Nie będę się tu zagłębiać w historię, nie będziemy uczyć się tutaj o tym, skąd wzięła się matryca Eisenhowera. To, co chciałabym, aby stało się po przeczytaniu tego wpisu, to żebyś potrafiła sobie pomóc w wyznaczaniu priorytetów danego dnia czy tygodnia. Do tego użyjemy tej tabeli, która pomoże Ci przeanalizować Twoją listę zadań.

Matryca Eisenhowera jest również nazywana macierzą lub kwadrantem. Nieważne jak ją nazwiesz, ważne jak będziesz z niej korzystać. Ma ona Ci pomóc w ustalaniu kolejności zadań na dany dzień, tydzień, miesiąc czy rok. Jeśli opracowałaś swoją Wielką Listę Celów, to wiesz, że Twoich celów na całe życie nie zrealizujesz w jeden dzień. Musisz głęboko się zastanowić, co będzie pierwsze, co drugie, a co może lub musi poczekać. Musisz zrozumieć, czym różni się sprawa pilna od ważnej i która z nich wymaga natychmiastowej akcji. Matryca ta ma Ci pozwolić na ocenę, na które zadania warto poświęcić więcej czasu i uwagi.

Ważne vs Pilne

Musisz najpierw zrozumieć czym różni się zadanie ważne od pilnego. Ponieważ zadania ważne, a zadania pilne wymagają zupełnie innego traktowania, zupełnie inaczej powinnaś do nich podchodzić. Inaczej będzie wyglądać lista priorytetów, kiedy rozróżnisz te zadania.

Od czego zależy ważność?

Zadania ważne to takie, które pozwalają się rozwijać. Zadania, które sprawiają, że czujesz się lepiej. Są to wszystkie rzeczy, które wpisałaś sobie na Wielką Listę Celów, które masz wpisane w cele roczne, które są Twoimi priorytetami życiowymi. To tutaj znajdują się wszystkie te zadania, które mają dla Ciebie sens, które są Twoim celem. To one są związane z Twoją wizją i Twoimi wartościami.

Pamiętaj jednak, że z czasem ważność jakiegoś zadania może ulec zmianie i to, co było ważne 5 lat temu, teraz może nie mieć zupełnie znaczenia. Dlatego ja co roku (zwykle przebiega to w trakcie czasu podsumowań rocznych i wyznaczaniu celów na dany rok) czytam dokładnie moją listę i zastanawiam się nad tymi celami wpisanymi na nią. Tobie też sugeruję to zrobić.

A co z pilnością?

Pilne zadania to takie, które wymagają natychmiastowej (albo prawie natychmiastowej) reakcji. Czas ich realizacji zbliża się nieubłaganie. Są to wszystkie rzeczy, o które ktoś Cię prosił albo które zobowiązałaś się zrobić (czy to przed kimś, czy przed samą sobą). Mają jakiś termin ostateczny, który już niedługo będzie do Ciebie krzyczał. Pilność zadania może się zmieniać, podobnie jak ważność. Zwykle coś, co w poniedziałek było pilne, z biegiem dni staje się coraz pilniejsze, aż w końcu przychodzi ten dzień, kiedy jest już za późno. Musisz wiedzieć, na ile pilne zadanie może być odwlekane, aby nie okazało się, że nie ma już czasu na jego realizację. Czasem jednak też jest w drugą stronę. Zadania, które były pilne, po upływie czasu i zmianie warunków mogą zmienić swój priorytet.

Siatka

Matryca jest podzielona na ćwiartki. Z jednej strony masz pilność danego działania, z drugiej strony ważność. Masz zadania pilne i niepilne, ważne i nieważne. W ten sposób każda z ćwiartek reprezentuje inny zestaw zadań. Mamy zadania pilne i ważne; pilne, ale nieważne; ważne, ale niepilne oraz nieważne i niepilne. Przejdźmy więc sobie po kolei przez każdą ćwiartkę.

„4”

W tej ćwiartce znajdują się zadania, którym nie powinnaś poświęcać zbyt wiele czasu, a zwykle najwięcej go właśnie na nie marnujesz. Są tu wszystkie nieważne i niepilne zadania, które kradną Twój czas. Zasadniczo powinnaś ich nie robić albo spychać na sam koniec. Niestety nie zawsze to tak wygląda. Jednak im więcej będziesz robić, żeby zredukować ich ilość lub całkowicie wyeliminować je z Twojego życia, tym lepiej. Musisz pamiętać, że jest to źródło czystego marnotrawstwa czasu. Im szybciej sobie uświadomisz ten fakt i będziesz spędzać mniej czasu nad takimi zadaniami, tym więcej będziesz spędzać czasu na zadaniach, które Cię rozwijają i które powodują, że czujesz się lepiej.

„3”

Tutaj znajdują się zadania niepilne, ale ważne. Możesz tutaj nie mieć terminu realizacji albo termin jest bardzo odległy, jednak są to sprawy ważne dla Ciebie lub Twojego rozwoju. To tutaj zwykle mieści się nauka języków obcych tak ogólnie, czytanie książek rozwojowych czy zaplanowanie wakacji. Od Twojej motywacji i samodyscypliny zależy, czy je zrobisz już teraz, czy będziesz odwlekać je w czasie. Ja mówię, że nie warto odkładać ich na „kiedyś”, żeby potem nie stwierdzić, że są to sprawy pilne i ważne. Wtedy zwykle jest o wiele ciężej, żeby się za to zabrać, a czasem może nawet wydawać Ci się, że już jest za późno. Powinnaś szczególną opieką otoczyć wszystkie zadania z tej ćwiartki. Rzeczy te są tutaj, bo są dla Ciebie ważne. Im szybciej do nich przejdziesz, tym będziesz mieć większą pewność, że zrobisz je i będzie to zrobione dobrze. Nie doprowadzaj do tego, aby stały się one pilne. To jest miejsce nie tylko na rozwój, ale również na wszystkie inne rzeczy ważne, które nie są naglące. To będzie spędzanie czasu z rodziną, czytanie książek, sport, relaks, odpoczynek, dbanie o zdrowie. Gdy nie poświęcisz odpowiednio dużo czasu na swój rozwój w tych kwestiach, może okazać się, że jesteś bardzo zajęta, ale nie robisz rzeczy, które prowadzą Cię w dobre dla Ciebie miejsca.

„2”

Są to zadania pilne, ale nieważne. Często masz problem z ustaleniem priorytetów między tą a trzecią ćwiartką. I choć pilne zadania sugerowałyby, że masz się zająć najpierw nimi, często są to zadania, którym powinnaś nie poświęcać w ogóle czasu albo poświęcać go jak najmniej. Tutaj znajdują się wszystkie zadania, które wymagają działania w pośpiechu. Problem z nimi jednak polega na tym, że nie są ważne, więc wypadałoby się zastanowić czy nie powinien zająć się nimi ktoś inny. Zadania te często są bardziej związane z innymi osobami. Są to ich zadania ważne, ale nie Twoje, dlatego powinnaś się zastanowić, na ile warto zajmować się zadaniami innych. To tutaj powinnaś ćwiczyć swoja asertywność i nie zgadzać się na rzeczy, których nie chcesz robić. Są to też idealne zadania „do zlecenia”. Możesz poprosić kogoś, aby to on zajął się tą rzeczą. Skoro nie są dla Ciebie ważne, może da się część z nich wyeliminować całkowicie?

„1”

Jest to najważniejsze miejsce w tabeli, jeśli chodzi o ustalanie priorytetów i tworzenie listy zadań na dany dzień. Są to zadania, które są ważne oraz są pilne. Zwykle poświęcasz im zbyt mało uwagi, robisz je w pośpiechu czy w ostatniej chwili, przez to jakość wszystkiego cierpi. A to tutaj znajdują się zadania, których niewykonanie pociąga za sobą znaczące konsekwencje. Tutaj znajdują się rzeczy, które mają największy wpływ na to jak może wyglądać Twoje życie w przyszłości. Często jednak zarządzanie tymi zadaniami to najnormalniej w świecie gaszenie pożarów. Dlatego należy robić wszystko, żeby tutaj nic nie trafiało albo chociaż trafiało jak najmniej. A jak już trafi, to zajmij się tym w pierwszej kolejności. Są to zadania, którym musisz poświęcić czas natychmiast i osobiście, ponieważ mogą stanowić o całym Twoim dalszym życiu.

Zarówno w życiu prywatnym jak i w pracy. Zarówno przy obowiązkach domowych jak i rozwoju osobistym. Musisz brać pod uwagę to czy zadania są ważne lub pilne, czy musisz to zrobić sama, czy może zrobić to za Ciebie ktoś inny. Dlatego tak ważne jest ustalanie priorytetów życiowych, żeby wiedzieć, co tak naprawdę jest dla Ciebie ważne i temu poświęcać swój czas. Chcesz się nauczyć języka obcego, a marnujesz czas na ciągłym oglądaniu śmiesznych filmików? Może czas przysiąść i przemyśleć trochę Twoje cele.  

Ogólne wnioski z matrycy co do zarządzania czasem są takie, że w ćwiartce 1 i 4 powinniśmy mieć jak najmniej zadań. Najważniejszą ćwiartką, nad którą powinnaś pracować i poświęcać jej najwięcej czasu jest ćwiartka 3, czyli wszystkie ważne zadania, ale niepilne. Jednak wiadomo, priorytetem będą te ważne i pilne. Dlatego, aby jakość Twojej pracy była lepsza, abyś uczyła się efektywniej i rozwijała w kierunku, którym chcesz, musisz nauczyć się nie dopuszczać do tego, żeby sprawy ważne stawały się pilnymi. Im szybciej nauczysz się zajmować sprawami ważnymi na początku, a nie na końcu terminu, tym lepiej dla Ciebie.

K.