Jestem niezastąpiona. Jestem niezastąpiony. Nikt nie zrobi tego lepiej ode mnie. Nie mogę tego komuś zlecić, bo na pewno zrobi to źle. Przecież tylko ja wiem, jak to trzeba zrobić. To jest za trudne, żeby zrobił to kto inny. Znajome są te teksty? Myślę, że dla osób, które mają wór zadań, a nigdy nie „oddały” nic z tego wora komuś innemu nawet bardzo. Kiedy delegować? Jak delegować? Jakie kroki podjąć? Tego wszystkiego dowiecie się z dzisiejszego wpisu.

Co to właściwie jest?

Delegowanie można rozpatrywać jako oddanie w czyjeś ręce czegoś, czym mieliśmy się zająć sami. To wysłanie jakiegoś zadania w delegację, w służbową podróż, z której wróci inne, lepsze, wyedukowane… Przekazujemy komuś odpowiedzialność za zrobienie czegoś. Niesie to za sobą pewne plusy, takie jak czas dla siebie na inne zadania, ale i minusy, jak ryzyko źle wykonanego zadania.

Po co to jest?

Oddawanie zadania służy nam po to, żebyśmy mieli więcej czasu na zadania dla nas ważniejsze. W momencie, w którym mamy za dużo, nie wiemy w co ręce włożyć, nie wiemy jak się nazywamy, albo po prostu chcielibyśmy robić mniej, żeby mieć więcej czasu na hobby czy dla rodziny. Właśnie wtedy możemy zlecić komuś innemu część zadań. Możemy też zrobić to po to, aby zająć się w końcu czymś, co zbyt długo czekało na swoją kolej.

Czy wszystko możemy oddelegować?

Nie możemy oddelegować wszystkiego. Zwykle są to zadania proste, acz czasochłonne. Rzeczy rutynowe, które codziennie zabierają nam pewien czas lub które nas ciągle rozpraszają. Do oddelegowania nie nadają się zadania przerastające osobę, którą chcemy prosić o zajęcie się czymś. Nie nadają się również zadania, które już ktoś nam zlecił, aby w pewnym momencie nie zrobił się z nich łańcuszek. Więc jakie zadania dokładnie można komuś „dać”?

• rutynowe
• wykonywane w regularnych odstępach czasu
• nie wymagające zbytnich kwalifikacji
• czasochłonne
• które planujemy z wyprzedzeniem i mamy czas na ich kontrolę
• które wydają się komuś szczególnie interesujące i którym chętnie się ta osoba poświęci
• takie, które ktoś może zrobić lepiej

Wiele osób myśli, że deleguje się tylko zadania, które nie wymagają myślenia od nas czy od drugiej osoby. A przecież można oddać również takie zadania, na temat których nie mamy zielonego pojęcia, a wiemy, że ktoś może to zrobić lepiej i szybciej. Może marzy nam się strona internetowa naszego sklepu, ale nie wiemy jak się za to zabrać i wtedy lepsze będzie wynajęcie kogoś, zlecenie tego komuś kto to za nas zrobi, niż edukowanie się w tym temacie.

Co nas powstrzymuje?

Przede wszystkim przeświadczenie, że jesteśmy lepsi. Wydaje nam się, że lepiej zrobimy daną rzecz, że nie ma osoby, która mogłaby się tym zająć. Powodem jest też fakt, że nie chcemy stracić kontroli nad daną sprawą. Wydaje nam się, że nie mamy czasu na delegowanie. Albo, że skończy się to tak, że stracimy czas po czym i tak będziemy musieli zrobić to sami. Niektórzy chcą czuć się zawsze niezastąpieni. Z drugiej strony, nie chcemy obciążać innych, bo przecież oni i tak już mają miliony swoich spraw. Inną sprawą jest fakt, że niektórzy nie wiedzą jak najlepiej delegować i dlatego nie mają czasu na nic zajmując się milionem spraw.

Paradoks delegowania

Wydawać by się mogło, że delegując coś od razu mamy to z głowy i mamy mnóstwo czasu na rzeczy, które do tej pory cierpiały z braku czasu. Nic bardziej mylnego. Żeby ten czas zyskać, najpierw musimy go poświęcić. Musimy dokładnie wytłumaczyć powierzane zadanie, z początku kontrolować jeszcze bardziej, przez co będziemy spędzać na danym zadaniu więcej czasu niż dotychczas. Trzeba jednak pamiętać, że jest to sytuacja przejściowa, która z czasem ulegnie polepszeniu.

Jak delegować?

Poniżej przedstawiam kroki, jakie trzeba podjąć w celu jak najlepszego przekazania komuś danego zadania.

1. Cel zadania

Na samym początku zróbmy sobie listę wszystkich zadań, które możemy komuś oddać. Następnie określmy dokładnie nasze wymagania, tak aby osoba, która zajmie się daną rzeczą dokładnie wiedziała jaki jest cel. Czego oczekujemy, jaki jest nasz poziom wymagań. Musimy również poświecić czas na objaśnienie całego zadania, zostawienie dokładnych instrukcji, jeśli to konieczne.

2. Osoba do zadania

Mając listę wszystkich zadań i listę osób, które możemy prosić o pomoc, możemy idealnie dopasować osobę do zadania. Musimy również wziąć pod uwagę zaangażowanie z drugiej strony. Osoba ta powinna czuć, że ma swobodę w sposobie wykonania zadania (na tyle, na ile jest to możliwe), że jest za to odpowiedzialna i wszystko zależy od niej. W innym wypadku będzie się czuła ciągle kontrolowana, powierzone zadanie nie sprawi jej przyjemności i nie będzie chciała się go podjąć kolejny raz. Trzeba też wziąć pod uwagę fakt, że niektóre rzeczy inne osoby mogą zrobić szybciej, sprawniej, niekoniecznie w krokach, jakie robiliśmy my. Dana osoba może mieć większe doświadczenie w pewnych obszarach (np. w budowaniu stron WWW, w robieniu grafik, w korekcie, w tłumaczeniach) i nawet nie będzie potrzebowała długich wyjaśnień.

3. Termin realizacji zadania

Musimy wiedzieć, czy dane zadanie jest cykliczne, czy powierzamy danej osobie tylko raz, czy oddamy je komuś „na zawsze” z możliwością kontroli.

4. Kontrola postępów

Jedno zadanie będzie wymagało od nas zdawania raportów, a inne jedynie obserwacji „z boku”. Możemy obserwować wyniki, możemy pytać danej osoby, jak sobie radzi, jak się czuje z powierzonym zadaniem, możemy analizować dane statystyczne, jeśli są dostępne. Świetnym przykładem jest tutaj praca wirtualnej asystentki, która np. zajmuje się fanpage’em danej osoby. Pamiętajmy jednak, aby nie przesadzać. Nadmierna kontrola potrafi zdemotywować.

5. Ocena wyników

Tutaj musimy odpowiedzieć sobie na kilka pytań. Czy zostały zrealizowane wszystkie cele? Jeśli nie to w jakim stopniu i dlaczego. Czy zmieściliśmy się w budżecie/czasie? Czy jesteśmy zadowoleni? Zarówno osoba, która zleciła, jak i ta, która zadanie wykonywała. Czy efekt odpowiada zakładanym przez nas standardom? Jeśli ocena wyników przebiegła pomyślnie, możemy myśleć o kolejnych zadaniach lub o „oddaniu” czegoś komuś na stałe z lekkim tylko nadzorem. Pamiętajmy o tym, żeby powiedzieć osobie, której oddaliśmy zadanie, czy spełniła nasze oczekiwania. Pozwoli jej to zmotywować się, bądź naprawić popełnione błędy.

Korzyści

Dzięki temu, że nie musimy się zajmować wszystkim, mamy więcej czasu na czynności najważniejsze dla nas samych. Na zadania o podstawowym znaczeniu dla pełnionej przez nas funkcji (czy to zawodowej, czy prywatnej). Dodatkowo jest to cenna lekcja dla osoby, której coś oddajemy. Może dzięki temu się rozwijać, dowiedzieć nowych rzeczy, zarobić dodatkowe pieniądze lub zbliżyć tym działaniem do jakiś większych celów. Tak więc korzyści z delegowania ma nie tylko osoba, która „pozbywa się” zadania, ale również druga strona.

Teraz nie pozostaje nic innego, jak zastanowić się, co i komu możemy scedować. Gdzie są miejsca na nasz rozwój i rozwój innych. Co i kiedy możemy zrobić, aby mieć go więcej na zadania dla nas najważniejsze. Życzę Wam powodzenia w kolejnych krokach na drodze do coraz lepszego zarządzania własnym czasem.

K.