Metoda OATS

Skąd się wzięła?

Metoda OATS ma swoje początki w zarządzaniu projektami. Jest to uproszczona wersja sposobu, według którego są planowane największe projekty. O metodzie tej wspomina Mike Clayton w swojej książce „ Zarządzanie czasem. Jak efektywnie planować i realizować zadania.” Nawet na okładce książki znajduje się wzmianka o tej metodzie. Co jest w niej takiego, że wydaje mu się, że jest ona lepsza od wszystkich innych?

Co oznacza?

OATS bierze się z 4 słów z języka angielskiego. Prawie zawsze wszystkie te skróty biorą się z pierwszych liter jakiś angielskich słów (SMART, SWOT, OODA). Tak więc zajmijmy się poznaniem tych słów: Outcomes – Activities – Time – Schedule. Teraz dowiecie się dokładnie, co autor miał na myśli.

O – Outcomes – Wyniki

Najpierw skupiamy się na wynikach. Jaki chcemy osiągnąć rezultat? To nic innego, jak określenie celu naszych działań. Czym różni się w takim razie wynik od celu? Cel musi być totalnie konkretny. Planujemy sobie tydzień. Zastanówmy się, co chcemy poczuć w piątek wieczorem (lub w niedzielę wieczorem, jeśli ktoś pracuje 7 dni w tygodniu). Co chcemy osiągnąć? Ile zrobić?
Przykład. Cel: Schudnę 10kg. Wynik: Czuję się lepiej w swoim ciele. Cel jest bardziej dokonany. Wynik jest bardziej elastyczny. W naszym wyniku nie chodzi o to, żeby schudnąć dokładnie 10kg. Może lepiej poczujemy się przy 5kg? A Może przy 15kg? Może waga się nie zmieni, ale ruch, zdrowa dieta, czy odpowiedni strój, sprawią, że będzie się nam żyło lepiej. Cel i wynik w pewnych momentach się zacierają, w końcu rezultat planowania musi być ten sam – idziemy do przodu i rozwijamy się, coś się dzieje. To, czy będzie to konkretne, czy nie zależy w sumie chyba tylko od tego, jaką metodę planowania wybierzemy.

A – Activities – Działania

Mając określone wyniki, zastanowimy się teraz, jakie działania musimy podjąć, aby te wyniki udało nam się osiągnąć. Zostańmy przy przykładzie wagi. Działaniami, jakie możemy podjąć są: chodzenie na siłownie, konsultacja u dietetyka, poranne bieganie, zdrowa dieta, nie podjadanie w nocy, wyeliminowanie słodyczy. Lista działań to nic innego, jak zmodyfikowana lista zadań. Różnica polega tylko na tym, że lista zadań dotyczy wielu spraw i w sumie nigdy się nie kończy. Lista działań dotyczy konkretnego wyniku. Zapisujemy na niej wszystkie sprawy związane z danym wynikiem i po odhaczeniu wszystkiego i osiągnięciu wyniku, na którym nam zależało, lista jest zamknięta. Równie dobrze możemy każdej liście zadań nadawać tytuł i w ten sposób w pewnym momencie lista będzie odhaczona do końca. Swoją drogą przypomina mi to pewien aspekt GTD (Getting Things Done) Davida Allena, ale o tym będą dwa kolejne wpisy.

T – Time – Czas

Mając dokładne działania możemy zająć się oszacowaniem czasu potrzebnego do osiągnięcia danego wyniku. I znowu. Różnica między wynikiem, a celem polega na tym, że cel musi mieć dokładną, konkretną datę. Do 23 września 2020. Do końca tygodnia. Wyniki są bardziej elastyczne. Zakładamy na przykład „w maju”, „w przyszłym roku”.

Jak oszacować czas?

Istnieje wiele sposobów. Najlepiej najpierw zastanowić się, czy wcześniej już coś podobnego realizowaliśmy i przypomnieć sobie, ile wtedy czasu nam to zajęło. Jeśli jest to zadanie nowe, można rozbić je na mniejsze, które już kiedyś wykonywaliśmy i zastanowić się, ile czasu kiedyś nam zajęły te mniejsze działania. Jeśli nic takiego nie robiliśmy z nawet najmniejszych kroków po prostu postarać się wybrać odpowiednie okienko czasowe. Musimy również zostawić sobie czas na sprawdzenie wszystkiego, na poprawki oraz dokładne przejrzenie jeszcze raz. Przy szacowaniu czasu należy również pamiętać o wszystkich nieprzewidzianych wypadkach i niespodziankach, których nigdy nie brakuje na drodze do realizacji danych zamierzeń.

S – Schedule – Harmonogram

Mając już odhaczone trzy poprzednie punkty, będziemy teraz wpisywać każde działanie w harmonogram dnia. Zanim jednak będziemy mogli to zrobić, musimy upewnić się, że w naszym kalendarzu są zaznaczone wszystkie zobowiązania, spotkania i innego tego typu sprawy, które zostały już wcześniej ustalone. Dopiero w tym momencie możemy przystąpić do odpowiedniego wpisania działań w puste przestrzenie w naszym kalendarzu. Te przestrzenie należy dobrze przemyśleć – w każdy taki wolny moment musimy dopasować czasowo działania. Musimy pamiętać o tych działaniach, które potrzebują najwięcej czasu i to właśnie je najpierw wrzucić w wolne momenty, żeby na koniec dnia nie okazało się, że zrobiliśmy wszystkie najmniejsze kroczki i nie starczyło nam czasu na większe sprawy. Autor opisuje to na przykładzie wiadra z kamieniami i piachem. Najpierw trzeba do wiadra wrzucić największe kamienie, później te mniejsze, a dopiero na końcu przesypać piach. W ten sposób uda nam się zapełnić każdą szczelinę wiadra. W innym wypadku, jeśli zaczniemy od piachu, może się okazać, że nie wszystko do tego wiadra nam się zmieści.

OATS świetnie sprawdza się przy planowaniu niezbyt skomplikowanych, ale przeciągających się w czasie projektów. Jeśli projekt jest zbyt trudny, może lepiej będzie podzielić go na mniejsze części, na przykład zestawienia kwartalne, czy miesięczne, aby powstała w ten sposób lista działań nie była demotywująco długa. W kolejnych wpisach będę Wam przedstawiać inne metody. Czy uważam, że ta metoda jest idealna? Nigdy w życiu. W sumie to nie uważam, żeby którakolwiek metoda była idealna. Najlepiej jest stosować kilka i dostosować je do swojego życia. W ten sposób powstanie kilka zmodyfikowanych metod, które połączone będą czymś idealnym.

K.