Żeby móc zmierzyć się z jak najlepszym zarządzaniem własnym czasem, a raczej zarządzaniem sobą w czasie, jaki mamy, musimy znać podstawy. Co to znaczy? Musimy wiedzieć kim jesteśmy. Jakim typem, jeśli chodzi o zarządzanie czasem. Musimy wiedzieć jak radzimy sobie z czasem na obecną chwilę. Z tego wpisu nie tylko dowiecie się, jaki macie stosunek do czasu, ale również co to jest to zarządzanie czasem tak naprawdę. Na koniec tego wpisu zachęcę Was również do spróbowania określenia biorytmu wydajności oraz sprawdzenia, jak używacie tego zasobu, jakim jest czas.

Przedstawię Wam w tym wpisie kilka podejść. Uświadomienie sobie tego, w której grupie ludzi się znajdujemy, w każdym z podejść, pozwoli nam na dalszy rozwój.

Ludzi dzielimy na różne typy uwzględniając poniższe podejścia:

1. Sposoby postrzegania czasu
   1. Orientacja na przeszłość
   2. Orientacja na teraźniejszość
   3. Orientacja na przyszłość
2. Style pracy
   1. Spieszę się
   2. Muszę być doskonały
   3. Robię dużo
   4. Dogadzam innym
   5. Muszę być silny
3. Podejście do planowania
   1. Planuję wszystko
   2. Nie planuję nic
4. Podejście do realizacji zadań
   1. Robię od razu
   2. Robię na ostatnią chwilę

Ale najpierw:

Żeby dobrze zarządzać swoim czasem, trzeba wiedzieć jedną rzecz. Najważniejsza jest planowość i efektywność. To są te dwa wyznaczniki, na podstawie których możemy powiedzieć, czy zarządzamy naszym czasem dobrze, czy też źle. Chodzi o to, żeby każdy dzień, każda godzina były zaplanowane i celowo wykorzystane. Doba ma tylko 24 godziny. Jak to jest, że jedni potrafią wiele zdziałać, a inni się nudzą? Jedni potrafią być efektywni, a drudzy są tylko zajęci? Jak to jest, że jeden pracownik – mając te same obowiązki jest w stanie zrobić swoje i jeszcze pracować za innych, a drugi pracownik jest w niedoczasie? I oczywiście nie mówię tutaj o planowaniu każdej godziny wolnego czasu, wakacji czy bycia z rodziną. Skupiam się tutaj na czasie pracy (czy to na etacie, czy to na własnej działalności), obowiązkach domowych, dodatkowych zajęciach i celach w życiu.

Nie zarządzasz czasem, jeśli…

Jeśli śpisz za dużo, lub za mało (powyżej 9h lub poniżej 4h), codziennie tracisz czas na wylegiwanie się, bezsensowne patrzenie w ekran (czy to telewizora czy telefonu), rano tracisz na przygotowanie się do dnia więcej jak godzinę, wszędzie się spieszysz i/lub spóźniasz, to może oznaczać tylko jedno. Nie zarządzasz własnym czasem, albo robisz to nieudolnie. I znowu, nie chodzi mi tu o sytuację, w której rodzic małych dzieciątek nie śpi więcej jak 4h i to snem przerywanym. Na to nie mamy wpływu 😀

Taka ciekawostka.

Kiedyś przeprowadzono badania na pracownikach firmy, gdzie badacz wyliczył, że w ciągu 8 godzin pracy, pracownik produktywnie przepracowuje zaledwie 3h 50 min. Ciekawa jestem, kiedy skrócą czas pracy na rzecz efektywnej pracy. (Badanie to jest z 1995 roku – znalazłam w notatkach ze studiów, nie mam źródła). To samo się dzieje z naszym czasem w domu czy w pracy na własny rachunek. „Kręcimy się w miejscu” i wydaje nam się, że coś robimy, a w rzeczywistości nic z tego nie wychodzi. Ludzie czynu nie patrzą na swoją pracę poprzez liczbę godzin przepracowanych, a poprzez efekt, jaki udało im się osiągnąć. Jeśli pracujecie na swoim – chyba lepiej, żeby w krótszym czasie zrobić więcej, a „zaoszczędzony” w ten sposób czas móc spędzić na czytaniu, siłowni, czy dbaniu o ogród (co, kto woli).

Zarządzanie czasem, czyli efektywność każdego dnia to racjonalne planowanie zadań i ich realizacja, to samodyscyplina oraz delegowanie. Dlatego teraz przejdziemy już (albo raczej dopiero?) do wszystkich typów, jakie chciałabym wyszczególnić.

Jak postrzegamy czas?

Musimy zrozumieć to, jaki mamy stosunek do czasu, gdzie tkwią nasze priorytety. Musimy w ten sposób postarać się zapanować nad równowagą w tym temacie. Bo podejścia są trzy – w idealnym świecie każdy człowiek korzysta z każdego typu „po równo”.

Orientacja na przeszłość.

Będąc skupionymi na przeszłości, rozpamiętujemy, spędzamy czas na rozmyślaniu. Kluczem do naszego istnienia jest historia. W zależności od tego, czy mamy pozytywny, czy negatywny stosunek do swojej historii, w taki sposób żyjemy dniem dzisiejszym. Jeśli skupiamy się na dobrych rzeczach, umiemy wyciągać wnioski, nawet ze złej sytuacji, patrzymy na to, jak poradziliśmy sobie z daną sytuacją i co dobrego z tego wyniknęło. Natomiast, mając negatywne podejście, pomijamy w ogóle dobre rzeczy, które nam się przytrafiły, a co za tym idzie, w dniu dzisiejszym tyle samo siły wkładamy w działania pożyteczne, jak i bezowocne. Jak to się dzieje? Podświadomie chcemy mieć na co narzekać w przyszłości. Nie zapominajmy jednak, nie zależnie od tego, czy podejście do przeszłości mamy pozytywne czy negatywne, musimy również skupić się na dniu dzisiejszym, bo to na niego mamy wpływ.

Orientacja na teraźniejszość

Jeśli jesteśmy skupieni tylko na tu i teraz, wiemy co robimy, ale nie wiemy po co to robimy. Ryzykiem jest to, że możemy albo przesadzić z zabawą, myśląc że jutro nie istnieje, albo twierdzić, że wszystko jest bezcelowe i nie zajmować się niczym. Jak to możliwe? Osoby zorientowane na teraźniejszość, nie myślą o tym co było, czyli nie wyciągają wniosków, ale również nie snują planów na przyszłość, czyli ich działania nie mają żadnego celu. Dlatego albo nigdzie się nie spieszą, robią to, co muszą , albo spieszą się wszędzie, bo chcą zrobić jak najwięcej (i tutaj istnieje ryzyko robienia wszystkiego po łebkach). Dlatego będąc zorientowanymi tylko na teraźniejszości powinniśmy nauczyć się pamiętać o przeszłości oraz ustalać cele na przyszłość.

Orientacja na przyszłość

Zapominamy o swojej historii, nie myślimy o dniu dzisiejszym, tylko ciągle snujemy plany. Nie skupiamy się na tym co robimy, tylko ciągle pracujemy nad tym, co zrobimy w przyszłości. Planowanie z wyprzedzeniem jest dla nas ważniejsze, niż sama realizacja zadania. Mamy ciągłe poczucie, że poświęcamy nasze „dziś”, na rzecz lepszego jutra, przez co nigdy nie cieszymy się tym, co mamy. Ryzykiem tutaj jest zepchnięcie na dalszy plan naszych aktualnych potrzeb.

Wszystkie te trzy podejścia mają swoje wady i zalety. Grunt to mieć zrównoważone podejście do czasu i korzystać ze wszystkich tych orientacji.

Style pracy

Teorię tą wzięłam z książki „Efektywny System Pracy” Macieja Sasina, a on opracował ją na podstawie pracy Julie Hay. Kiedy zidentyfikujemy nasze style pracy, będziemy wiedzieć skąd biorą się nasze problemy z zarządzaniem czasem.

Spieszę się

Ciągle się spieszymy, pracujemy szybko i robimy wiele zadań w jednym czasie. Być może świetnie radzimy sobie z presją czasu, natomiast niekoniecznie jesteśmy efektywni. Szybko myślimy, szybko robimy, ale co za tym idzie często się spóźniamy i zapominamy o pewnych sprawach. Aby lepiej żyć będąc tym typem, musimy uświadomić sobie ten moment, w którym zaczynamy gonić, musimy wtedy zwolnić i zastanowić się, co jest w danej chwili dla nas najważniejsze. Rozwiązaniem naszych problemów będzie notowanie zadań i ciągła analiza sytuacji.

Musze być doskonały

Dążymy do perfekcjonizmu, nie pozwalamy sobie na błędy, wszystko musi być idealne. Nie tylko robimy plan, robimy plan planu, plan B, system awaryjny i plan systemu awaryjnego. Jesteśmy przekonani, że tylko my jesteśmy w stanie zrobić wszystko dobrze, dlatego nie delegujemy nic nikomu. Jesteśmy krytyczni wobec siebie i wobec innych. Potem oczywiście narzekamy, że nikt nam nie pomaga. To tak, jak matki, których dzieci i mąż nic nie robią, a one harują ile wlezie, bo przecież nikt nic nie umie (tylko czy dały szansę komukolwiek, czegokolwiek się nauczyć?). Aby przeżyć, najlepiej pomyślmy o obniżeniu naszych standardów oraz poproszenie osób z zewnątrz o interwencję, gdy widzą, że dążymy do perfekcji. Upewniajmy się na każdym kroku, jaki jest nasz cel, jaki jest oczekiwany poziom i do niego dążmy.

Robię dużo

Jak nas określą inni? Mamy słomiany zapał. Na początku entuzjastycznie podchodzimy do zadania, zwłaszcza, jak robimy coś pierwszy raz. Jesteśmy zmotywowani, energiczni, jednak nie mamy tendencji do finalizowania podjętych działań. Nie mamy cierpliwości do wykonywania ciągle tych samych, monotonnych zadań. Dodatkowo zwykle rozpoczynamy wiele rzeczy, zwłaszcza zupełnie nie związanych z tematem, które prowadząc nas donikąd, przez co sprawiamy wrażenie chaotycznych. Aby osiągać lepsze rezultaty, będąc tym typem, musimy popracować nad koncentracją na jednym zadaniu i na celu, który mu przyświeca, starać się realnie oceniać nasze możliwości i nie przesadzać z ilością zadań, jakie wykonujemy.

Dogadzam innym

Świetnie pracujemy w zespole. Lubimy przebywać wśród ludzi. Jesteśmy jednak mało asertywni, bierzemy od wszystkich każde zadanie, którym chcą nas obarczyć. W sumie to nie mamy swoich zadań i swoich celów, ponieważ inni tak doskonale nami zarządzają, że nie starcza nam doby, aby pomyśleć o tym, czego tak naprawdę chcemy mu. Aby nie zwariować, popracujmy nad swoją asertywnością. Pamiętajmy o swoich potrzebach i celach i komunikujmy je innym.

Muszę być silny

Działamy sprawnie nawet pod presją. Jesteśmy odporni na stres. Mamy duże poczucie obowiązku, dlatego często pracujemy długo i bez przerwy. Nie potrafimy przyznawać się do błędów i słabości. Nie prosimy o pomoc i nie delegujemy, bo jest to dla nas oznaka niepowodzenia. Co musimy zrobić? Odpuścić! Nauczyć się przyjmować informację zwrotną, ale również i wsparcie.

Podejście do planowania

Tutaj podział jest raczej klarowny, albo planujemy wszystko, albo nie planujemy nic. Są to ekstrema sytuacji i jakby narysować długą linię, na której na każdym z końców jest jedna z postaw, każdy z nas mógłby określić, w którym miejscu znajduje się na tej linii. Podejścia te charakteryzują się nie tylko tym, dlatego teraz skupimy się na opisaniu dokładnie tych dwóch ekstremalnych podejść:

Planuję wszystko

Prowadzimy zorganizowane życie. Dochodzimy do wniosków i podejmujemy stanowcze decyzje. Lubimy osiągać cele.  Często jednak narzucamy swoja wolę innym i nadużywamy słów „powinienem”, czy „należy”. Robimy wszystko perfekcyjnie, jesteśmy zdyscyplinowaniu, wytrwali i wymagający. Omawiamy plany i terminarze, ustalamy nieprzekraczalne terminy, jesteśmy nastawieni tylko na wyniki i osiągnięcia. W relacjach z innymi często staramy się robić wszystko dla ich dobra, przynajmniej tak nam się wydaje. Lubimy stabilne i bezpieczne znajomości.

Nie planuję nic

Żyjemy spontanicznie i elastycznie. Poddajemy się prądowi życia i jesteśmy otwarci na to, co nam dana chwila zaoferuje. Nie chcemy stracić żadnej okazji, chcemy doświadczać wszystkiego. Często używamy słów „możliwe”, „być może”, „prawdopodobniej”. Nie lubimy planów, czujemy, że nas krępują. Odbiegamy od tematu, zawsze bierzemy wiele opcji pod uwagę. Zawsze korzystamy z okazji, kiedy pracę można połączyć z zabawą. Tradycyjne formy znajomości nas osaczają. W pracy odkładamy wszystkie sprawy do czasu, gdy są na już, lub na wczoraj.

Przesada, w każdym z kierunków jest zła i trzeba znaleźć to optimum, idealne dla nas i naszego działania.

Podejście do realizacji zadań

Tutaj również skupiamy się na dwóch ekstremalnych podejściach. W przypadku jednak zwykle ludzie albo należą do jednego typu, albo do drugiego. Rzadziej zdarza się, że ktoś reaguje i tak i tak. Choć wiadomo, od każdej reguły są wyjątki i ktoś np. w pracy może reagować w dany sposób, podczas nauki czy w obowiązkach domowych w drugi.

Robię od razu

Sprawa jest prosta. Ktoś nam coś zleca, robimy to od razu. Mamy zadanie domowe w szkole/ na uczelni. To nic, że jest na za 2 tygodnie, robimy je w dniu, w którym zostało ono zadane. Zwykle takie zadania od razu stają się naszym priorytetem, są dla nas ważne i pilne, są na już, na wczoraj. Zaletą takiego podejścia jest fakt, że wszystko mamy gotowe na czas (a raczej przed czasem). Robiąc wszystko na bieżąco, nie mamy zaległości, także to nie jest tak, że rzucamy wszystko inne. „Wszystko inne” nie istnieje, bo już je wykonaliśmy w dniu, w którym się o tym dowiedzieliśmy. Zwykle mamy podejście, najpierw obowiązki, potem przyjemności. To podejście jednak ma jedną główną wadę. Nie rozumiemy tego, że inni tak nie mają i wymagamy od nich dokładnie tego samego. Dlatego dobrze jest pamiętać o tym, że otaczamy się różnymi ludźmi i nie bądźmy tak krytyczni wobec innych postaw.

Robię na ostatnią chwilę

Każdy termin nieprzekraczalny staje się dla nas pilny dopiero dzień po. Czy wynika to z zapominalstwa? Czy raczej z luźnego podejścia do pojęcia czasu i zobowiązań? Niezależnie z czego to wynika, zawsze wydaje nam się, że mamy czas. Mamy czas na odpoczynek, na spotkania, na zabawę, a potem NAGLE okazuje się, że zawaliliśmy kilka spraw, że zapomnieliśmy o czymś, że ktoś na nas czeka. W tym podejściu zawsze wychodzimy z założenia, że najpierw przyjemności, a potem obowiązki. Często przez taką postawę albo zawalamy noc (bo musimy to zrobić idealnie), albo robimy po łebkach. Aby przeżyć, musimy nauczyć się notować zadania i termin ich wykonania i codziennie rewidować, co jest najbardziej pilne i właśnie na tym skupiać nasze działania.

Fotografia dnia

Znając już trochę bardziej siebie zachęcam Was do poznania naszej efektywności oraz jak teraz organizujemy siebie w czasie.  Jak to zrobić? Polecam zrobić fotografię dnia. Jak? Zapisując dokładnie wszystkie działania, jakie wykonujemy od momentu otworzenia oczu rano, do momentu pójścia spać. Idealnie jest śledzić swoje działania przez tydzień, ale umówmy się, dużo czasu na to stracimy. Uważam, że obserwowanie siebie przez jeden dzień również pozwoli nam na wyciągnięcie odpowiednich wniosków. Dodatkowo zachęcam do zaznaczania podczas takiej fotografii dnia naszej wydajności, tego kiedy jesteśmy pobudzeni oraz tego, kiedy nic nam się nie chce. Obecnie istnieje wiele możliwości fotografii dnia:

1. Na papierze

Możecie nosić ze sobą mały notesik, w którym skrupulatnie notujecie każde działanie i dokładny czas jego rozpoczęcia (toaleta, jedzenie, TV, Facebook. Wszystko, nie tylko te rzeczy, które dokądś Was prowadzą)

2. Na telefonie

Istnieje teraz wiele aplikacji. Ja korzystałam z aplikacji YourHour, aby lepiej określić to, ile czasu marnuję w telefonie, jednak w tej aplikacji nie zanotujemy tego wszystkiego co robimy „w realu”.

3. Zdjęciami

Jednak to wymaga od nas więcej wysiłku, bo robiąc zdjęcia przy każdej zmianie czynności, później wieczorem musimy stracić czas na ich przepisanie na papier.

Tutaj przygotowałam Wam gotową stronę do wydruku.

Gdy mamy już zrobiony cały rejestr dnia, wieczorem, bądź na następny dzień sumujemy wszystkie działania jednego typu: np. Posiłki, przygotowanie posiłków, rozmowy telefoniczne, Instagram, Czytanie itd. Ostatni etap to wyciąganie wniosków. Gdzie chcemy spędzać mniej czasu, a gdzie więcej? Co chcemy zacząć robić, na co nie mieliśmy czasu? Może eliminując coś z naszego dnia, na co marnowaliśmy czas, uda nam się zrobić coś innego, o czym zawsze marzyliśmy?

Biorytm

Dzięki fotografii dnia i zaznaczaniu w trakcie takiego dnia, kiedy jesteśmy bardziej i mniej produktywni, będziemy mogli wyrysować swój biorytm. Jest to sinusoida wydajności umysłu w ciągu całej doby. Na jej podstawie będziemy mogli łatwo określić, na jaką godzinę najlepiej planować zadania najtrudniejsze w ciągu całego dnia.

Rejestracja naszego dnia pozwoli nam na określenie naszych priorytetów oraz zwrócenie uwagi na wszystkich złodziei naszego czasu. Ale o tym, już niebawem.

K.