fbpx

KAIZEN – metoda małych kroków przydatna w życiu i nauce

Opublikowane przez OptimismoCompartido w dniu

Pierwszy raz usłyszałam słowo „Kaizen” w mojej pierwszej „prawdziwej pracy” na etacie. Ktoś mi kazał tak pracować i ustalać nowe improvementy właśnie tą metodą. Nikt jednak nigdy nie pokusił się o wytłumaczenie mi co to jest. Stwierdziłam, że to jakiś korporacyjny slogan, który prowadzi donikąd, a jego jedynym celem jest sprawić, żeby pracownicy mieli więcej roboty. Kilka lat później trafiłam na informację o „tym Kaizen” w drugiej firmie, w której pracowałam, więc sobie pomyślałam, że to jakaś zaraza korporacji i będzie mnie prześladować do końca życia. No to skoro będzie mnie prześladować to mówię „Muszę coś o tej zarazie wiedzieć”. Zaczęłam przeszukiwać Internety i odkryłam, że to nie jest slogan i dodatkowa praca, a faktyczna pomoc, którą mogę wykorzystać nie tylko w firmie, ale i w domu. Że jest to pewien styl bycia i zarządzania sobą w czasie. Jakiś czas temu odkryłam również, że może być bardzo pomocna w nauce języków obcych. Ale zacznijmy od początku. Co to jest? Skąd się to wzięło? Jakie są zasady?

Definicja

Kaizen to system zarządzania (pracownikiem, pracą, zadaniami, cokolwiek sobie nie wymyślisz) skoncentrowany na ciągłym rozwoju i ciągłych usprawnieniach. Usprawniasz wykonywanie działań przy jednoczesnej dbałości o swoje środowisko pracy. Co to znaczy?

Celem kaizen jest ograniczenie marnotrawstwa, czasowego i materialnego, nieregularnej pracy, życia w chaosie, zmęczenia i innych niedogodności, które mogą z tego wyniknąć. Jak spojrzysz na to z perspektywy filozofii – chodzi tutaj o ogólny spokój i radość z wykonywanych zadań.

Główne wytyczne

System kaizen skupia się na pięciu wytycznych

  • seiri czyli wyborze
  • Seiton czyli uporządkowaniu
  • Seiso czyli sprzątaniu
  • Seiketsu czyli standaryzacji
  • Shitsuke  czyli samodyscyplinie

Seiri

Chodzi tutaj o wybór tylko tego, co jest Ci w danej chwili niezbędne. Pozbycie się ze swojego otoczenia i fizycznego i psychicznego tych rzeczy, które do niczego Ci nie służą, a wręcz przeszkadzają.

Seiton

Celem porządkowania jest znalezienie odpowiedniego miejsca wszystkim rzeczom. Podobnie jak w GTD Davida Allena – każda rzecz i myśl musi być logicznie posegregowana, aby znalezienie jej w momencie gdy będzie potrzebna, nie stanowiło problemu i nie zabierało czasu.

Seiso

Ma to być takie sprzątanie, dzięki któremu zobaczysz wszystkie niedoskonałości obecnie panującego systemu. Czy jest to praca zawodowa, czy nauka, czy prace w domu, sprzątanie na poziomie kaizen ma Ci pomóc unaocznić wszystko, co można naprawić, robić lepiej, żeby mieć więcej czasu.

Seiketsu

Masz ustandaryzować wszystko, co tylko możliwe, aby tam gdzie się da utworzyć nawyki, powtarzalne czynności. Nie chodzi tutaj, że Twoje życie ma być teraz nudne i poukładane co do sekundy. Chodzi o to, aby wszystkie te czynności, które i tak musisz zrobić, robić w logicznej kolejności ułatwiającej oszczędności czasu.

Shitsuke

Jak już ustandaryzujesz to, co możesz, musisz stworzyć sobie nawyki, a potem trwać w samodyscyplinie działania zgodnie z tymi standardami. Nawyki bardzo ułatwiają rzeczy do zrobienia. To mogą być również poranne czy wieczorne rytuały, kiedy przejdą lifting w postaci standaryzacji, będziesz tracić na nie mniej czasu, a co za tym idzie, będziesz mieć więcej czasu na rzeczy, które dla Ciebie coś znaczą.

Usprawnienia

W Kaizen chodzi o to, żeby ułatwiać sobie życie. Mamy wprowadzać we wszystko co robimy usprawnienia, ale nie na hura, nie wszystko na raz, tylko powoli, metodą małych kroków. Zmiana ma się dokonać na zasadach ewolucyjnych, a nie rewolucyjnych. Opisujemy cel, a później małe kroki, które nas do tego celu doprowadzą. Następnie powoli, po kolei zaczynamy pracować z tymi małymi zmianami, małym krokami, aby efekt końcowy niejako był dla nas miłą niespodzianką, a nie ciężką pracą w trakcie. My sami ogólnie nie lubimy dużych zmian, ale chcielibyśmy osiągać duże efekty, najlepiej teraz i już. Ale to tak nie działa. Aby osiągnąć wspaniałe rezultaty musimy się starać każdego dnia. Kropla drąży skałę.

Korzyści

Dzięki Kaizen nie tylko wprowadzamy wielkie zmiany małymi krokami. Filozofia ta i styl działania ma również inne ważne korzyści:

  • Udaje nam się coraz lepiej wykorzystywać dostępne zasoby. Czas, miejsce, dostępne materiały – zaczynamy z nich korzystać w lepszy sposób. Taki potencjał daje również Internet. Tracimy godziny tygodniowo na bezmyślne przeglądanie obrazków, a w tym czasie moglibyśmy się uczyć słówek na aplikacjach, oglądać filmy rozwojowe i/lub w językach obcych, czytać artykuły na interesujące nas tematy w językach obcych
  • Przestajemy się bać zmiany i rozwoju. Dopóki coś nam się kojarzy ze zdobyciem Mont Everest, nasza podświadomość nie chce z nami współpracować. Jeśli jednak uda nam się przekonać, że to tylko schodki, a na dziś mamy pokonać tylko 2 z nich, zmiana przestaje być przerażająca
  • Zaczynamy zauważać potencjał do zmian również tam, gdzie wcześniej tego nie widzieliśmy. Jest to spowodowane faktem, że przestajemy odbierać zmianę, jako coś strasznego, a nasz umysł nastawia się na ogólne polepszenie sytuacji  i jest podświadomie mniej oporny na wszelkie zmiany
  • Rozwijają się nasze procesy myślowe niezbędne do wprowadzania zmian. Mózg przestaje reagować strachem, nie wyłączy tego i owego w naszym mózgu i udaje nam się wpadać na nowe pomysły, a co za tym idzie lepiej również wykorzystujemy nasz potencjał do nauki na przykład właśnie języków obcych

„Nawet najdłuższa podróż zaczyna się od pierwszego kroku”

Lao Tzu

Drobne błędy

Kaizen to metoda poprawy jakości. Jakości pracy, jakości życia, ale również jakości nauki. Chodzi tutaj o to, aby wykrywać błędy, czy to w sposobie organizacji czasu, czy w planowaniu, czy w działaniu, zanim staną się wielką kulą śniegową, gdzie tylko wielka zmiana, tak niechciana przez nasz organizm i nasz mózg, będzie w stanie pomóc. W miarę jak małe problemy stają się większe i większe, coraz trudniej będzie nad nimi zapanować. To trochę tak, jak ze sprzątaniem. Jeśli codziennie będziemy stwierdzać, że coś zrobimy jutro, po miesiącu może się okazać, że nie mamy gdzie siąść, bo wszędzie są nasze rzeczy, a w dodatku mamy taki bałagan, że nie potrafimy się w nim odnaleźć i potrzebujemy rewolucji w sprzątaniu. A wystarczy metodą małych kroków sprawiać, że porządek jest zawsze i wszędzie.

Wychodząc z założenia, że każdy człowiek popełnia błędy, łatwiej jest nam się przyznać do swoich. Tym sposobem łatwiej jest nam szukać rozwiązań i rozwijać się, zamiast zamartwiać i żyć porażką.

>> Perfekcjonizm nie jest gwarancją sukcesu<<

Kreatywność

Wiele osób twierdzi, że tylko nie planując można być kreatywnym. Że kreatywność jest szalona, nie ma nic wspólnego z pracą, a już na pewno nic ze zorganizowaną pracą. Że tylko dzięki szaleństwie i kreatywności możemy nauczyć się języków. Weźcie pod uwagę jednak to, że kreatywność to nie grom z jasnego nieba. Nic nie wpadnie nam do głowy, gdy będziemy bezczynnie leżeć i przeglądać kotki w Internecie, czekając biernie, aż pomysł sam wpadnie do głowy. Czekając aż wiedza językowa spłynie na nas, bo przecież to o talent chodzi, a nie ciężką pracę. Kreatywność to czynność, znajomość języków to proces, któremu trzeba poświęcać czas. Jedynie poprzez uważność i zwracanie uwagi na „nieznaczące” elementy naszego życia okazuje się, że możemy przenosić góry, doprowadzamy do zmian, tworzymy nowe rzeczy i umiemy nowe języki. Musicie uświadomić sobie, że kreatywność nie wymaga talentu, ale jedynie uwagi. Uwaga na drobne rzeczy prowadzi do zmian małymi krokami, a od małych kroków do osiągnięcia wszystkich celów jest naprawdę niedaleka droga.

Cierpliwość

Kaizen uczy cierpliwości. No bo w końcu jeśli zmiany nie są nagłe, a jest to długi, rozciągnięty w czasie proces, to trzeba być cierpliwym. Musimy ukształtować w sobie przekonanie, że nasze działania są warte zachodu, nawet jeśli w danej chwili nadal nie widzimy niebywałych efektów. One przyjdą z czasem, jeśli będziemy powoli pracować, widząc nasz określony na końcu tej drogi cel. Potrzeba ogromnej dyscypliny, aby nie porywać się na wielkie skoki, które dadzą wrażenie osiągnięcia ogromnych celów. Pomyślcie o tym, że małe kroki dają efekty na dłużej i są to lepsze efekty, oparte na porządnym fundamencie.

Małe kroki = „małe” myśli

Szukamy wielkich inspiracji, chodzimy na Tedtalks, inspirujemy się mówcami charyzmatycznymi. Szybko jednak ten żar, który oni w nas rozpalają, znika. Tak szybko jak powstał, tak szybko się wypala. To trochę tak, jak kiedyś myślano, że wielka premia sprawi, że człowiek będzie pracować cały rok bardzo produktywnie, nawet jeśli przez cały rok będzie się go źle traktować. Z naszym organizmem, naszym mózgiem i naszą motywacją jest dokładnie tak samo. Wielkie słowa, wielkie kroki, wielkie myśli starczają na krótko. Dlatego musimy skupić się na małych krokach, pamiętając o wielkim celu, skupić się na tych mniejszych prowadzących do niego w dłuższej perspektywie. Dla mózgu częstotliwość powtórek jest ważniejsza. To ona jest głównym kryterium przy decydowaniu, co nasz mózg powinien zapamiętać i wbudować na stałe do naszego mózgu. Jeden tekst motywacyjny, powtarzany codziennie osiągnie lepsze efekty niż godzinna mowa motywacyjna raz do roku.

W kwestii nauki języków

Nauka jednego słówka dziennie przyniesie lepsze efekty niż uczenie się 20 słówek raz na miesiąc. Mała podpowiedź: dobrze jest wtedy ułożyć z takim słówkiem na przykład 5 zdań i poszukać piosenek, gdzie to słowo jest użyte. I tak codziennie. 5 minut pracy z językiem, ale codziennie daje lepszy efekt niż godzina raz w tygodniu.

>>O poczuciu własnej wartości decyduje to, co człowiek mówi samemu sobie, gdy rzeczy nie idą po jego myśli<<

Mózg

Ten niesamowity organ coraz bardziej mnie interesuje. I w kwestii rozwoju, motywacji i w kwestii nauki języków obcych. Mózg niezbyt dobrze odróżnia wyobrażenia od rzeczywistego działania. I choć ma to wiele wad, w kwestii motywacji i nauki jest to bardzo dobra cecha. Jeśli wyobrażamy sobie, że wykonujemy jakąś czynność, nasz mózg wierzy, że naprawdę to robimy.

Jak się za to zabrać?

Wyobrażając sobie, że już osiągnęliśmy jakiś cel sprawimy, że nasz mózg będzie się starał dążyć do tej sytuacji. Będzie wymyślał rozwiązania obecnej sytuacji, aby ten cel osiągnąć. Musimy dokładnie wyobrażać sobie, że robimy to, co chcielibyśmy robić w przyszłości. Każdym zmysłem rejestrować w głowie ten stan. Najlepiej, żebyśmy wtedy byli zrelaksowani, a już na pewno potrzebujemy chwili ciszy i spokoju, żeby nasz mózg rejestrował tylko te i żadne inne myśli czy dziejące się dookoła rzeczy.

Tylko uwaga! Jeśli ciągle będziemy myśleć, że coś nam się nie uda albo co gorsza, że spotka nas coś złego, to istnieje całkiem duże prawdopodobieństwo, że tak się stanie. Spędzajmy na danej myśli na początku minutę dziennie, potem stopniowo wydłużajmy ten czas. Nie chodzi jednak o to, aby docelowo spędzać na myśleniu godzinę czy dwie, zamiast po prostu działać.

Siła powtarzania

Biorąc pod uwagę to, jak pracuje nasz mózg, jak tworzą się połączenia neuronalne i jak je wzmacniać, możemy wykorzystać Kaizen do nauki języków obcych. W jaki sposób? Powtarzaniem i wielką mocą małych kroków. Codziennie starajmy się poświęcać językowi od 5 do 15 minut. Najlepiej, żeby te pierwsze 5 minut odbywało się w pełnym skupieniu i ciszy. Niech to będzie przepisywanie słówek, uczenie się ich na pamięć z listy, tabel czy fiszek. W ten sposób codziennie będziemy namawiać mózg do pracy z danym językiem. Powtarzaniem i małymi krokami mogą być również podcasty, filmiki i piosenki.

Często zabieranie się za naukę języka odbywa się mozolnie. Perspektywa spędzenia nad czymś, zwłaszcza czymś nowym lub co wymaga od nas intensywnej pracy (czy to fizycznej czy umysłowej) zwykle wiąże się z oporem z naszej strony. Dlatego radzę robić coś codziennie w tak nieznacznym czasie jakim jest 5 czy 15 minut niż zrywy co miesiąc na naukę choćby nawet miała trwać 5 godzin.

K.


0 Komentarzy

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *