Organizacja miejsca pracy

Opublikowane przez OptimismoCompartido w dniu

Z ostatnich wpisów z serii zarządzania czasem wiemy już Kim jesteśmy, jeśli chodzi o czas. Wiemy co jest dla nas najważniejsze w życiu i wiemy, jacy złodzieje kradną nam nasz czas i jakie kłopoty mamy z zarządzaniem nim. Dzisiaj, aby lepiej pracować w czasie, który faktycznie poświęcamy na pracę, musimy zorganizować sobie idealne miejsce do pracy.

Porządek w miejscu pracy

Niezależnie czy pracujemy u kogoś w firmie, na ciągłym home officie czy robimy coś na swoim. Nieważne, czy mamy swoje stałe miejsce (idealny gabinet, a w nim biurko, gdzie wszystko ma swoje miejsce), czy wędrujemy po domu jak nomadzi. Każdy w momencie jak „siada” do pracy, potrzebuje CZEGOŚ, aby tę pracę wykonać. Laptopa, maszyny do szycia, wykrojnika, maty, aparatu. Jak to wszystko ogarnąć, żeby ogarnąć siebie?

Utrzymujcie porządek

Może być to również twórczy bałagan. Cokolwiek sprawia, że czujecie, że odnajdujecie się w sytuacji. To, że dla mnie idealny porządek to pudełeczka, segregatory i teczki, nie znaczy, że dla Was to będzie to samo.  Najważniejsze to nie trzymać wszystkich rzeczy non stop na wierzchu, na widoku. Rzeczy, którymi na obecną chwilę się nie zajmujemy należy odłożyć na swoje miejsce, choćby zawsze to była sterta obok biurka. Ja osobiście nie wierzę w odnajdywanie się w bałaganie, bo widzę to na co dzień (nie u siebie, rzecz jasna). To, ile można tracić czasu na szukanie w kółko jednej i tej samej rzeczy, osobiście mnie przeraża.

Porządek nie tyczy się tylko biurka, czy jakiegokolwiek fizycznego miejsca, w którym czy na którym pracujecie. To tyczy się również komputera, tableta czy telefonu. To się tyczy zarówno miejsc na dyskach, jak i miejsc w sieci.

Segregacja

Trzymając się zasady, że każdą rzecz powinniśmy mieć w rękach tylko raz, możemy przetrwać i nie narobić sobie problemów. To się tyczy maili, książek, gazet, reklam czy dokumentów na dysku.

Jeśli wydaje nam się, że z czegoś możemy skorzystać, znajdźmy tej rzeczy odpowiednie miejsce. Takie miejsce, że zawsze intuicyjnie będziemy wiedzieć, że ta rzecz tam leży. Jeśli ciężko nam sobie wyobrazić, że coś nam będzie potrzebne, oddajmy to komuś lub po prostu wyrzućmy. Jeśli jest to rzecz niecierpiąca zwłoki, zróbmy ją od razu lub zaplanujmy dla niej czas w jak najbliższej przyszłości. Jeśli jest to większa sprawa, zróbmy z tego projekt i ustalmy kroki realizacji.

Jak kontrolować to, czy dana sprawa zasługuje na priorytetowe traktowanie, na zajmowanie się tym w ogóle czy na wyrzucenie? Sprawdzajcie ją zawsze w myśl listy kontrolnej umieszczonej poniżej, aby wiedzieć, czego sprawa w ogóle dotyczy:

  • Tytuł
  • Podsumowanie i wstęp
  • Wnioski i propozycje
  • Przebiec wzrokiem tytuły rozdziałów lub to, co jest pogrubioną czcionką

Miejsce pracy

Papierkologia

Tutaj z pomocą wchodzą segregatory, teczki, zeszyty, szuflady. Każdy dokument, rachunek, reklama, gazeta, książka powinny mieć odpowiednie miejsce. Dokumenty najlepiej segregować według typów lub chronologicznie. Jeśli chodzi o sprawy domowe dobrym podziałem jest:

  • Rachunki do płacenia
  • Paragony
  • Ubezpieczenia i inne dokumenty
  • Reklamy bieżące (przydają się idealnie, gdy co piątek ustalamy jadłospis na dany tydzień)

Dobrze jest stosować w takich papierach chronologię, dzięki czemu nie będziemy niepotrzebnie przetrzymywać papierów, które już straciły swoją wartość (np. paragon trzymany, w razie reklamacji).

E-maile

Aby nie zginąć w ilości maili i aby niepotrzebnie nie czytać w kółko jednego i tego samego, zachęcam do tworzenia sobie folderów w swojej skrzynce mailowej. Jaki najlepiej zastosować podział?

  • Osoba
  • Projekt
  • Dziedziny

Jeśli dużo piszecie z kilkoma osobami na różne tematy można również zastosować podfoldery. Idealnie przydaje się to w pracy, gdy masz naprawdę dużą liczbę korespondencji (Mój rekord to 650 maili po 3 tygodniach nieobecności w pracy). Odnalezienie się w takim gąszczu przyprawia o ból głowy. Dlatego sprzątając skrzynkę mailową, warto zaglądać do każdego maila tylko raz i filtrować skrzynkę ile się da w poszukiwaniu maili, które tyczą się tej samej sprawy. Znacznie ułatwia to pracę. Według mnie skrzynka nie przyprawiająca o siwienie włosów to 5 nieprzeczytanych maili + 10 przeczytanych, które wymagają od nas jakiejś akcji. Powyżej tej liczby to już bałagan, brak segregacji lub niewyrabianie się z robotą.

Dodatkowo sugeruję wypisanie się ze wszystkich newsletterów, do których już nie zaglądamy. Zapisaliśmy się wieki temu, otwieramy każdego maila, scrollujemy, nic nie czytamy. Tracimy w ten sposób kilka sekund na jednego maila. Biorąc pod uwagę, że niektórzy dostają po 5 newsletterów dziennie to w ciągu tygodnia mogą zaoszczędzić kilka minut.

Warto również ustawić sobie reguły dla maili przychodzących. Niektóre mogą od razu wpadać do jakiegoś folderu, inne mogą być zaznaczone od razu jakimś kolorem lub etykietą, a jeszcze inne od razu dostawać flagę ważności. Takie opcje są po części dostępne na Gmailu, po części na Thunderbirdzie, ale uważam, że w tym temacie wymiata akurat Outlook. Wielu uważa, że Outlook to skamielina, ale według mnie dużo się zmieniło w samej aplikacji i daje ona o wiele więcej możliwości, jak kiedyś.

Kreatywny porządek

Pliki

Znam taką osobą, która trzyma wszystko na pulpicie. Aż pulpit mówi „Więcej nie przyjmę”, wtedy następuje przeglądanie, usuwanie i robienie folderu „Nowy folder”, oczywiście na pulpicie. Informatykiem nie jestem, ale z tego co mi wiadomo, trzymanie zbyt dużego ciężaru na pulpicie, powoduje wolniejsze uruchamianie się komputera. Dlatego radzę Wam, róbcie foldery, ale LOGICZNE. Ja kiedyś robiłam foldery, segregowałam, a potem? Nie umiałam niczego znaleźć, bo nie skupiałam się podczas nadawania nazwy plikom czy folderom i później i tak miałam bałagan. Niby wszystko posegregowane, a i tak nie można niczego znaleźć. Dlatego radzę Wam – włączcie myślenie, zanim wrzucicie coś w jakiś folder. To samo tyczy się wszelkich dysków w chmurze.

Myślę, że są to najważniejsze kwestie organizacji miejsca pracy. Niezależnie, czy jesteście pracowymi nomadami i wszystko trzymacie w jednym przezroczystym pudełku, czy macie super duże biurko, a na nim segregatory albo sterty bałaganu. Ważne, żeby umieć się odnaleźć. Wypracujmy nawyki, dzięki którym nie zgubimy się w swoich dokumentach i innych rzeczach ważnych w naszej pracy. Bo porządek to nie tylko czysto wyglądające biurko, ale przede wszystkim system, który daje intuicyjny dostęp do potrzebnych informacji.

K.


2 Komentarze

optimismocompartido.pl Przyczyny kłopotów z zarządzaniem czasem · 18 marca 2019 o 21:18

[…] zarządzać własnym czasem, skoro źle zarządzamy przestrzenią wokół nas. Niejednokrotnie nie wiemy, że wśród tej sterty rzeczy są ważne sprawy, którymi dobrze […]

optimismocompartido.pl Efektywne wykonywanie zadań · 6 maja 2019 o 13:06

[…] efektywnie wykonać zadania na dany dzień trzeba się dobrze zorganizować. Chodzi tutaj o już wcześniej omawiany porządek. Mieć wszystko pod ręką. Mając listę zadań ustawioną według priorytetów, a bałagan nie […]

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *