Un proceso de gestión de tareas de 5 pasos

Publicado por OptimismoCompartido en

En la última entrada, hemos conocido las reglas del método de David Allen Getting Things Done. Hoy nos centraremos en 5 pasos que debemos seguir para trabajar según este método. Desarrollaremos cada paso para que podamos familiarizarnos con el tema. Sin embargo, los interesados en seguir todos estos pasos y realmente dispuestos a trabajar de acuerdo con este método, os animo a leer el libro entero, donde se explica todo con más detalle.

Debemos recopilar todo lo que atraiga nuestra atención. Luego, debemos procesar cada elemento y determinar qué haremos con esa cosa. El siguiente paso es organizar las tareas. Después de eso, debemos revisar todo para finalmente poder comenzar a actuar según el método de David Allen.

“La calidad de nuestra gestión del flujo de trabajo es tan buena como el eslabón más débil de una cadena de cinco pasos”

David Allen

Recopilación

El primer paso que facilitará nuestra vida según el método GTD es la recopilación. Este es un paso clave para lograr el estado de “mente como el agua” (es decir, no hay nada en nuestra cabeza excepto por lo que estamos haciendo actualmente). Debemos reunir en el único lugar todos los asuntos que consideramos inacabados. Todo, desde la vida personal y profesional. Grandes proyectos y pequeños pasos. Cosas urgentes y no importantes. Todo lo que pensamos que deberíamos hacer de una manera diferente, todo en lo que necesitamos pensar. Todo lo que requiere alguna acción de nuestra parte. Independientemente de si se trata de entregar un asunto determinado a alguien, escribir un gran proyecto o una acción corta. Debemos revisar cada lugar. En el trabajo. En casa En el ordenador. En el sótano. En la buhardilla. Cualquier lugar donde se pueda encontrar algo “nuestro”. Se trata de hacer un montón de cosas para saber que no nos hemos perdido nada y que nunca más tendremos que recordar algo. Que todo tendrá su lugar en el universo y que este lugar no será nuestra cabeza.

Contenedores

Para manejar bien la etapa de recolección, necesitamos contenedores para exponer todas estas cosas. Yo, sin conocer este método, lo hacía regularmente todos los años desde la primaria. Llevé todo de mi habitación a la habitación de mis padres y examiné todo. Lo puse en contenedores, escribí notas y escribí listas de tareas. Lo más importante aquí es que “cada ciclo abierto”, como lo llama el autor (es decir, simplemente una tarea que tenemos que hacer) estará en el sistema de recolección, no en nuestra cabeza. Es el famoso “todavía tengo que hacerlo” que sigue persiguiéndonos en nuestras cabezas todo el tiempo. Necesitamos tantos contenedores para que cada tema tenga su propio sitio. Lo más importante es revisar los contenedores con regularidad, pero sobre esto vais a leer más adelante.

Análisis

Cuando ya recopilamos todo, el siguiente paso es un análisis de todo lo que hemos recogido. Tenemos que vaciar todos los contenedores uno tras otro y hacer este análisis paso a paso de cada tarea. Cuando tenemos algo en nuestras manos tenemos que responder a las siguientes preguntas:

  1. ¿Necesito hacer algo inmediatamente con esto?
  2. ¿Lo necesito?
  3. ¿Qué tengo que hacer primero con esto si no lo tiro?
  4. ¿Cuánto tiempo necesito para cumplirlo?

Lo más importante aquí es hacer el análisis de cada cosa una tras otra. No la dejamos caer al suelto hasta el momento en el que sabemos QUE necesitamos hacer con ella. Lo peor es meterla otra vez en el contenedor sin una categoría. Esto significaría que volveremos a analizarla otra vez.

Organización

Si algo no requiere una acción inmediata, debemos clasificarlo por categoría. Se trata de crear un sistema físico de almacenamiento de tareas. El orden sólido es necesario para que podamos concentrarnos en el horizonte temporal más amplio, en lugar de sentir la presión constante de recordar todos los detalles de cada tarea. Tenemos la opción de desechar algunas cosas, de marcarlas para “el análisis posterior” (no le recomendaría que tengáis demasiado por aquí, porque en fin puede resultar que todavía estáis muy lejos con la organización), de archivar para poder encontrar el material en el futuro cuando lo necesitemos. Muchas cosas que encontraremos en nuestro camino durante la limpieza no requerirán ninguna acción y mientras no serán ninguna basura. Estos pueden ser libros, periódicos, fragmentos de artículos y otros materiales que queremos usar en el futuro. Deben ser clasificados de tal manera que tengamos acceso fácil a ellos cuando sea necesario.

Proyectos

Puede parecer una gran palabra reservada solo para grandes empresas. Nada de eso. Podemos llamar “proyecto” todo lo que se extiende en el tiempo y requiere más de 2 pasos. Si alguna tarea determinada necesita más de una o dos acciones, debemos crear una lista por separado y utilizar marcadores que nos recuerden qué más hay que hacer. En realidad, nunca implementamos proyectos, solo implementamos actividades relacionadas con estos proyectos.

La lista “Las próximas acciones” también es un tipo de proyecto. Sin embargo, sugeriría no colocar más de 20 puntos en dicha lista, porque con una cantidad más grande, deberíamos pensar en clasificar estas actividades en categorías y hacer varias listas separadas. Sí, me encantan las listas de tareas: D Las categorías básicas deben ser: listas de proyectos, materiales de apoyo, actividades e información que se incluirán en el calendario, ya mencionadas actividades próximas y una lista “a la espera” con tareas que algún día durante la próxima revisión pueden terminar en la basura.

Revisión

Si os parecía que organizar todo en un conjunto lógico era suficiente y ahora todo “se hará por sí solo”, os equivocasteis muchísimo. Nada se hace por sí solo. Bueno, a menos que sea un desorden 😉 Es por eso que debemos revisar regularmente nuestros contenedores ya segregados para buscar asuntos urgentes. Si organizamos todo en nuestros contenedores cronológicamente, la revisión no nos llevará mucho tiempo. Inicialmente, os sugiero que hagáis una revisión semanal. Una vez que tengamos certeza acerca de lo que hay en los contenedores, podemos hacer tales inspecciones con menos frecuencia o, por ejemplo, tener ciertos contenedores que revisamos con más frecuencia y otros que revisamos con menos frecuencia. Sin embargo, una vez al año os sugiero que hagáis una revisión total de todo, ya que puede resultar que necesitemos reagrupar algunas tareas. El objetivo general de la revisión debe constar de la certeza de que lo que estamos haciendo es lo que deberíamos estar haciendo y lo que no estamos haciendo podemos omitir sin repercusiones.

Acción

El objetivo principal del método GTD es facilitar las decisiones sobre qué hacer en cada momento. Los criterios más importantes que debemos tener en cuenta al elegir una tarea a la que dedicaremos nuestro “ahora” son: contexto, tiempo disponible, energía disponible y prioridades. Teniendo en cuenta estos cuatro puntos y con un poco de intuición, debemos elegir la tarea correctamente. Siempre hay más que hacer de lo que podemos hacer, y no podemos elegir un montón de cosas a la vez. Lo más importante es que nuestro estado de ánimo en relación con lo que no hacemos debe ser tan bueno como lo que hacemos en este momento.

Un método GTD que funciona bien nos da tranquilidad. Sabemos qué hacer y cuándo. Primero miramos al calendario y luego a las listas de tareas. Ya tenemos una costumbre de examinar todo para tener control. Estamos actualizados. Somos creativos. Confiamos en nuestra intuición y sabemos que nuestras acciones están apoyadas por decisiones bien hechas.

No existen cosas perturbadoras, solo mal manejadas. Depende de nosotros si manejaremos bien el espacio que nos rodea y los contenedores y listas creadas durante nuestro trabajo con el método GTD.

K.

P.DAquí podéis descargar el vocabulario y los que están suscritos al boletín pueden descargar el vocabulario adicional y los ejercicios.


1 comentario

¿Cómo mantener tu casa siempre limpia? · 4 noviembre 2019 a las 11:18

[…] va a ayudaros a ordenarlo.  Para segregarlo todo, que tenemos por todas partes podemos usar el método de 5 pasos de Getting Things Done.  De vez en cuando hay que hacerlo. Porque a pesar de vivir con mis […]

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