Para poder enfrentar la gestión del tiempo, o más bien  la administración de nosotros mismos en el tiempo que tenemos, necesitamos saber las bases. Eso significa que necesitamos saber quiénes somos (no filosóficamente sino considerando el tiempo). Necesitamos saber cómo afrontamos el tiempo ahora. Con esta publicación no solo descubriréis cuál es vuestra actitud hacia el tiempo, sino también cuál es realmente vuestra administración del tiempo. Al final de esta entrada, también os invitaré a determinar vuestro el biorritmo de la productividad y ver cómo utilizáis ahora el tiempo.

Os presentaré varios tipos de personas. Cuando entendemos, en que grupo de personas podemos ubicarnos, sabremos mejor como desarrollarnos para planificar mejor y realizar las tareas con productividad.

Dividimos a las personas en diferentes tipos teniendo en cuenta los siguientes enfoques:

1. Maneras de percibir el tiempo.

• Orientación hacia el pasado.
• Orientación hacia el presente.
• Orientación hacia el futuro.

2. Estilos de trabajo.

• Tengo prisa
• Debo ser perfecto
• Hago mucho
• Preocupo por otros
• Debo ser fuerte

3. Enfoque de planificación

• Planifico todo
• No planifico nada

4. Maneras de realizar las tareas

• Todo hago enseguida
• Todo hago en el último momento

Pero primero:

Para administrar bien su tiempo, necesitamos saber una cosa. La planificación eficaz y la eficiencia del trabajo son las más importantes. Para decir si administramos bien o mal nuestro tiempo, tenemos que pensar sobre estos dos determinantes de la gestión del tiempo. Es decir, cada día, cada hora debemos planificar y usar con eficacia. El día tiene sólo 24 horas. ¿Cómo es posible que algunas personas pueden hacer mucho y otras se aburren? Algunas personas pueden ser efectivas, mientras que otras solo están ocupadas? ¿Cómo es posible que un empleado, que tiene los mismos deberes, haga su trabajo y un poco de otras personas, y que el otro empleado siempre hace horas extra porque no es capaz de cumplir con sus deberes en su tiempo? Y, por supuesto, no estoy hablando de planificar horas de tiempo libre, vacaciones o tiempo con familia. Me enfoco aquí en el tiempo de trabajo (ya sea de trabajo para una empresa o en vuestro propio negocio), tareas domésticas, actividades adicionales y metas en la vida.

Si dormís demasiado o muy poco (más de 9 h o menos de 4 h), perdéis tiempo todos los días para desperezaros, mirando sin sentido a la pantalla (ya sea de televisión o de teléfono), por la mañana perdéis una hora o más en la preparación para el día, siempre tenéis prisa y /o llegáis tarde, solo puede significar uno. No administráis bien vuestro tiempo, o lo hacéis de modo muy ineficaz. Y otra vez, no me refiero a una situación en la que los padres de un niño muy pequeño no duermen más de 4 horas seguidas. En esto no tenemos ninguna influencia 😀

Una curiosa situación.

Durante mis estudios (no tengo origen de esto, solo lo encontré en mis apuntes) leí sobre una investigación. Fue sobre los empleados de una empresa. El investigador calculó que, dentro de las 8 horas de trabajo, el empleado trabajó productivamente solo durante 3 horas y 50 minutos. Lo mismo sucede con nuestro tiempo en casa o en nuestro propio negocio. “Estamos dando vueltas como un trompo” y creemos que estamos haciendo algo, pero no. Las personas que han conseguido mucho en su vida no miran su trabajo debido a la cantidad de horas que han trabajado sino el efecto que han logrado. Si trabajáis por vuestra propia cuenta, probablemente sea mejor hacer más en menos tiempo y “ahorrar” de esta manera, tiempo para dedicaros a la lectura, al gimnasio o al cuidado del jardín (lo que preferís).

La gestión del tiempo en otras palabras es la efectividad de cada día, es una planificación racional de las tareas y su realización, es la autodisciplina y es la delegación.

Ahora nos enfocamos en todos los tipos que me gustaría especificar.

¿Cómo percibimos el tiempo?

Necesitamos entender cuál es nuestra actitud hacia tiempo y dónde se encuentran nuestras prioridades. De esta manera debemos tratar de controlar el equilibrio en el tema de percibir el tiempo y de gestionarlo. Debido a que los enfoques son tres: en un mundo perfecto, cada persona usa cada tipo de igual manera.

Orientación hacia el pasado.

Al estar concentrados en el pasado, recordamos, dedicamos tiempo a pensar mucho. La historia es la clave de nuestra existencia. Dependiendo del hecho si tenemos una actitud positiva o negativa hacia nuestra historia, hoy vivimos de esta manera (optimista o pesimista). Si nos centramos en cosas buenas, podemos sacar conclusiones, incluso de una mala situación, nos fijamos en cómo resolvimos una situación mala y qué surgió de ella. Sin embargo, al tener un enfoque negativo, omitimos las cosas buenas que nos han sucedido. Hoy ponemos tanta fuerza en actividades útiles que infructuosas. ¿Cómo está pasando esto? Subconscientemente, queremos tener algo de qué quejarse en el futuro. No olvidéis, sin embargo, independientemente de si nos acercamos al pasado positivo o negativo, también debemos centrarnos en el día de hoy, porque tenemos una influencia solamente en él.

Orientación hacia el presente.

Si nos enfocamos solo en aquí y en ahora, sabemos que hacemos, pero no sabemos para qué lo hacemos. El riesgo es que podamos solamente divertirnos, pensando que no existe mañana, o creer que todo es inútil y no encargarnos de nada. ¿Cómo es esto posible? Las personas orientadas al presente no piensan en lo que era, es decir, no sacan conclusiones, pero tampoco hacen planes para el futuro, es decir, sus acciones no tienen ninguna meta. Por eso no tienen prisa, hacen lo que tienen que hacer o tienen prisa todo el tiempo porque quieren hacer todo lo posible (y aquí está el riesgo hagan de manera muy descuidada). Por lo tanto, al estar orientados solo en el presente, debemos aprender a recordar el pasado y establecer metas para el futuro.

Orientación hacia el futuro.

Nos olvidamos de nuestra historia, no pensamos sobre hoy, solo seguimos haciendo planes. No nos centramos en lo que hacemos ahora, solo trabajamos en lo que vamos a hacer en el futuro. Planear con anticipación es más importante para nosotros que cumplir la tarea. Tenemos la sensación constante de que dedicamos nuestro “hoy” a un mañana mejor, lo que nos prohíbe disfrutar de lo que tenemos. El riesgo aquí es poner nuestras necesidades actuales en un segundo plano.

Estilos de trabajo

Tomé esta teoría del libro “Efektywny System Pracy” (“Sistema de trabajo efectivo”) de Maciej Sasin quien la desarrolló basándose en el trabajo de Julie Hay. Cuando identifiquemos nuestros estilos de trabajo, sabremos de dónde provienen nuestros problemas de administración del tiempo.

Tengo prisa

Siempre tenemos prisa, trabajamos rápido y hacemos muchas tareas al mismo tiempo. Es muy probable que trabajamos bien con la presión del tiempo, pero no somos necesariamente efectivos. Pensamos rápido, lo hacemos rápido, pero como resultado, a menudo llegamos tarde y nos olvidamos de muchas cosas. Para vivir mejor siendo este tipo, debemos darnos cuenta del momento en el que empezamos a correr con nuestra vida, luego debemos reducir la velocidad y reflexionar sobre lo que es más importante para nosotros en aquel momento. La solución a nuestros problemas será la lista de tareas y el análisis constante de la situación.

Debo ser perfecto

Aspiramos al perfeccionismo, no nos permitimos cometer errores, todo debe ser perfecto. No solo planificamos, planificamos hacer el plan, el plan B, sistema de emergencia y plan de sistema de emergencia. Estamos convencidos de que solo nosotros podemos hacer todo bien, por eso no delegamos nada a nadie. Somos críticos de nosotros mismos y de los demás. Entonces, por supuesto, nos quejamos de que nadie nos ayuda. Es como las madres cuyos hijos y esposo no hacen nada, y solo ellas trabajan en casa y se esfuerzan, porque nadie puede hacer las cosas de tan ideal manera como ellas (pero no dan la posibilidad a nadie para que aprenda a cumplir las tareas). Para sobrevivir, necesitamos reducir nuestros estándares y pedir a otras personas que intervengan cuando vean que estamos tendiendo a la perfección. Asegurémonos en cada momento del objetivo de nuestros pasos, cuál es el nivel esperado y no hagamos más.

Hago mucho

¿Cómo nos describirán los demás? Todo es una llamarada. Al principio, nos entusiasma la tarea, especialmente cuando hacemos algo por primera vez. Estamos motivados, enérgicos, pero no tenemos tendencia a finalizar las acciones tomadas. No tenemos paciencia para realizar constantemente las mismas tareas monótonas. Además, generalmente comenzamos muchas cosas, especialmente no relacionadas con el tema, que no nos llevan a ningún propósito. Por eso la gente nos toma por caóticos. Para lograr mejores resultados, siendo este tipo, debemos trabajar en concentrarnos en una tarea y en el objetivo que la guía, tratar de evaluar nuestras capacidades de manera realista y no exagerar con la cantidad de tareas que realizamos.

Preocupo por otros

Trabajamos muy bien con otros. Nos gusta estar cerca de la gente. Sin embargo, no somos asertivos, tomamos todas las tareas que otros nos delegan. No sabemos nuestras tareas ni nuestros objetivos, porque los demás nos administran tan perfectamente que no tenemos suficiente tiempo para pensar en lo que realmente queremos nosotros. Para no volvernos locos, debemos ocuparnos de nuestra asertividad. Debemos recordar sobre nuestras necesidades y metas y comunicarlas a los demás.

Debo ser fuerte

Funcionamos eficientemente incluso bajo la presión. Somos resistentes al estrés. Tenemos un gran sentido del deber, por eso a menudo trabajamos por mucho tiempo y sin interrupción. No podemos admitir nuestros errores y nuestras debilidades. No pedimos ayuda y no delegamos, porque es un signo de fracaso para nosotros. ¿Qué tenemos que hacer? ¡Descansar! Aprender a recibir retroinformación, pero también apoyo.

Enfoque de planificación

Aquí, la división es bastante clara, o planificamos todo, o no planificamos nada. Estos son los extremos de la situación. Podemos dibujar una línea larga, donde en cada extremo hay una de las actitudes y cada uno de nosotros podría determinar dónde está su actitud en esta línea. Estos enfoques no solo se caracterizan por nuestra actitud hacia la planificación. Ahora nos enfocaremos en describir exactamente estos dos enfoques extremos:

Planifico todo

Tenemos una vida organizada. Llegamos a conclusiones y tomamos decisiones firmes. Nos gusta lograr metas. Sin embargo frecuentemente imponemos nuestra opinión a otros y abusamos de las palabras “deber”, “Tengo que”. Hacemos todo de una manera perfecta, somos disciplinados, persistentes y exigentes. Discutimos planes y agendas, establecemos fechas tope, nos enfocamos solamente en resultados y logros. En las relaciones con los demás, a menudo tratamos de hacer todo por su bien, al menos así lo creemos. Nos gustan las relaciones estables y seguras.

No planifico nada

Llevamos una vida espontánea y flexible. Nos rendimos al flujo de la vida y estamos abiertos a lo que el momento nos ofrezca. No queremos perder ninguna oportunidad, queremos experimentar todo el tiempo. Con mucha frecuencia usamos las palabras ‘posible’, ‘tal vez’, ‘probablemente’. No nos gustan los planes, sentimos que nos están molestando. Nos apartamos del tema, siempre tenemos en cuenta muchas opciones. Siempre aprovechamos la oportunidad cuando el trabajo se puede combinar con la diversión. Formas tradicionales de relaciones nos perturban. En el trabajo, posponemos todos los asuntos hasta el momento en el que ya es demasiado tarde para hacerlos.

La exageración, en todas las direcciones es mala y debemos encontrar el punto óptimo, perfecto para nosotros y nuestra vida.

Maneras de realizar las tareas

Aquí también voy a presentar dos enfoques extremos. En este caso, sin embargo, generalmente las personas pertenecen a un tipo u otro. Es menos común que alguien cambie de reacción. Sabemos que hay excepciones a cada regla y alguien, por ejemplo, en el trabajo, puede reaccionar de una manera, mientras estudiando o realizando las tareas domésticas de la otra.

Todo hago enseguida

Es muy simple. Alguien nos dice algo, lo hacemos enseguida. Tenemos una tarea en la escuela / universidad. No es importante que esté para devolver en 2 semanas, lo hacemos el día en que se estableció. Por lo general, tales tareas se convierten inmediatamente en nuestra prioridad, son importantes y urgentes para nosotros. La ventaja de este enfoque es que todo está listo a tiempo (o más bien antes de tiempo). Al hacer todo de manera regular, no tenemos ningún trabajo pendiente. “El trabajo pendiente” no existe para nosotros porque ya lo hemos hecho el día que nos enteramos. Usualmente tenemos un pensamiento que primero nuestros deberes y luego el placer de nuestra vida. Este enfoque, sin embargo, tiene una desventaja importante. No entendemos que otros no hacen todas las cosas de esta manera, y exigimos exactamente lo mismo de ellos. Por eso es bueno recordar que nos rodeamos de personas diferentes. No debemos ser tan críticos con otras actitudes.

Todo hago en el último momento

Cada fecha límite se convierte en algo urgente para nosotros solo un día después de esta fecha. ¿Nos olvidamos de todo? ¿O, más bien, que somos demasiado flexibles cuando pensamos sobre el tiempo y los deberes? Siempre pensamos que tenemos tiempo para todo. Tenemos tiempo para el descanso, para las reuniones, para la diversión, y luego de repente, resulta que hemos olvidado algunas cosas o que alguien nos está esperando. En este enfoque, siempre pensamos que primero los placeres de la vida y luego las obligaciones. A menudo, con esta actitud, o pasamos toda la noche trabajando (porque tenemos que hacerlo perfectamente), o lo hacemos con negligencia. Para sobrevivir, debemos aprender a anotar las tareas y fechas de su ejecución y a revisar cada día, que es lo más urgente y centrar nuestras actividades en ello.

Foto del día

Conociéndonos un poco más, os animo a conocer vuestra efectividad y cómo organizáis vuestro tiempo. ¿Cómo hacerlo? Recomiendo tomar una fotografía del día. ¿Cómo? Registrando exactamente todas las actividades que realizamos desde el momento en que abrimos los ojos por la mañana hasta que nos vamos a dormir. El mejor resultado tendremos siguiendo de escribir todas las actividades durante una semana, pero esto también nos hará perder mucho tiempo. Creo que observarnos por un día también nos permitirá sacar las conclusiones adecuadas. Además, os invito a marcar durante ese día nuestra productividad y nuestras ganas; cuando estamos entusiasmados y cuando no nos gusta hacer nada. Actualmente, hay muchas oportunidades para tomar fotos del día:

1. en el papel

Podéis llevar un pequeño cuaderno con vosotros todo el día y escribir cada acción con la hora y el minuto que la empezamos (baño, comida, TV, Facebook, todo, no solo las cosas que os acercan a vuestras metas)

2. tomando alguna aplicación en el teléfono

Hay muchas aplicaciones ahora. Usé la aplicación YourHour para determinar mejor cuánto tiempo pierdo en el teléfono (buscando cosas, viendo fotos en Instagram, escribiendo en Messenger o WhatsApp), pero en esta aplicación no notaremos todo lo que hacemos “en el mundo real”.

3. fotografías

Esto requiere un mayor esfuerzo porque cuando tomamos fotografías cada vez que cambiamos de actividades, tenemos que pasar un tiempo por la tarde para apuntar exactamente las horas y los minutos de cada tarea.

He hecho una tabla. Espero que os ayuda a hacer este ejercicio.

Cuando ya hemos hecho fotografía de todo el día, por la noche o al día siguiente, resumimos tiempo para todas las actividades: por ejemplo, comidas, preparación de comidas, llamadas telefónicas, Instagram, lectura, etc. La etapa final es sacar conclusiones. ¿Dónde queremos pasar menos tiempo y dónde más? ¿Qué queremos hacer, para lo que no teníamos tiempo? ¿Quizás eliminando algo de nuestro día, podremos hacer algo más que siempre hemos soñado hacer?

Biorritmo

Gracias a la fotografía del día y al marcado durante el día en que somos más y menos productivos, podremos dibujar un biorritmo. Esta es la sinusoide de la eficiencia de nuestra mente a lo largo del día. Sobre esta base, podremos determinar fácilmente a qué hora es mejor planificar las tareas más difíciles a lo largo del día.

El registro de nuestro día nos permitirá también definir nuestras prioridades y llamar la atención a todos los ladrones de nuestro tiempo. Sobre esto, sin embargo vamos a hablar más en los posts subsiguientes.

K.