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Herramientas útiles para la planificación

Publicado por OptimismoCompartido en

OptimismoCompartido es sobre todo el calendario. O quizá debería escribir: Si hablamos sobre la gestión del tiempo, primero pensé sobre el calendario y después sobre mi blog. Cuando estoy escribiendo esta publicación (y lo curioso, cuando lo estoy traduciendo, también) hace mucha sol. Por fin terminó el tiempo de días grises, sin sol y con mucha polución del aire. Podemos trabajar con mucha energía y motivación. Por fin los días son más largos y soleados. Quien todavía no ha planificado todo el año, lo hace ahora. ¿Qué vamos a necesitar? Vamos a ver todas las opciones que tenemos. ¿Qué nos ayuda a organizarnos mejor? ¿Qué es más útil?

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Calendarios, agendas, libretas

Primero nos enfocaremos en los calendarios en papel. A quienes les gusta tocar, acariciar y oler el papel, prefieren subrayar, marcar y borrar no imaginen su vida sin una agenda. En el mercado hay un montón de empresas que producen calendarios. Mis favoritos visualmente y técnicamente son: Piekne Przydatne, Planer Pełen Czasu , Happy Planner od Madamy, GlamCreative, Planner&Co, Zaplanuj Swój Sukces, Design Your Life, Simple Calendar, Passion Planner,  Leuchtturm, Productivity Planner, Moras Verdes  y Ella Iconic. Si, lo se hay muchísimo. Pero son solo estos que conozco y que me gustan más. Me compraré todos de ellos algún día y tendré todo el estante con los calendarios y agendas. No voy a usarlos, porque siempre voy a usar el mío pero voy a tenerlos, mirarlos y tocarlos. No creo que seamos una competencia. Si que vendemos lo mismo pero realmente cada uno es diferente, tiene la encuadernación diferente y el contenido diferente. Unos son muy minimalistas, otros tienen cubiertas con muchos dibujos. Unos tienen solo páginas básicas, otros tienen un montón de páginas con motivaciones etc. Cada uno puede encontrar algo ideal. Yo soy la única quien vende el calendario en español en Polonia 😉 Espero que sea así. Dentro de unos años todos los apasionados en español usarán calendario OptimismoCompartido.

Volvemos al tema del artículo.

¿Qué podemos escribir en el calendario? Todo que podemos olvidar:

  • Citas y actividades – nuestros y de las personas de las que dependemos de alguna manera. A lo mejor cada una marcada por un color diferente.
  • Aniversarios, tarea rutinarias. Para ese segundo tipo la buena solución es un tracker
  • Los quehaceres, listas de tareas para un día o una semana determinados
  • Tareas y asuntos pospuestos (en Polonia está muy de moda decir “aparcado”)

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Sistemas electrónicos

Según mi opinión, la mejor opción en este momento para tal cosas es Calendario Google. Sé que hay un montón de aplicaciones para tal uso en Android. La mayor ventaja de Calendario Google as que se puede sincronizar y vamos a tener la misma información en tableta, en ordenador, en teléfono, en los dispositivos en trabajo, en casa y cuando estamos en la casa de nuestros amigos. Quizá algún día sea mejor y más usada que Calendario Google. No me puedo imaginar la situación cuando no tengo el calendario en papel pero conozco a mucha gente que no quiere tener ningún peso adicional en su bolsa (mi calendario pesa 670g y sé que algunos pesan más) porque el teléfono siempre está cerca.

¿Qué ventajas tiene el calendario digital a pesar del peso?  Nos envían recordatorios automáticos de citas, aniversarios y pueden recordarnos cosas una hora o una semana antes. Así que incluso tenemos tiempo para comprar regalos y tal. ¿Qué más? Pueden acumular toda la información que necesitamos. En el calendario en papel hay algún hueco que podemos rellenar. De vez en cuando es muy poco para alguien que quiera escribir mucho. Con los calendarios digitales no tenemos este problema. Para mi estos argumento no son muy convincentes 😀 ¿Qué más nos da ese tipo de calendario?

  • Podemos crear un evento en el calendario e invitar cuantas personas nos gusta. Estas personas pueden consentir o renunciar la cita – así que, sin llamar y escribir vamos a saber que pueda atender y quien no. Podemos añadir el sitio del encuentro y de esta manera el mapa de Google se abre automáticamente y nos enseñará la ruta. Si cambiamos la fecha o la hora, todos van a tener la misma información en este mismo momento. No tendremos que informar todos, llamar, escribir o lo que sea. Y sobre todo no tendremos borrar y escribir de nuevo – todo está “limpio” en aquel calendario.
  • A través del evento podemos enviar links, adjuntos, información adicional y no se necesitar escribir ningún correo adicional. Lo único que tenemos que hacer es actualizar el contenido del evento. Otra vez, de esta manera todos tienen la misma información.

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Tableros y pizarras

El propósito de estas herramientas es mostrar la información básica y rápida. Aquí no escribimos muchos detalles. Aquí podemos comprobar muy rapídamente si alguien está dispuesto o tiene algunos asuntos. Ese tipo de organización es muy buena para las familias. Hay calendarios familiares, por ejemplo MrWonderful.

Carpetas y archivadores

Algunas carpetas tienen separadores que podemos nombrar o numerar. También podemos comprar adicionalmente los separadores a los archivadores. De este modo podemos clasificar los documentos y tenerlos todos en el mismo sitio organizador por ejemplo cronológicamente.

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Listas de tareas

Las listas de tareas son muy útiles. Podemos determinar el orden de cosas, establecer número de cosas que podemos hacer en el tiempo dado o ver cuanto tiempo tenemos cada día. Hay aplicaciones que podemos usar en el teléfono: Google Keep, Remember the Milk, Onenote , Evernote o Nozbe. Crear las listas consta de escribir todo que tenemos que hacer, ordenarlo y después actualizarlo. Podemos crear una lista para un día o hacer una lista para toda la semana y simplemente añadir cosas que tenemos que hacer. Es muy bueno tener este costumbre de escribir todo en la lista y no pensar y repensar sobre los asuntos todo el día. ¿Cuál es la mejor manera de escribir las listas? Poner el orden de los asuntos según la prioridad y la cronología. Es muy útil usar los colores dependiendo de la persona involucrada.

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Listas de control

La lista de control libera nuestro cerebro del pensamiento constante sobre las cosas que no necesita. Sirve para ayudarnos a trabajar en la concentración máxima porque no tenemos que recordar todas las citas o pasos de alguna rutina. Este tipo de listas podemos usar cuando hacemos algo rutinario (que generalmente hacemos en mucha prisa) o cuando hacemos cosas ocasionales. Así podemos verificar si hemos cumplido todos los pasos, todos los requisitos. Son muy necesarios cuando planificamos el viaje para comprobar si tenemos todas cosas en la maleta. Su función es recordar que hay que hacer y tener durante ej viaje, por ejemplo. La lista de control más simple del mundo es lista de compras. Cuando la escribimos, sabemos que tenemos que comprar y lo compramos y no algo que no es necesario.

Smartphone

En el tenemos: notas de escritura de voz y SMS, grabadora de voz, cámara, calendario que se puede sincronizar con otros dispositivos, mapas, aplicaciones para administrar tareas y proyectos (Nozbe, Asana) y muchos, muchos más. Usándolo de una manera razonable, podemos ahorrar tiempo y dinero, sin mencionar un lugar en un bolso, bolsillo o mochila.

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Navegador de Internet

Nos da la oportunidad de guardar enlaces a sitios web que usamos a menudo. También podemos, al crear carpetas, reunir todos los artículos sobre un tema. Actualmente, muchos navegadores (por ejemplo, Chrome) nos dan la posibilidad de iniciar sesión en su navegador y tener los mismos marcadores en todos los dispositivos. En general, como en todo, la sincronización es una bendición.

Skype

Todo el mundo sabe que a través de Skype podemos hablar con personas de todos los rincones del mundo, podemos hacer teleconferencias, podemos compartir archivos o escritorios de trabajo para mostrar datos diferentes. Nadie, sin embargo, habla de esta aplicación como la manera de ahorrar el tiempo. ¿Cómo es posible esto? Actualmente, no nos limita nada, al tener acceso al Internet (lo tuvimos incluso en una casa en un árbol en Tailandia), podemos hacer nuestro trabajo, organizar reuniones y no perder tiempo en viajes. Además, nos da la oportunidad de grabar una conversación, así podemos escucharla otra vez en un momento conveniente y estudiarla muy profundamente. La reunión en vivo o por teléfono, si no fue grabada, no nos da tales opciones.

No se puede usar todas las herramientas y a decir verdad no es necesario. Utilizar solo una también no nos da tantas oportunidades. Creo que es mejor tener a nuestra disposición solo algunas. Yo uso mi calendario, listas de tareas y de control y un tablero en la cocina. Quiero reducir el uso del smartphone porque sé que lo utilizo demasiado. Tengo aplicación YourHour que me indica el tiempo perdido en las aplicaciones y de esta manera voy a reducirlo gradualmente. ¿Y vosotros? ¿De qué tipo de herramientas depende vuestra vida?

K.

Por aquí tenéis el vocabulario. 


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