Rozprawiliśmy się już ze złodziejami. Mam nadzieję, że pozbyliście się choć połowy z nich, albo chociaż ostro walczycie i nie macie zamiaru się poddać. Dziś pod lupę bierzemy przyczyny, przez które mamy kłopoty z zarządzaniem własnym czasem.

Problemy z planowaniem

• Niejasne wyznaczanie celów lub mgliste cele
• Nieodpowiednie planowanie dnia (za dużo/za mało),
• Brak umiejętności wyznaczania priorytetów na dany dzień/ tydzień
• Niewłaściwy rozkład dnia (i nie uwzględnianie naszej krzywej wydajności)
• Brak wiedzy na temat tego, ile czasu nam coś zajmuje

Niektórzy nie potrafią realistycznie oszacować czasu trwania danej czynności i optymistycznie zakładają, że wszystko pójdzie dobrze i sprawnie. Jednak zawsze potrzebują więcej czasu, ponieważ nie wkalkulowali w to nieprzewidzianych przeszkód lub faktu, że praca może być bardziej absorbująca, niż im się wstępnie wydawało. Kiedy do tego dochodzi, muszą reagować na problem, a to ma negatywny wpływ na wyniki. Zarywają noc, idą na skróty, żeby byle jak wywiązać się z zadania lub w ogóle nie kończą rozpoczętego projektu. Żeby nie mieć takich problemów, musimy nauczyć się wybiegać w przyszłość. Planować. Przygotowywać się na różne ewentualności. Spodziewać się nieoczekiwanego i dawać sobie bufor czasowy na wszystko.

Wiedza

• Niedostateczna znajomość zadania
• Niepełne lub opóźnione informacje
• Chęć znajomości wszystkich faktów

Przesada w każdym kierunku nigdy nie jest dobra. Nie wiedząc dokładnie, na czym polega zadanie lub dostając z opóźnieniem różne informacje, narażamy się na niedoszacowanie czasu, jaki potrzebujemy do realizacji danego zadania. Dodatkowo może okazać się, że dane zadanie przekracza nasze kompetencje lub nie sprawia nam przyjemności, przez co jego realizacja również zajmuje nam więcej czasu. Zanim następnym razem zgodzicie się na wykonanie jakiegoś zadania, miejcie pewność, że macie dostateczne informacje na jego temat. Ale pamiętajcie – przesada w drugim kierunku również nie przyniesie odpowiednich rezultatów. Rozdrabnianie się na coraz to mniejsze szczegóły powoduje, że zamiast zarządzać naszym czasem, marnujemy go.

Nadmiar

• Robienie zbyt dużo na raz. Oraz rozpoczynanie realizacji pewnych zadań, po czym odkładanie tej pracy na później i zabieranie się do innej. W ten sposób tracimy czas włożony na przerwane zadanie, nie wiedząc czy do niego w ogóle zdołamy wrócić. Dodatkowo nie zdajemy sobie sprawy z tego, ile wysiłku i czasu będziemy musieli włożyć znów, aby odtworzyć pierwotny stan i aby zapoznać się od nowa ze wszystkimi faktami.
• Robienie zbyt długo rzeczy związanych z jakimś zadaniem, ale nie przybliżających do jego realizacji. Chodzi tu o tak zwany perfekcjonizm, który prowadzi nas do zajmowania się drobiazgami i sprawami mało istotnymi, które w ocenie końcowej całego zadania nie mają i tak większego znaczenia.

Przez takie ciągłe bycie zajętym nie dajemy sobie szansy ani na przemyślenie ważnych spraw, ani na odpowiednie zrealizowanie danego zadania. Grunt to skupienie się na głównym celu danej czynności, a nie robienie miliona rzeczy dookoła.

Bałagan

• Osobista dezorganizacja
• Bałagan i/lub niewłaściwy system segregacji dokumentów

Jak zarządzać własnym czasem, skoro źle zarządzamy przestrzenią wokół nas. Niejednokrotnie nie wiemy, że wśród tej sterty rzeczy są ważne sprawy, którymi dobrze byłoby się zająć, oraz sprawy pilne, którymi już trzeba się zająć, natychmiast. Często musimy wtedy odłożyć na bok zaplanowane już zajęcia i przeskakiwać do innych zadań, co powoduje dodatkową dezorganizację.

Szaleństwo

• Pośpiech, zdenerwowanie. Powoduje podejmowanie decyzji w nieodpowiednich warunkach, co dodatkowo wpływa później na kolejne nasze dni (i np. walkę z problemami z tym związanymi). „Nie mam czasu się spieszyć” powinno nam przyświecać jako dewiza pracy i zarządzania czasem. Aby żadna decyzja, żadne nasze działanie nie było oznaką kryzysu i bałaganu. Receptą na pośpiech i błędne decyzje jest określenie celu każdej pracy, listy zadań, a w tym priorytetów oraz orientacyjnych terminów realizacji.
• Niecierpliwość jeśli chodzi o efekty
• Niska motywacja własna. Brak entuzjazmu i słaba motywacja do autentycznego wysiłku
• Niska motywacja innych związanych z zadaniem
• Brak samodyscypliny
• Pesymizm i brak wiary w siebie

Takie szaleństwa dnia codziennego można poskromić właśnie poprzez dobre planowanie. A efekty? Nigdy nie przychodzą z dnia na dzień. Jeśli naszym celem jest nauczenie się języka obcego, nie spodziewajmy się, że po miesiącu będziemy mówić płynnie. Ciężko jest nam zarządzać własnym czasem, bo wolimy robić inne rzeczy, zamiast zajmować się tym, czym powinniśmy. Trzeba pamiętać, że wszystko potrzebuje czasu. Na mnie bardzo dobrze działają książki motywacyjne. Dzięki nim praktycznie nie dopada mnie pesymizm oraz mam motywację do działania.

Stres

Stres jest zarówno przyczyną, jak i konsekwencją złego zarządzania czasem. Przyjmowanie zbyt dużej ilości obowiązków, ciągłe gaszenie pożarów, może prowadzić do stresu, bezsenności, nawracających przeziębień itp. A te stany powodować również mogą błędy, które będą w dalszym stopniu potęgować brak kontroli oraz brak czasu.

Nieodpowiednia ilość snu

Jak temu zapobiec? Regularnie kłaść się spać, stale o tej samej godzinie, również regularnie wstawać niezależnie od dnia tygodnia (nie da się wyspać „na zapas”), nie wylegiwać się, unikać ustawiania drzemek, bo one niepotrzebnie rozregulowują organizm. „Zaoszczędzony” czas wykorzystać na: relaks, czytanie, naukę, przyjemności dla siebie i innych, gimnastykę poranną/wieczorną, przemyślenia.

Spóźnialstwo swoje i innych

To taka przyczyna kłopotów z zarządzaniem czasem, której nie sposób nie omówić. Przez to, że ktoś się spóźnia, to on zarządza naszym czasem i my tracimy go bezpowrotnie. Mogliśmy w tym czasie robić inne rzeczy, ale musimy czekać. Takie oczekiwanie może prowadzić do kolejnych opóźnień w ciągu dnia, przez co nasze plany ulegają nieoczekiwanym zmianom. Ciężko zarządzać takimi niepewnymi momentami. Sposób na spóźnialskich? Mój niezawodny to podawanie innych terminów ostatecznych czy godzin spotkań. Działa zawsze. Praca musi być oddana do piątku? Spóźnialskiej osobie mówimy, że ma to zrobić do środy. Jesteście umówieni na 17.00 na jakieś spotkanie? Spóźnialskiemu mężowi mówisz, że jest o 16.00 😊 A co zrobić, kiedy jednak przyjdzie nam na kogoś czekać? Mieć  zawsze pod ręką książkę, albo posłuchać podcastu.

Brak koordynacji pracy zespołowej

Powoduje, że w grupie panuje chaos, przez co ciężko jest zarządzać zespołem i czasem związanym z danym zadaniem zespołowym. Jeśli nie ma osoby, która sprawuje pieczę nad rozdzielaniem zadań i pilnowaniem czasu związanego z jego realizacją, zadanie praktycznie staje się nie do wykonania. Jedynym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest praca wspólna, wspólne wypisanie zadań i wspólne ich rozdzielenie. Choć według mnie – coś takiego nie istnieje. Zawsze jest ta jedna osoba, która mówi „zbierzmy te wszystkie zadania”, „kto się tym zajmie?” – i to ona w naturalny sposób staje się koordynatorem grupy.

Nie doprowadzanie spraw do końca

Dlaczego jest to jeden z powodów przez które mamy kłopoty z zarządzaniem czasem? Ponieważ kiedyś będziemy musieli wrócić do tych niedokończonych spraw. One zwykle spadają na nas jak grom z jasnego nieba i wtedy nie ma już mowy o konkretnym planie, o zadaniach na dziś, tylko jest ta BOMBA, którą musimy jak najszybciej rozbroić, bo wybuchnie. Niedokończone sprawy to mogą być również super pomysły, które stwierdziliśmy, że nie nadają się do tego, aby ujrzały światło dzienne. Znam pewną osobę, która tak myśli o tym wszystkim co ja robię – że właśnie powinnam nie doprowadzić tej sprawy do końca – nie założyć bloga, nie wyprodukować swoich kalendarzy, zrobić jeden wydruk, zbindować i zostawić tak sprawę. Ale bym się wtedy zmarnowała… A czas, który poświęcam teraz na to wszystko byłby zmarnowany na … no właśnie, na co ?

Zbytnia papierkologia

Przyjmijmy zasadę, że każdy papier musi przejść przez nasze ręce tylko raz. Rzeczy takie, albo nadają się do kosza, albo do przekazania komuś, albo do zrobienia od razu, bo zajmują chwilę. Tylko niewielki odsetek papierów, które mamy w rękach wymaga od nas dużego zaangażowania – i takie rzeczy od razu powinny zostać zaplanowane. Więcej na ten temat piszę we wpisie o organizacji miejsca pracy.

Drugą sprawą dotyczącą papierkologii jest pisanie w kółko tego samego. Aby nie przepisywać rzeczy kilka razy, nie „poszerzać” notatek, trzymajmy się kilku zasad:

• Najpierw zbieramy wszystkie materiały dotyczące tematu w jedno miejsce
• Zastanówmy się, czy w ogóle jest sens coś pisać (jeśli chcieliśmy pisać np. maila – może lepiej wykonać telefon?)
• Zapiszmy najpierw w punktach cele
• Unikajmy zbędnych słów i informacji
• Tam, gdzie się da twórzmy szablony (czy to maila, czy jakiś podobnych treści)
• Nie marnujmy czasu na kilkukrotne redagowanie

O poniższych przyczynach kłopotów z zarządzaniem czasem będę więcej pisać w moich kolejnych wpisach, dlatego tutaj tylko je wymienię, a więcej dowiecie się już niedługo:

• Prokrastynacja, czyli odkładanie na później ważnych spraw i decyzji
• Brak umiejętności powiedzenia NIE
• Brak umiejętności delegowania (brak delegowania lub robienie tego w zły sposób)
• Brak koncentracji

Mam nadzieje, że dzięki temu wpisowi będzie Wam łatwiej poskromić swój czas. To, jak zarządzamy własnym czasem zależy praktycznie tylko i wyłącznie od nas. To jak go marnujemy również.

K.