Optimismo Compartido to przede wszystkim kalendarz. A może powinnam napisać tak: W temacie zarządzania czasem najpierw pojawiła się myśl o kalendarzu, a dopiero później myśl o blogu. Piszę ten wpis, za oknem cudne słońce. W końcu skończyły się szare dni naszej polskiej zimowo- smogowej rzeczywistości. Można działać z jeszcze większą motywacją. W końcu nic nie daje takiego kopa jak coraz dłuższy dzień i ta jasność, jaką daje nam słońce. Kto jeszcze tego nie zrobił, na wiosnę siada do planowania. Czego będzie potrzebować? No właśnie. Przyjrzyjmy się teraz wszystkim opcjom, jakie widzę. Co pomoże nam lepiej się zorganizować? Co przyda się nam do planowania?

Kalendarze, planery, terminarze

Skupmy się najpierw na wersji papierowej. Kto lubi dotykać, macać i wąchać papier, kto lubi podkreślać, zakreślać, wykreślać, nie będzie umiał żyć bez kalendarza książkowego. Na rynku jest niesamowicie duży wybór kalendarzy. Moje ulubione od strony wizualnej, technicznej lub użytkowej to: Piekne Przydatne, Planer Pełen Czasu, Happy Planner od Madamy, GlamCreative, Planner&Co, Zaplanuj Swój Sukces, Design Your Life, Simple Calendar, Passion Planner, Leuchtturm, Productivity Planner, Moras Verdes oraz Ella Iconic. Wiem, dużo tego. I to są tylko te, które bardzo mi się podobają. Kiedyś sobie kupię wszystkie i będę mieć całą półkę w planerach. Nie po to, żeby z nich korzystać, bo korzystać zawsze będę ze swojego, ale po to, żeby mieć i móc na nie patrzeć. Wbrew pozorom wcale nie uważam, że jest to moja konkurencja. Owszem niby sprzedajemy to samo, ale tak de facto, każdy ma inną okładkę i każdy ma inne wnętrze. Jedne są super minimalistyczne, w innych dużo się dzieje, jedne mają tylko podstawowe strony, inne mają mnóstwo stron rozwojowych. W jednych trzeba wypełnić samemu daty, inne są gotowe na dany rok. Dla każdego coś fajnego. Ja jestem jedyna, która w Polsce robi kalendarz po hiszpańsku 😊 I mam nadzieję, że tak zostanie. Za parę lat wszyscy miłośnicy języka hiszpańskiego będą chodzić z kalendarzem OptimismoCompartido.

Wracamy do tematu…

Co wpisujemy w kalendarzu? Wszystko, co nie może umknąć naszej pamięci:

• Zajęcia i spotkania swoje i innych (od których jesteśmy w jakiś sposób zależni). Najlepiej każda osoba innym kolorem
• Powtarzalne, rutynowe zadania i rocznice. Do notowania rutynowych zadań świetnie sprawdzają się rejestry zadań / trackery
• Sprawy do załatwienia i/lub listy zadań na konkretny dzień lub tydzień
• Sprawy przełożone lub odroczone (zaparkowane – bardzo modne teraz słowo :D)

Systemy elektroniczne

Najlepiej do tego nadaje się Kalendarz Google, ale na Androidzie jest mnóstwo ciekawych aplikacji, które można sobie zainstalować. Przewagą kalendarza Google jest to, że synchronizacja pozwala nam na korzystanie z niego na telefonie, komputerze, tablecie, na urządzeniach w pracy, w domu, czy nawet u znajomych. Wystarczy się tylko zalogować. Ja nie wyobrażam sobie korzystania z elektronicznej wersji kalendarzy, ale znam wiele osób, które nie wyobrażają sobie chodzić z dodatkowymi kilogramami (Mój kalendarz na 2019 waży 670g, a znam cięższe) skoro i tak zawsze mają pod ręką telefon.

Jakie zalety mają elektroniczne kalendarze, przez co przewyższają kalendarz papierowe, oprócz tego, że nie są dodatkowym ciężarem? Wyświetlają przypomnienia o spotkaniach, urodzinach, nawet mogą to robić kilka dni wcześniej dając nam czas na zakup prezentu 😊 A przede wszystkim – mieszczą nieograniczoną ilość informacji. W kalendarzu papierowym niektórym może po prostu zabraknąć miejsca , albo rubryczki są za wąskie na ich szerokie pismo. A tu zawsze będą się mieścić. Mnie akurat te argumenty zupełnie nie przekonują 😀 ale co jeszcze daje nam kalendarz online?

• Ustawianie wydarzeń w kalendarzu i zapraszanie do nich innych osób. Osoby te mogą również potwierdzić takie spotkania – i tym sposobem nie potrzebna jest jakaś dodatkowa komunikacja w tym temacie. W opisie wydarzenia również możemy dodać punkt na mapie google i jednym kliknięciem uruchomić nawigację. Jeśli ulegnie zmianie data lub czas danego wydarzenia wystarczy zrobić aktualizację – nie trzeba nic skreślać, przepisywać i dzwonić do nikogo, ponieważ każdy uaktualnienie dostanie na swój kalendarz.
• Poprzez dane wydarzenie w kalendarzu możemy również wysyłać linki, załączniki i notatki – nie musimy pisać dodatkowych maili. Wystarczy tylko zaktualizować treść zaproszenia, a wszystko dotyczące danego wydarzenia czy spotkania będzie w jednym miejscu.

Plansze i tablice

Ich celem jest dawanie szybkiej informacji. Nie chodzi tutaj o zapisywanie nieskończonej ilości szczegółów. Chodzi tutaj o szybkie i łatwe sprawdzenie np. dostępności jakiejś osoby. Świetnie sprawdzają się takie plansze np. w organizowaniu życia domowego. Do tego celu świetnie nadaje się planer Familiowo.

Teczki z przegródkami i segregatory

Teczka zawiera kartonowe przegródki, które możemy sami ponazywać, albo które są ponumerowane i możemy im nadać indeks. To samo tyczy się przegródek, które możemy dokupić do segregatorów. Dzięki temu mamy wszystkie dokumenty poukładane w jednym miejscu w sposób logiczny, umożliwiający szybkie znalezienie potrzebnych informacji.

Listy zadań

Lista zadań to pomocnik w planowaniu. Pozwala na ustalenie kolejności zadań, wyznaczenie ilości czasu, pokazuje ile tego czasu mamy danego dnia. Na telefonie ciekawymi aplikacjami świetnie do tego się nadającymi są Google Keep, Remember the Milk, Onenote , Evernote czy Nozbe. Tworzenie list zadań polega na bieżącym tworzeniu i aktualizowaniu spisu zadań do wykonania. Mogą być tworzone każdego dnia, mogą być tworzone raz w tygodniu i aktualizowane. Nawyk wyrzucania wszystkiego z głowy na listę ułatwia pracę i myślenie o rzeczach ważniejszych. Co pomaga w tworzeniu i używaniu listy? Tworzenie jej zgodnie z ważnością zadań i chronologią. Używanie kolorów, zgodnych z osobami, których zadanie dotyczy lub priorytetami. Łączenie podobnych zadań.

Listy kontrolne

Checklista daje nam wolną głowę. Podobnie jak lista zadań, pozwala nam na skupieniu się na sprawach ważnych, a nie myśleniu w kółko „Co jeszcze mam zrobić?”. Checklisty możemy stosować przy czynnościach powtarzalnych (które niejednokrotnie wykonujemy w pośpiechu i coś by nam mogło umknąć) lub takich, które nie wykonujemy zbyt często. Chodzi tutaj o to, aby nie pominąć ważnych aspektów danej pracy i zweryfikować, czy wszystko zostało zrobione tak, jak powinno. Checklisty świetnie się również sprawdzają podczas planowania podróży, do odhaczenia wszystkich rzeczy, jakie powinniśmy ze sobą spakować. Maja one przypominać o wykonaniu kluczowych czynności lub zabraniu ze sobą najważniejszych rzeczy. Najprostszą checklistą jest lista zakupów do sklepu. Oszczędzamy w ten sposób czas i pieniądze, ponieważ wiemy po co przyszliśmy oraz nie kupujemy rzeczy, których nie potrzebujemy.

Smartfon

A w nim: głosowe pisanie notatek i SMSów, dyktafon, aparat fotograficzny, wcześnie wspomniany kalendarz online, który możemy zsynchronizować z innymi urządzeniami, mapy, aplikacje do zarządzania zadaniami i projektami (Nozbe, Asana) i wiele, wiele innych.  Korzystając z niego w sposób rozsądny możemy zaoszczędzić czas i pieniądze, nie mówiąc już o miejscu w torebce, kieszeni czy plecaku.

Przeglądarka internetowa

Daje nam możliwość zapisywania linków do stron internetowych, z których często korzystamy. Możemy również, tworząc foldery zapisu, zbierać artykuły dotyczące jednego tematu. Obecnie wiele przeglądarek (np. Chrome) daje możliwość logowania do przeglądarki i posiadania tych samych zakładek na wszystkich urządzaniach. Ogólnie, jak we wszystkim, synchronizacja wymiata 😊

Skype

Każdy wie, że przez skype’a możemy rozmawiać z ludźmi ze wszystkich zakątków świata, możemy robić telekonferencje, możemy udostępniać pliki, czy pulpit pracy, żeby pokazać różne dane. Nikt jednak nie mówi o niej w kwestii oszczędności czasu. Jak sprawa wygląda? Obecnie nic nas nie ogranicza, mając dostęp do Internetu (a ten mieliśmy nawet w domku na drzewie w Tajlandii) możemy wykonywać swoją pracę, organizować spotkania i nie tracić czasu na dojazdy. Dodatkowo daje nam możliwość zapisu danej rozmowy, dzięki czemu możemy do niej wrócić w dogodnym dla nas czasie i przestudiować ją od nowa. Spotkanie na żywo czy przez telefon, o ile nie było nagrywane, nie daje nam takich opcji.

Nie da się korzystać ze wszystkiego. Wybór jednego to też nie do końca dobra opcja. Najlepiej zachować umiar. Jak we wszystkim. Przesada w którąkolwiek ze stron nie jest dobrym wyjściem. Ja osobiście korzystam z kalendarza, robię sobie listy zadań i checklisty, mam planszę w kuchni, ale często na własne potrzeby robię mniejsze plansze drukując je w wersji A4. Ze smartfona nie korzystam w sposób rozsądny i cały czas walczę. Jestem na dobrej drodze, dzięki aplikacji YourHour, ale jeszcze daleko mi do mojego ideału, jaki chciałabym osiągnąć. A Wy? Z czego korzystacie?

K.