Robić milion rzeczy na raz, najlepiej od razu, na wczoraj i ciągle. Być zajętym. Odhaczać kolejne zadania z listy na każdy dzień. Idealnie kilka w jednym momencie. W korporacjach cenioną cechą jest właśnie wielozadaniowość. Czyli wykonywanie kilku zadań równocześnie. Jak wpiszecie sobie „multitasking”, czy „wielozadaniowość” w wyszukiwarkę Google to pierwsze wypluje Wam informację o tym, że taką cechę posiadają systemy operacyjne i oprogramowania. No tak. One muszą robić dużo, więcej, ciągle. A co z nami? Czy wielozadaniowość jest nam potrzebna? Czy jest możliwe robić kilka rzeczy na raz?

Jak to jest?

Cały czas nam się mówi, że uwaga jest podzielna. Że możemy z powodzeniem zajmować się kilkoma rzeczami na raz i robić je tak samo dobrze. Kiedy pisanie CV było modne i nikt nie wyobrażał sobie iść na rozmowę kwalifikacyjną bez tego papierka, modne było również pisanie, że świetnie sobie radzimy z podejmowaniem kilku zadań jednocześnie. A może u mnie to było modne, bo zawsze pracowałam w korporacjach? W każdym razie, mówiło się, że robimy wszystko na raz, raport dla szefa, odpowiadamy na maile, rozmawiamy z klientem przez telefon i robimy prezentacje. Ale czy faktycznie robimy to wszystko na raz?

Koncentracja

Umysł tak naprawdę przełącza się z jednego zadania w drugie, nie jest w stanie koncentrować się na kilku sprawach jednocześnie. O koncentracji więcej będę pisać już niedługo. Teraz chciałam tylko podkreślić co koncentracja ma wspólnego z wielozadaniowością. Nie możemy koncentrować się na dwóch rzeczach równocześnie. Chodzi tutaj o skupianie się na danej czynności. Jesteśmy w stanie skupić się w 100% tylko na jednej z nich. Nie możemy udawać, że potrafimy koncentrować się na dwóch rzeczach równocześnie, ponieważ jest to fizycznie niemożliwe. Nawet wykonując faktycznie kilka czynności, tak naprawdę jesteśmy skupieni tylko na jednej.

Chaos

Wielozadaniowość to chaos w naszej głowie. To ciągłe przeskakiwanie z zadania na zadanie, więc w jaki sposób takie działanie może być skuteczne? W jaki sposób możemy być efektywni? Nasz mózg koncentruje się na jednej rzeczy, ale ciągle musi zmieniać tę jedną rzecz na kolejną. Wraz ze wzrostem liczby zadań, z którymi próbujemy się zmierzyć, spada jakość naszej pracy. Ten chaos i ciągle przełączanie się powodują opóźnienia w działaniu i prowadzą do możliwości popełnienia wielu błędów.

Pośpiech

Osoby wykonujące kilka zadań równocześnie ryzykują niedokładnością. Przez pośpiech mogą nie zauważyć wielu umykających aspektów danej czynności. Ciągłe przełączanie się z zadania na zadanie powoduje, że musimy od nowa przypomnieć sobie, na czym skończyliśmy i zacząć od tego momentu. Są to niezauważalne procesy, które zachodzą bardzo szybko, jednak gdyby nasz mózg nie musiał się ciągle „przerejestrowywać” moglibyśmy skupić się i nie musielibyśmy się tak spieszyć, a co za tym idzie, bylibyśmy dokładniejsi. Zauważalibyśmy pewnie niuanse, które umykają nam w pośpiechu.

Problemy związane z multitaskingiem

Osoby wykonujące wiele zadań równocześnie skazują się na pewne problemy. Jednym z nich jest ciągłe myślenie o drugim zadaniu. Przypuśćmy. Piszemy maila do klienta i robimy prezentację na zupełnie inny temat. Przełączamy się z zadania na zadanie, ale gdzieś z tyłu głowy cały czas wpadają nam myśli dotyczącego tego drugiego zadania. Nasza koncentracja jest skupiona tylko na jednym zadaniu, ale to drugie zadanie cały czas nam krąży i mimo, że nie skupiamy się na nim i nie bylibyśmy w stanie nic o nim powiedzieć, ciągle jakieś myśli nas bombardują i nie dają w 100% możliwości myślenia tylko o jednym zadaniu. To dość zagmatwane. Przed chwilą pisałam, że mózg skupia się tylko na jednej rzeczy, a teraz piszę, że myśli o dwóch rzeczach. Czyli jednak wielozadaniowość jest prawdziwa? Chodzi tutaj o to, że skupiamy się na jednym zadaniu i na nim koncentrujemy ALE drugie zadanie niejako „brudzi” nasze myśli, że przekaz w mózgu nie jest czysty. Mimo, że skupiamy się na pisaniu maila i nie jesteśmy w stanie w tym samym czasie robić prezentacji, to niektóre jej aspekty mogą nam nie pozwalać na dokładne skomponowanie maila tak, jakbyśmy chcieli.

Zbyt duży przepływ

Drugim problemem związanym z wielozadaniowością jest problem z zapamiętywaniem informacji. Ciągłe przełączanie się między zadaniami, ciągłe kończenie i zaczynanie od nowa, powoduje, że nasze myśli krążą zbyt szybko, przez co nie są w stanie na dłużej zagrzać miejsca w naszej głowie. Szybko umyka nam treść wiadomości, którą przed chwilą czytaliśmy. Nie pamiętamy, z kim rozmawialiśmy na dany temat i czy była to rozmowa osobista, mailowa czy na komunikatorze. Umykają nam pewne kwestie i często szukamy bezskutecznie czegoś, co tak naprawdę cały czas mamy przed oczami, ale tego nie widzimy.

Czy multitasking to takie zło?

Odpowiadając od razu na pytanie: nie do końca. Są osoby, ale naprawdę nieliczne, które świetnie sobie radzą z tym ciągłym przełączaniem się między zadaniami. Z wiekiem ta umiejętność się pogarsza, ale ćwiczona może pomagać nam na długo. Najlepszym testem naszej wielozadaniowości jest próba rozmowy dwóch dorosłych osób będących w pomieszczeniu z kilkorgiem dzieci do lat 3 (bez telefonu, tabletu czy włączonych bajek). Jeśli jesteś w stanie zacząć myśl i ciągnąc ją, podczas gdy dzieci przerywają Ci kilka razy w ciągu minuty, a przy tym nie stracić wątku, istnieje całkiem duże prawdopodobieństwo, że Twoja umiejętność przełączania się z zadania na zadanie jest bardzo dobrze rozwinięta.

Typy zadań

Kluczem do wykonywania kilku zadań równocześnie jest forma tych zadań. Jeśli wszystkie zadania, które próbujemy wykonać w danym czasie są nowe, trudne lub wymagają od nas 100% skupienia uwagi, nie powinniśmy wykonywać ich równocześnie. A nawet jest to fizycznie niemożliwe. Natomiast jeśli tylko jedno zadanie jest nowe lub trudne, a reszta jest rutynowym zajęciem lub rzeczami, nad którymi nie potrzebujemy się skupiać to multitasking tutaj będzie w 100% skuteczny. Każdy może sprzątać i słuchać audiobooka czy podcastu. Na jednej czynności się skupiamy (słuchanie), a drugą wykonujemy automatycznie. Zadania dobrze nam znane może wykonywać praktycznie nieświadomie, nie zaburzają one naszej koncentracji na zadaniu nowym, czy trudnym.

Kiedy multitasking jest pomocny?

Gdy mamy dużo do zrobienia i nie wszystkie rzeczy z listy wymagają naszej koncentracji. Każdego dnia robiąc listę zadań powinniśmy oddzielić te „trudne”, od tych „łatwych”. Czyli wszystkie te, do których musimy włączyć 100% naszego myślenia powinny być wykonywane jeden po drugim, a nie wszystkie na raz. Przerywnikami między tymi zadaniami, albo rzeczami, które robimy w tle powinny być wszystkie te czynności, które są rutynowe, na których nie potrzebujemy się skupiać. W ten sposób jesteśmy w stanie zrobić więcej i w ten sposób cała ta wielozadaniowość jest możliwa.

Nauka języków

I tutaj wkracza właśnie TEN multitasking, w którym nauka języka jest tą czynnością, na której się skupiamy. Druga czynność, którą możemy robić równocześnie nie może wymagać od nas myślenia, musi to być coś rutynowego. Słuchanie podcastu podczas mycia zębów, jazdy autem, prasowania, oglądanie filmu podczas obiadu, słuchanie, oglądanie lub czytanie podczas jazdy autobusem. Niby dwie czynności, ale tak naprawdę tylko jedna. Inną sprawą jest podział nauki na kategorie – w tym wypadku naszym multitaskingiem będzie na przykład podczas nauki czytania/rozumienia tekstu czytanego – wypisywanie i tłumaczenie słówek, wypisywanie przykładów struktur gramatycznych. Musi się to dobrze łączyć, żeby nie było pomieszania z poplątaniem.

Prawdziwy multitasking to umiejętność naprawdę nielicznych osób. Większość z nas nigdy nie wykonuje kilku zadań na raz, a jedynie miota się między jednym zadaniem, a drugim. Jedyny sposób w jaki możemy skorzystać na wielozadaniowości, a nie jesteśmy w wybitnej czołówce, jest wtedy, gdy połączymy zadania trudne z tymi łatwymi, zadania nowe z rutynowymi. W innym wypadku będzie nam się tylko wydawać, że robimy kilka rzeczy na raz, a tak naprawdę będziemy o wiele mniej produktywni, niż byśmy byli robiąc każdą rzecz jedna po drugiej.

K.