Dzisiaj pora na wykrycie wszystkich złodziei czasu, z którymi musimy sobie poradzić, żeby mieć tego czasu więcej na rzeczy, które tak naprawdę są dla nas najważniejsze. Żeby mieć czas na czynności, które sprawiają nam radość, pozwalają dochodzić do kolejnych celów, musi dobrze nim gospodarować. Jeśli odpowiednio podeszliście do zrobienia fotografii dnia, którą przedstawiałam we wpisie o Podstawach… możecie od razu zobaczyć, gdzie najwięcej go marnujecie. Tak więc już zabieramy się za poskromienie tych przywłaszczycieli naszego czasu.

Bałagan

Nie chodzi mi tutaj o twórczy bałagan, którego niektórzy potrzebują, żeby lepiej pracować. Bałagan, o którym piszę przejawia się ciągłym poszukiwaniem różnych przedmiotów w stosach rzeczy nieuporządkowanych i zbędnych.

Niektórzy pracują w „bałaganie” ale są w stanie się w nim odnaleźć – i to jest OK. Ale jeżeli masz problem z tym, żeby znaleźć rzeczy, z którymi masz pracować – to czas na zrobienie porządków i trzymanie się ich. Jeśli chodzi o porządki to sugeruję zajrzeć na dwa blogi: Ani oraz Kasi, które o porządkach i zorganizowaniu przestrzeni wiedzą wszystko.

Internet i Telefon

I przez słowo „telefon” nie mam w tym momencie na myśli rozmów telefonicznych, to będzie w kolejnym punkcie. Obecnie z telefonu do celów, do jakich został stworzony, korzystamy stosunkowo niewiele. Tak więc pod ten punkt podpinam: Instagram, Facebook, Twitter, LinkedIn, gry oraz przeglądanie wiadomości dnia i/lub śmiesznych filmików.

Zachęcam Was bardzo gorąco do zainstalowania sobie aplikacji na telefon YourHour – choćby na tydzień – i monitorowania czasu, jaki spędzamy na wszystkich aplikacjach. Będziecie w szoku. Mnie taki monitoring wiele uświadomił i unaocznił to, co niby już wiedziałam. Ale! Kiedy na czerwono zaczyna się świecić czas na telefonie (u mnie zaczynała ikonka świecić na czerwono przy 30 minutach na danej aplikacji) to automatycznie wywołuje stres i niepokój „Jak mogłam tyle czasu zmarnować?”. Dzięki tej aplikacji naprawdę możecie zmniejszyć czas poświęcony na wszystko to, co nie do końca jest potrzebne.

Rozmowy telefoniczne

Potrafią ciągnąć się godzinami. Niektóre osoby dzwoniące potrafią zapytać nas „Możesz teraz rozmawiać?”, my im grzecznie odpowiadamy „Nie bardzo, jestem w pracy / robię coś ważnego.”, a oni, jak gdyby w ogóle nie słyszeli tej odpowiedzi, dalej ciągną swój temat.  Jak ograniczyć tego „złodzieja”? Planując dokładnie cele danej rozmowy i trzymanie się ich. Wszelkie rozmowy telefoniczne na pogaduszki powinny odbywać się dopiero po zrealizowaniu wszystkich obowiązków. Niezbędna jest tutaj również sztuka zdecydowanego mówienia, że oddzwonimy, jak będziemy mieć czas i nie przeciąganie tłumaczenia się, bo to daje pole dla naszego rozmówcy do ciągnięcia swojej rozmowy. Czasem jedynym wyjściem jest unikanie rozmów i podejmowanie tylko ważnych telefonów.

Wiadomości (e-mail, Messenger i inne komunikatory)

Przychodzące wiadomości ciągle odwracają naszą uwagę. Tyczy się to zarówno maili, wiadomości na Messengerze, Whatsappie i innych komunikatorach. Najlepiej jest wyłączyć funkcję powiadamiania o nowych wiadomościach w trakcie głównej pracy w ciągu dnia (idealnie jest wyłączyć je całkowicie i przeglądać tylko w nam dogodnym czasie, nie zakłócając przy tym życia codziennego). Zajmując się pocztą przychodzącą w określonych przedziałach czasowych nie tylko odzyskujemy kontrolę i swobodę, ale w dłuższej perspektywie przyzwyczajamy naszych korespondentów do określonych godzin naszej aktywności w mediach.

Dodatkowo w tej kwestii złodziejem często bywa zbyt rozwlekła komunikacja. Ludzie potrafią pisać rozwlekłe elaboraty o czymś, co inni napisaliby w 2 zdaniach. Jeśli Wy również należycie do takich osób – pora nauczyć się pisać zwięźle i na temat – zaoszczędzi Wam to mnóstwo czasu.

Telewizja

Oglądanie telewizji zwalnia z konieczności myślenia i nierzadko usprawiedliwia niewypełnianie obowiązków. To, co godne jest obejrzenia, to 2 – 3 wartościowe programy tygodniowo odpowiednio wyselekcjonowane wcześniej. Nie mówię, że oglądanie tzw. Odmóżdżaczy jest złe. Ale oglądanie ich w serii 3 – 4 programy jeden po drugim codziennie, to już totalna przesada. Obecnie do tego typu medium należy również Netflix i inne portale zapewniające rozrywkę – nie ma sensu oglądać miliona seriali, lepiej wybrać kilka. Najlepiej jest w ogóle zostawiać sobie takie rzeczy na wieczór, na weekend – żeby to nie było zastępstwem dla obowiązków, ale niejako nagrodą po ich wykonaniu.

Ogólnie na rozrywkę powinniśmy sobie dawać czas dopiero po wykonaniu naszych codziennych obowiązków oraz zaplanowaniu zadań na następny dzień. Wtedy ogląda się telewizję, czyta książkę lub rozmawia z koleżanką z większą przyjemnością. W innym wypadku jesteśmy niewolnikami własnych słabości, a zaległości będę się nawarstwiać, aż staniemy się sfrustrowani.

Spotkania

Nie, nie chodzi mi tu o spotkania towarzyskie wśród rodziny, czy przyjaciół – takie, dzięki którym zacieśniamy więzi czy spędzamy miło czas. Myślę tu o dwóch typach spotkań:

• Bezowocne zebrania i narady (czy to w firmie, czy w życiu prywatnym)

Przykładem może być tutaj spotkanie biznesowe z osobą, z którą na pewno nie podejmiemy współpracy, ale z jakiś niewyjaśnionych powodów pozwalamy tej osobie na spotkanie w celu przedstawienia oferty. Rozwiązanie? Ograniczanie spotkań do minimum, planowanie treści spotkań oraz ich ram czasowych, ścisłe precyzowanie celu i oczekiwanie rezultatów. Tak skonstruowane spotkania dają nam pole do popisu, a ich efekt daje nam szanse na rozwój.

• Spotkania z osobami, które wysysają z nas energię.

Niejednokrotnie są to toksyczne relacje, z których nie możemy lub nie potrafimy zrezygnować. Są to osoby, które albo są mega pesymistami i po spotkaniu z nimi czujemy się źle, albo są to osoby, które non stop krytykują nasze słowa czy czyny i po spotkaniu z nimi również czujemy się okropnie. Nie mi udzielać rad na ten temat, bo sama pracuję w tym temacie. Po przeczytaniu wielu wpisów u Edyty Zając jestem krok bliżej do idealnego życia w tym temacie.

Problemem może być również niedostateczne przygotowanie się do spotkania – czy to nasze, czy osoby z którą się spotykamy. W takim przypadku lepiej odwołać spotkanie lub przesunąć je w czasie. A jeśli w trakcie spotkania okazuje się, że nic z niego nie wyniesiemy, lepiej je przerwać, a o meritum treści, jakie powinny zostać zaprezentowane poprosić już w formie pisemnej, aby drugi raz nie tracić czasu na to samo.

Niezapowiedziani goście

Są tak samo problematyczni, jak rozmowy telefoniczne oraz wiadomości przychodzące. Nie wiadomo, jak sprawić, żeby takie wizyty nie trwały zbyt długo (myślę, że największy problem tutaj mają osoby pracujące z domu – większość otoczenia myśli, że taka osoba ma mnóstwo czasu i nic nie robi, więc można jej przeszkadzać). Najlepiej jest oczywiście postawić granice i starać się ucinać rozmówcy tam gdzie się da. Dodatkowo dobrze jest stać i nie zajmować miejsca siedzącego , dzięki temu nasz rozmówca też będzie miał opory, żeby się rozsiadać. Aby w przyszłości też takie coś się nie powtórzyło, najlepiej na odchodne zawsze dodawać, że trzeba się wcześniej zapowiedzieć i starać się trzymać tych ram, aż w końcu ludzie się przyzwyczają.

Hałas

Sąsiadka grająca muzykę zbyt głośno (moja rzeczywistość, aczkolwiek nie jest to moja bezpośrednia sąsiadka, więc muzyka już do mnie dociera mocno stłumiona), remont w bloku obok, nowo budowane osiedle, na do tej pory niezamieszkałych terenach. To wszystko powoduje, że nasze skupienie i koncentracja gdzieś umykają. W ten sposób w kółko czytamy jeden tekst i nadal nic z niego nie rozumiemy. Nie możemy nic napisać, bo myśli nie chcą ułożyć się w logiczną całość. Co wtedy zrobić? Zabić tego i owego 😊 Tak by się chciało, czasem człowiek ma już mordercze myśli, ale nie tędy droga. Dla mnie najlepszym rozwiązaniem są słuchawki i muzyka relaksacyjna. Innego rozwiązania póki co nie znalazłam. Jeśli macie jakieś – chętnie przeczytam wasze sposoby na walkę z hałasem.

Nieumiarkowane korzystanie z używek (kawa, papierosy)

Pomijając fakt niszczenia własnego zdrowia, częste picie kawy/ herbaty, palenie papierosów, powoduje nasze ciągłe odchodzenie od głównego zajęcia. Wtedy po każdej kawie, każdym papierosie, musimy od nowa włączać się w temat, nad którym pracowaliśmy. Aby tego uniknąć – ogranicz te używki i pozwalaj sobie na nie po zakończonej danej części pracy. Dobry sposobem na kawę jest robienie jej więcej do termosu, a herbata? Herbata zawsze lepiej smakuje nalana z imbryczka postawionego na podgrzewaczu 😊

Wylegiwanie się i ogólne lenistwo

„Jeszcze jedna drzemka” – i tracimy pół godziny (wiem, bo zawsze zapomnę ustawić drzemki i śpię za długo). Za dużo odpoczywamy zmęczeni nie wiadomo czym. Mówię to na własnym przykładzie (choć pewnie osoby znające mnie osobiście czytając to kazałaby mi się puknąć w głowę). Mój czas w obecnej chwili to jakieś 30 minut – godzina max w ciągu dnia oraz godzina lub trzy wieczorem – i ten czas na maksa wyciskam pisząc wpisy, czytając książki, projektując, ucząc się hiszpańskiego i angielskiego. A Kiedyś? Na wszystko „miałam czas” i zawsze byłam czymś zmęczona. Dochodziło do tego, że po pracy, po uczelni, czy nawet w dzień wolny nie zrobiłam kompletnie nic, albo połowę tego, co teraz robię w tak mocno ograniczonym czasie.

Pamiętajmy o jednym CZAS UTRACONY NIGDY NIE WRÓCI, dlatego każdy powinien nauczyć się racjonalnie gospodarować czasem. To, co wprowadza chaos w nasze działania związane z zarządzaniem czasem to brak dyscypliny i wewnętrznej harmonii. Bo największymi złodziejami czasu jesteśmy my sami. To przez nasze wybory – a raczej brak wyboru odpowiedniego zarządzania czasem – tracimy to, co jest tak cenne w naszym życiu. Zawsze myślmy o naszym czasie, jak o pieniądzach na koncie. To nie jest studnia bez dna i kiedyś się skończy. Jak będziemy źle zarządzać tym dobrem, to okaże się, że nasze „inwestycje” zostały źle ulokowane i teraz nie tylko nie mamy czasu, ale jesteśmy dłużni. Mówię tu o chorobach, które zmuszają nas do przebywania w szpitalu, chorobach, na które mieliśmy wpływ poprzez odpowiednie zarządzanie naszym czasem (a w konsekwencji naszym zdrowiem).

K.