasu? Można dużo razy czytać jego książkę „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności” i nie przyniesie nam to efektów. Jak przy każdej książce rozwojowej – dopóki nie zaczniemy działać zgodnie z wytycznymi, tylko będziemy czytać, nic się w naszym życiu nie zmieni. Tak więc poznajmy tego Pana, a kogo ten i kolejny wpis przekona do skuteczności metody, zachęcam do przeczytania całej książki.

David Allen

To światowej rangi autorytet w dziedzinie efektywności. Prowadzi wykłady, szkolenia i warsztaty z zakresu zarządzania. Jego publikacja ma już 18 lat, a nadal porusza tłumy. No dobra, może źle określenie, ale na pewno wiele osób z niej korzysta po dziś dzień i czerpie dużo dla własnego życia i życia przedsiębiorstw.

Ale kim jest ten człowiek?

Absolwentem historii na Uniwersytecie w Berkley. Byłym magikiem, kelnerem, nauczycielem karate, kucharzem. Oj długo by wymieniać. W swoim życiu chwytał się różnych prac. Był uzależniony od heroiny. Jakiś czas przebywał w zakładzie. Dlaczego piszę o tym wszystkim? Aby pokazać Wam, że każdy, dosłownie każdy, niezależnie od tego, gdzie jest teraz, kim jest teraz, w jakim bagnie się znajduje, jeśli tylko będzie mieć wystarczająco dużo samozaparcia i uporu, może osiągnąć, co tylko zechce.

Cel

Poznajmy więc cel, jaki przyświeca zasadom Davida Allena. Co takiego uda nam się osiągnąć po przeczytaniu jego książki i zastosowaniu się do jego wytycznych? Uda nam się uchwycić wszystkie sprawy, które muszą być zrealizowane oraz te, które są przydatne. Ukierunkujemy nasze działania w taki sposób, aby podejmować wstępne decyzje dotyczące każdej, nawet najdrobniejszej, jak i najważniejszej sprawy. Wyselekcjonujemy i skoordynujemy totalnie wszystkie zobowiązania wobec siebie i innych, które musimy wypełnić. A to wszystko po to, żeby mieć więcej czasu na rzeczy dla nas ważniejsze i efektywniej, i szybciej radzić sobie z tymi mniej przyjemnymi.

Nasza podstawa

Aby móc dobrze działać z książką i jej zasadami musimy postawić przed sobą podstawowe wymagania. Wszystkie sprawy, które uważamy za niedokończone, musimy zebrać w godnym zaufania systemie poza naszym umysłem. Nie ma sensu zaprzątać sobie głowy sprawami do załatwienia. To wszystko powinno być GDZIEŚ. O tym, gdzie to powinno być będę jeszcze pisać. Poza tym, musimy dokładnie określić swoje zobowiązania i co należy zrobić, aby osiągnąć postęp w ich realizacji. Ostatnim punktem jest sporządzenie notatek przypominających o konieczności ich wykonania i umieszczenie ich w zorganizowanym systemie, do którego będziemy stale zaglądać.

Mała dygresja

Książkę Davida Allena czytałam już po tym, jak zaprojektowałam swój kalendarz. Muszę jednak powiedzieć, że jest on idealnym narzędziem, który może nam pomóc we wdrożeniu 5 stopniowego procesu zarządzania strumieniem zadań. Jest w nim miejsce na dosłownie wszystkie nasze zobowiązania, każdego typu. I choć już dziś wiem, że niektóre rzeczy będą w kalendarzu na rok 2020 zmienione, to i tak nie zmieni się fakt, że miejsce znajdzie tam dla siebie każdy. Zarówno uczeń, jak i nauczyciel. Zarówno pracownik na etacie, jak i ten pracujący na własny rachunek. I to wcale nie będzie musiał zbytnio tego kalendarza dostosowywać, choć stron do własnego rozplanowania będzie więcej, niż w tym roku.

Brak czasu

Ktoś mi powie, że nie ma czasu na wdrożenie zasad. Albo nie ma czasu na tę, czy inną aktywność, która popchnęłaby wszystko do przodu. David Allen twierdzi, i ja z resztą też, ale nie jestem (jeszcze:D) autorytetem w tej dziedzinie, że wiele działań wymaga zaledwie minuty czy dwóch odpowiednio (podkreślam ODPOWIEDNIO) wykorzystanego czasu, aby popchnąć projekt do przodu. Brak czasu nie jest głównym problemem. Problemem jest brak jasności i zdefiniowania, czym tak naprawdę jest taki projekt. Bo ludziom „projekt” kojarzy się z wielkimi rzeczami w korporacjach. Aby skutecznie i efektywnie wykonać jakieś zadanie trzeba określić rezultat tego zadania oraz działanie z nim związane. Czyż nie zapachniało nam metodą OATS Mike’a Claytona?

Jak zacząć?

Wdrożenie metody GTD jest proste, ale ma pewne obostrzenia. Jednym z nich jest fakt pełnego poświęcenia się. Chodzi tutaj o dwa dni, dwa pełne dni bez jakichkolwiek rozpraszaczy i zobowiązań. Najlepiej poinformować cały świat, łącznie ze swoim chomikiem, czy rybkami w akwarium, że przez dwa dni będziemy bardzo, ale to bardzo zajęci. Będziemy tworzyć swoją nową rzeczywistość. Muszą to być dwa kolejne dni. Nie da się zacząć w poniedziałek i dokończyć w piątek. Oczywiście nikt nie mówi, że nie można tego tak zrobić, ale o wiele łatwiej jest skupić się dwa dni z rzędu i mieć przed sobą wizję „nowego świata”.

„Nie bój się wielkiego kroku, jeśli jest konieczny. Dwoma małymi nie pokonasz przepaści”

David L. George.

Proces planowania

Co trzeba zrobić w ciągu tych dwóch dni przedstawię Wam w osobnym wpisie. Gdybym chciała umieścić wszystko w jednym, nikt nie dobrnąłby do końca. Teraz skupimy się na tym co się dzieje „po”. Jak planować, będąc już w nowej rzeczywistości? Stosując jedno z czterech działań. Osobista burza mózgów, czyli przemyślenia – chodzi tu o dokonanie wyboru, co miałoby być naszym kolejnym działaniem. Kolejne jest porządkowanie. Chodzi tutaj o posortowanie i wykorzystanie już istniejących notatek i materiałów. Organizowanie spotkań, to działanie potrzebne nam, gdy mamy do czynienia z czymś, co wymaga burzy mózgów lub asysty osób z zewnątrz w procesie podejmowania decyzji. Ostatnie jest zbieranie informacji. Czasami, w procesie myślenia projektowego potrzebne jest zgromadzenie większej ilości danych, aby odpowiednio zaplanować daną rzecz.

Narzędzia

Co nam może pomóc? Narzędzia do gromadzenia myśli, czyli zeszyty, kartki, notatniki, stojaki, tablice, tablet, komputer, telefon.

Efekty

Dzięki tej metodzie nasz umysł jest wolny od wszelkich zakłóceń, zapewniając nam wysoki poziom wydajności pracy. Gdy już wszystko uporządkujemy i nauczymy się stosować wszystkie zasady GTD w nawyk wejdzie nam stosowanie przejrzystego spisu projektów oraz zintegrowany system zarządzania życiem dopasowany do naszych potrzeb. Gdy jedna rzecz jest tylko w naszym umyśle i jest to jedyna rzecz, odzyskujemy pełnię formy i efektywności. Cała reszta spraw jest odłożona na bok. Jednak nie jest w naszej podświadomości, tylko w szufladkach, pudełkach czy listach. Najważniejszy efekt to przejrzystość, produktywność, odpowiedzialność i moc sprawcza.

Jak każda metoda, ta również nie jest wolna od wad. Prawda jest taka, że dla każdego te wady będą inne. Jedni będą zachwalać zasady, które dla innych będą nieakceptowalne. Wszystko zależy od tego jaki tryb życia prowadzimy, ile mamy obowiązków, jakie mamy priorytety i na jakim etapie życia jesteśmy. Tak więc, nawet jeśli w danej chwili metoda ta wyda wam się bezużyteczna, może przyjść czas, kiedy z niej skorzystacie.

K.