5 etapowy proces zarządzania strumieniem zadań

Opublikowane przez OptimismoCompartido w dniu

W ostatnim wpisie poznaliśmy zasady panujące w metodzie Getting Things Done Davida Allena. Dzisiaj skupimy się na 5 krokach, jakie trzeba wykonać, aby pracować według tej metody. Rozwiniemy każdy krok, na tyle, żebyśmy mogli zaznajomić się z tematem. Jednak tych zainteresowanych przejściem dokładnie przez te wszystkie kroki i faktycznie chętnych do pracy według tej metody, zachęcam do przeczytania książki, gdzie jest to wyjaśnione dokładniej.

Musimy zgromadzić wszystko, co angażuje naszą uwagę. Następnie musimy przeanalizować każdą pozycję i ustalić, co z nią zrobimy. Kolejnym etapem jest uporządkowanie zadań. Po tym trzeba przejrzeć wszystko, aby w końcu móc zacząć działać.

„Jakość naszego zarządzania tokiem pracy jest tak dobra, jak najsłabsze ogniwo pięcioetapowego łańcucha” David Allen

GROMADZENIE

Pierwszym krokiem, dzięki którego ułatwimy sobie życie według metody GTD jest gromadzenie. Jest to kluczowy krok do osiągnięcia stanu „umysł jak woda” (czyli nic nie zostaje w głowie na dłużej, poza rzeczą, którą w danej chwili się zajmujemy). Musimy zebrać w jednym miejscu wszystkie sprawy, które uważamy za niedokończone. Wszystko z życia osobistego i zawodowego. Wielkie projekty i malutkie kroczki. Pilnej sprawy i mało istotne. Wszystko to, co uważamy, że powinno wyglądać inaczej, niż obecnie, nad czym musimy pomyśleć. Wszystko to, co wymaga od nas jakiś działań. Niezależnie czy jest to przekazanie komuś danej sprawy, rozpisanie ogromnego projektu, czy jedno krótkie działanie. Musimy przejrzeć każde miejsce. W pracy. W domu. Na komputerze. W piwnicy. Na strychu. Każde miejsce, gdzie może się znaleźć coś „naszego”. Chodzi o zrobienie takiej sterty rzeczy, żeby mieć świadomość, że na pewno nic nam nie umknęło i że już nigdy nie będziemy musieli o czymś pamiętać. Że wszystko będzie mieć swoje miejsce we wszechświecie i tym miejscem nie będzie nasza głowa.

POJEMNIKI

Aby dobrze poradzić sobie z etapem gromadzenia potrzebujemy pojemników, aby te wszystkie rzeczy wyłożyć. Ja, nie znając tej metody, robiłam to regularnie co roku już od czasów gimnazjum. Wynosiłam wszystko ze swojego pokoju do pokoju rodziców i przeglądałam każdą rzecz. Wrzucałam do pojemników, pisałam notatki, rozpisywałam listy zadań. Chodzi o to, aby „każda otwarta pętla”, jak nazywa to autor (czyli po prostu niezamknięta sprawa) znajdowała się w systemie gromadzenia, a nie w naszej głowie. To słynne „muszę jeszcze to zrobić”, które cały czas wiruje w naszych głowach. Potrzebujemy tyle pojemników, aby każda sprawa miała przypisaną do siebie tematykę. Najważniejsze jest regularnie sprawdzać pojemniki, ale do tego przejdziemy później.

ANALIZA

Gdy już zgromadzimy wszystko, kolejnym etapem jest analiza zebranego materiału. Chodzi teraz o opróżnianie po kolei każdego pojemnika i analiza punkt po punkcie każdego zadania. Kiedy bierzemy daną rzecz do ręki musimy sobie odpowiedzieć na poniższe pytania:

  1. Czy dana sprawa wymaga działania?
  2. Czy tego potrzebujemy?
  3. Jakie jest najbliższe działanie z tym związane?
  4. Ile czasu nam zajmie?

Grunt to brać każdą rzecz do ręki pojedynczo i tylko raz i nie wypuszczać jej, aż nie określimy dokładnie CO musi być z nią zrobione. Najgorsze to włożyć ją z powrotem do pojemnika bez konkretnej kategorii, bo to będzie oznaczało, że znów będziemy musieli poświęcić jej czas na analizę, a nie już na konkretne działanie.

PORZĄDKOWANIE

Jeśli coś nie wymaga od nas natychmiastowego działania musimy to uporządkować według kategorii. Chodzi o stworzenie fizycznego systemu przechowywania zadań. Solidne porządkowanie jest konieczne, abyśmy mogli się skupić na szerszym horyzoncie, zamiast odczuwać ciągłą presję pamiętania o szczegółach. Mamy opcję wyrzucenia danych rzeczy, oznaczenia ich do „późniejszego przeanalizowania” (nie radziłabym tutaj wrzucać zbyt wiele, bo okaże się, że nadal jesteśmy daleko w tyle), archiwizowania, aby móc znaleźć dany materiał w przyszłości, kiedy będziemy go potrzebować. Wiele spraw, które napotkamy na naszej drodze podczas porządkowania nie będzie wymagało żadnego działania, jednak nie będzie się nadawać do śmieci. Są to książki, gazety, fragmenty artykułów oraz inne materiały, które będziemy chcieli wykorzystać w przyszłości. Muszą być posegregowane w taki sposób, abyśmy mieli łatwy dostęp do nich w razie potrzeby.

PROJEKTY

Wydawać by się mogło, że to wielkie słowo zarezerwowane dla wielkich korporacji. Nic bardziej mylnego. Projektem możemy nazwać wszystko co jest rozłożone w czasie i wymaga od nas więcej niż 2 kroków. Skoro dana sprawa potrzebuje więcej jak jednego czy dwóch działań, musimy nadać jej osobną listę i użyć znaczników, które będą przypominały nam, co jeszcze zostało do zrobienia. Tak naprawdę nigdy nie realizujemy projektów, tylko realizujemy działania związane z tymi projektami.

Lista „Najbliższe działania” to też pewnego rodzaju projekt. Sugerowałabym jednak nie umieszczać na takiej liście więcej jak 20 punktów, ponieważ przy większej ilości wypadałoby się zastanowić nad posegregowaniem tych działań w jakieś kategorie i zrobienie kilku osobnych list. Tak, kocham listy zadań 😀 Podstawowymi kategoriami powinny być listy z projektami, materiały pomocnicze, działania i informacje do wpisania do kalendarza, już wcześniej wspomniane najbliższe działania oraz lista „kiedyś/może” ze sprawami, które być może podczas którejś z rewizji zostaną wrzucone do śmieci.

PRZEGLĄD

Jeśli wydawało Wam się, że poukładanie wszystkiego w logiczną całość wystarczy i teraz wszystko „samo się będzie robić”, to byliście w błędzie. Nic samo się nie robi. No chyba, że bałagan 😉 Dlatego trzeba regularnie przeglądać nasze posegregowane pojemniki w celu szukania spraw pilnych. Jeśli poukładamy w naszych pojemnikach chronologicznie, przegląd wcale nie zajmie nam dużo czasu. Początkowo sugeruję robić przeglądy raz w tygodniu. Kiedy uzyskamy już pewność co do tego, co znajduje się w pojemnikach, przeglądy takie możemy robić rzadziej albo na przykład mieć pewne pojemniki, które przeglądamy częściej i te, które przeglądamy rzadziej. Jednak raz do roku sugeruję zrobić totalną rewizję zawartości, bo może się okazać, że potrzebujemy przegrupować pewne zadania. Celem ogólnym przeglądu powinno być przekonanie, że to, co robimy, jest tym, co powinniśmy robić, a to czego nie robimy, zostało słusznie pominięte.

DZIAŁANIE

Podstawowym celem metody GTD jest ułatwienie dokonywania wyborów dotyczących tego, co mamy robić w każdym momencie. Najważniejsze kryteria, jakie musimy wziąć pod uwagę wybierając zadanie, któremu poświęcimy się w danej chwili to: kontekst, dostępny czas, dostępna energia oraz priorytety. Biorąc te cztery punkty pod uwagę i przy odrobinie intuicji powinniśmy wybrać odpowiednie zadanie. Zawsze jest do zrobienia więcej niż możemy zrobić, a nie da się robić zbyt wielu rzeczy na raz. Najważniejsze jest, aby nasze samopoczucie w związku z tym, czego nie robimy, było równie dobre, jak związane z tym, co robimy w danej chwili.

Jak wykorzystać to do nauki języków obcych?

Na pewno macie wiele różnych materiałów: książek, gazet, linków do różnych stron, polecenia podcastów itd. Aby najlepiej z tego skorzystać: zgromadźcie wszystko w jednym miejscu, posegregujcie to wszystko językami, a to co macie wrzućcie do swojego planu nauki języków. To, co jest już na zbyt niskim poziomie możecie sprzedać, przekazać komuś lub zachować do przyszłych referencji. Być może będziecie do tego wracać jeszcze. Ale wszystko to, co stwierdzacie, że lepiej byłoby zachować – od razu posegregujcie. Na pewno językami i dodatkowo zróbcie sobie podkategorie: może to być alfabetycznie albo dzieląc na kategorie, których dotyczy ten materiał. Ja wszystkie takie materiały trzymam w segregatorach i zeszytach. Każdy język ma dwa segregatory: jeden na rzeczy do przyszłego działania, drugi na rzeczy, które już przerobiłam, ale chcę zostać sobie do tego, aby móc wracać na przykład do teorii zawartej czy zaznaczonych wyrażeń czy słów. Wszystko mam opatrzone zaznacznikami, także łatwo jest mi się odnaleźć. Ostatni etap to oczywiście działania: czyli zaplanowaliśmy wszystko, a następnie będziemy po kolei realizować plan. Nauka języka obcego jest jak projekt i trzeba ją zaplanować jak projekt. O zarządzaniu projektami i jak to wykorzystać w nauce języków obcych jeszcze będę pisać. 

Dobrze działająca metoda GTD daje nam spokój myśli. Wiemy co robić i kiedyś robić. Najpierw zaglądamy do kalendarza, a potem do list zadań. Wiemy, że musimy wszystko przeglądać, aby mieć nad tym kontrolę. Jesteśmy na bieżąco. Jesteśmy kreatywni. Ufamy swojej intuicji i wiemy, że nasze działania są poparte dobrze podjętymi decyzjami.

Nie ma czegoś takiego, jak rzeczy, które przeszkadzają, są tylko te źle zarządzane. To od nas zależy, czy będziemy dobrze zarządzać przestrzenią wokół nas oraz tymi pojemnikami i listami stworzonymi podczas pracy z metodą GTD.

K.


1 Komentarz

Jak mieć zawsze porządek? · 4 listopada 2019 o 11:21

[…] Wam się odgruzować. Żeby to wszystko posegregować, co gdzieś zalega, możemy wykorzystać metodę 5 kroków z Getting Things Done. I czasem trzeba to zrobić, bo mimo życia według tej zasady sama czasem […]

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *