Efektywne wykonywanie zadań

Co to znaczy efektywnie? Pracować dużo w pocie czoła? Narobić się? Być wiecznie zajętym? Nie mieć na nic czasu? A no nie, nic bardziej mylnego. „Efektywnie” to nie wykonywanie miliona czynności, „efektywnie” to osiągnięcie pożądanych rezultatów. To nie kręcenie się w kółko, bo nie wiadomo w co ręce włożyć. To zrobienie kroku do przodu w realizacji celów. Nie liczy się praca dla samej pracy, a efekty końcowe.  No dobra. Ale jak to zrobić?

Grunt to dobrze zaplanować

Czasem warto zaplanować za dużo. Pamiętajmy jednak, aby realizacja zadań odbywała się od tych najważniejszych, najtrudniejszych, po te mniej ważne. Żeby na koniec dnia nie okazało się, że zrobiliśmy mnóstwo nie tak ważnych rzeczy, a nic z tego co posunęłoby nas na przód w realizacji celów.

Przerwy

Dlaczego zaczynam od przerw, zamiast napisać „Ciężko pracuj”, „Nie obijaj się”? Ponieważ większość (nie tych prokrastynujących na maksa oczywiście) zapomina o przerwie. Dlatego ja zacznę od tego. Zaplanujmy sobie przerwy. Wypełnione zupełnie innym zajęciem lub przeznaczone na chwilę odprężenia. Przerwy zwiększają naszą efektywność. Nawet wtedy, gdy praca idzie dobrze, a może przede wszystkim wtedy. Żeby nie doszło do „zużycia materiału”. Planowanie i gospodarowanie czasem wolnym jest równie ważne, jak planowanie czasu pracy. W przerwie chodzi o to, żeby się naładować pozytywnie, zrelaksować, żeby się nam chciało wracać do przerwanej pracy. Przerwa potrzebna jest nam również do tego, aby zrewidować postępy naszej pracy, przeanalizować na szybko proces i sprawdzić priorytety.

Dyscyplina

Jak już zaplanowaliśmy miesiąc, tydzień i dzień, zaplanowaliśmy przerwy między każdym zadaniem, możemy przystąpić do pracy. Aby efektywnie realizować zadania, dyscyplina jest jednym z tych nawyków, które najbardziej pozwalają nam iść do przodu. Wiąże się ona z podejmowaniem wysiłku, aby zrobić to, co wcale nie jest łatwe czy przyjemne, kiedy wolelibyśmy robić coś zupełnie innego. Bo nie wszystkie zadania są super, nie wszystkie zadania sprawiają, że czujemy motylki w brzuchu. Jednak, aby osiągnąć zamierzone cele czasem trzeba robić coś mniej przyjemnego, aby mieć przyjemny efekt.

Organizacja

Aby efektywnie wykonać zadania na dany dzień trzeba się dobrze zorganizować. Chodzi tutaj o już wcześniej omawiany porządek. Mieć wszystko pod ręką. Mając listę zadań ustawioną według priorytetów, a bałagan nie utrudnia nam myślenia, możemy przystąpić do pracy i wykonywać po kolei zadania z listy, pamiętając o przerwach.

Sens

Abyśmy pracowali efektywnie, musimy czuć, że praca ta ma sens. Musimy mieć korzyści z poświęcenia czasu na daną czynność, zamiast na zajmowanie się czymś innym. „Koszty” utraconych możliwości nie mogą przewyższać zysków, jakie osiągniemy zajmując się danym tematem. Dlatego nauczmy się mówić NIE, tam gdzie nie widzimy sensu w angażowanie się, albo tam, gdzie widzimy, że ten czas możemy poświęcić na coś zupełnie innego.

Podział czasu

Robiąc fotografię dnia mieliśmy szansę sprawdzić, kiedy jesteśmy najbardziej produktywni. To jest ten czas, na kiedy powinniśmy planować najtrudniejsze rzeczy. Obserwujmy i analizujmy siebie. Każdy z nas ma taki czas, kiedy jest bardziej kreatywny, kiedy ma siłę na nowe zadania, kiedy ma otwarty umysł na nową wiedzę, kiedy skupia się najbardziej. To mogą być zupełnie inne godziny. W innej porze dnia jesteśmy super kreatywni, w innej nasz umysł przyjmuje wiedzę, a w jeszcze inne mamy siłę i ochotę na ciężką pracę fizyczną. Tylko i wyłącznie jeśli będziemy świadomi siebie możemy odpowiednio efektywnie zarządzać czasem i realizować zadania.

„Ważniejsze od robienia wszystkiego, jest robienie tego co trzeba.”

P. Drucker

To jest krótki wpis. Bo nie chodzi o lanie wody, żeby było dużo. To tak jak z efektywnym wykonywaniem zadań. Nie chodzi o to, żeby się narobić, żeby mieć zajęte 8 godzin. Chodzi o to, żeby zrobić co trzeba w jak najkrótszym czasie.

K.