Ya sabemos un poquito sobre la gestión del tiempo. Tenemos la información principal. Sabemos que es importante para nosotros. Sabemos quien nos roba el tiempo y que son las causas de nuestros problemas con el manejo del tiempo. Hoy no vamos a hablar sobre el tiempo directamente. Hoy hablamos sobre el espacio. Para trabajar mejor tenemos que organizar nuestro lugar de trabajo.

Independientemente si trabajamos en una empresa, en casa o tenemos nuestra oficina. No importa si tenemos siempre el mismo sitio o cada momento ocupamos otros como los nómadas. En un momento dado nos centramos en nuestro trabajo y necesitamos ALGO – un portátil, máquina de coser, un troquelado, una cámara etc. ¿Cómo organizar todo esto para organizarnos en este espacio?

Mantened el orden

Puede ser que el orden para nosotros es un desorden creativo. Todo está aceptable si sabéis donde se hallan todas las cosas necesarias para el trabajo. Para mi el orden ideal son cajas, archivadores y carpetas pero para vosotros puede ser algo muy diferente. En todos los casos tenemos que poner algunas cosas aparte – en un cajón o en una pila alrededor del escritorio. Yo personalmente no creo que el desorden pueda ayudarnos en organizarnos porque lo veo cada día (por supuesto no es mi caso). No me lo puedo creer que se puede perder tanto tiempo buscando cada vez las mismas cosas.

Si hablo sobre orden no me refiero solamente al escritorio sino también al ordenador, al tableta o al teléfono. También tengo que mencionar toso los sitios virtuales y discos duros.

Segregación

Necesitamos seguir este principio que todo tenemos en nuestras manos solo una vez para sobrevivir en estos tiempos de demasiadas cosas y demasiada información. Me refiero al correo, a los libros, a los periódicos, a los folletos publicitarios o los documentos en nuestro disco duro.

Si creemos que vamos a usar alguna cosa, tenemos que buscar un sitio ideal para ella. Esto debería ser un sitio que vamos a saber de memoria y sin pensar. Si sabemos que no necesitamos algo que tenemos en nuestras manos, lo podemos tirar a la basura o dar a alguien que lo necesitará. Si es algo urgente, lo hacemos enseguida o lo planificamos en el futuro muy cercano. Si es una cosa para cual necesitamos más tiempo lo podemos planificar como un proyecto y realizar los pequeños pasos para cumplirlo.

¿Cómo podemos controlar si alguna cosa de verdad necesita ser tratada como una prioridad si podemos tirarla o hacerla después? Yo siempre lo compruebo con estos puntos para saber de que tema trata el asunto:

• Título
• Introducción y resumen
• Conclusiones y propuestas
• Comprobar los subtítulos o todo que está marcado en negrita

Papeleo

Para organizarlo todo es aconsejable tener archivadores, carpetas, cuadernos y cajones. Cada documento, cada factura, cada folleto, cada periódico, cada libro debe tener su sitio adecuado. Los documentos podemos segregar según los tipos o cronológicamente. Si tratamos de los asuntos alrededor de nuestro hogar podemos dividirlos:

• Facturas para pagar
• Recibos
• Seguros
• Folletos actuales (para planificar comidas para toda la semana, por ejemplo)

Es muy recomendable organizarlo todo cronológicamente. Así evitaremos tener los documentos que ya caducaron (como los recibos para la garantía de alguna cosa).

Correo electrónico

Os animo a organizar vuestro buzón electrónico. Para no perderos en la cantidad de correos es mejor tener carpetas para diferentes cosas. La mejor división será:

• Por personas
• Por proyectos
• Por campos de interés

Si escribís un montón de correo con una persona tratando de cosas diferentes es recomendable crear subcarpetas. Esto ayuda a buscar cosas si tenemos muy larga lista de mensajes (mi récord fue 650 mensajes después de 3 semanas de vacaciones). Redescubrimiento en el buzón electrónico puede causar dolores de la cabeza jaja Por eso cuando arreglamos el correo tenemos que mirar cada mensaje solo una vez, filtrar todo según nombre de la persona que nos escribe o según el asunto de que trata. Eso facilita el trabajo. En mi opinión si tenemos 5 correos no leídos y 10 que tenemos que cuidar, no tenemos problemas con el manejo de nuestro buzón electrónico. Pero es solo mi opinión porque esto depende del numero de mensajes cada día. Si normalmente recibimos 3-5 mensajes al día – esta cantidad que me refiero no es una buena gestión de los mensajes.

Adicionalmente os sugiero daros de baja de todos los Newsletters que no miráis. Habéis escrito a la lista ya hace algunos años incluso y no abrís el mensaje o lo abrís y no leéis nada. De este modo perdemos segundos para cada mensaje que se convierte en minutos por semana y horas por año.

Hay que añadir también una buenas prácticas de organización de mensajes. Hay reglas que podemos establecer para no tener el desorden en nuestro buzón electrónico. Algunos mensajes ya pueden hallarse en una carpeta, algunos pueden estar marcados por un color o una etiqueta y otros pueden recibir una prioridad. Estas opciones están presentes en Gmail, un poco en Thunderbird pero creo que el mejor es aquí Outlook.

Archivos

Conozco a una persona que todos los archivos tiene en la pantalla hasta que no puede guardar nada más y solo en este momento hace una carpeta nueva para mover ahí todos los archivos y la llama “Nueva carpeta” y la guarda en la pantalla. No soy una informática pero creo que los archivos en la pantalla causan que el inicio del trabajo del ordenador se prolonga muchísimo. Por eso os aconsejo a hacer los archivos pero LÓGICOS. Incluso yo hace algunos anos hice archivos con los nombres que después no pude encontrar. Teoréticamente tuve un orden pero prácticamente no pude encontrar nada. Por tanto os sugiero a pensar mucho en los nombres de los archivos y dónde los grabáis. Las mismas reglas hay que aplicar a todos discos virtuales.

Creo que todos los puntos sobre la organización del espacio ya hemos cubierto. Independientemente si vamos de un sitio a otro si tenemos un lugar perfecto para trabajar lo más importante es el hecho cuando no tenéis problema con encontrar cosas que buscáis. Desarrollad las costumbres gracias a las que no perdéis nada, ni los documentos ni otras cosas que necesitáis para cumplir vuestro trabajo. Porque el orden no es solo el escritorio más limpio del mundo sino es un sistema que es muy intuitivo gracias al que sabemos exactamente donde se ubican todas las cosas.

K.